Come l’eliminazione delle app di produttività ha aumentato la mia efficienza

Inizialmente, ero convinto che le applicazioni di produttività fossero fondamentali per migliorare la mia efficienza. Tuttavia, dopo aver gestito diverse applicazioni volte a ottimizzare il mio tempo, ho riconosciuto la necessità di una trasformazione. Sorprendentemente, il mio aumento di produttività più significativo si è verificato dopo aver deciso di eliminare completamente queste applicazioni di produttività e di ricominciare da capo.

La natura ingannevole delle app di produttività

Ogni app di produttività sul mercato si pubblicizza come la soluzione definitiva per la gestione del tempo, l’organizzazione e la trasformazione generale della vita. In realtà, molte contribuiscono semplicemente a far perdere tempo. Pur avendo riempito i miei dispositivi con una serie di strumenti di produttività, mi sono ritrovato a chiedermi: quale risparmio di tempo effettivo stavano effettivamente offrendo?

Invece di diventare più produttivo, mi sentivo un semplice amministratore di app, dedicando ore significative ogni settimana all’inserimento di attività, al collegamento di applicazioni e al passaggio continuo da uno strumento all’altro, personalizzando con entusiasmo la mia esperienza.

Purtroppo, questo sforzo si è tradotto in tempo sprecato, creando solo l’illusione di essere produttivo. Ho sprecato ore aggiornando diverse piattaforme anziché dedicarmi a compiti reali.

A volte ho dedicato più energie alla configurazione di diverse app, alla progettazione di sistemi fluidi, al perfezionamento di modelli e persino alla selezione di colori e icone di quante ne abbia effettivamente dedicate al lavoro sostanziale.

La verità sulle applicazioni di produttività

Avere semplicemente delle app per la produttività non garantisce un aumento della produttività. In base alla mia esperienza, posso confermarlo. L’emozione di stabilire un nuovo sistema all’interno di un’app era palpabile; ho apprezzato gli elementi gamificati e la motivazione derivante dal completamento delle attività, organizzando con entusiasmo modelli e gerarchie.

Tuttavia, il ciclo si ripeteva con ogni nuova applicazione: mi trovavo di fronte alla necessità di acclimatarmi a una nuova interfaccia, adattarmi a nuovi metodi organizzativi e decidere se integrare questo nuovo strumento con la mia configurazione consolidata o sostituirlo del tutto.

Alla fine, ho dovuto affrontare i costi nascosti associati alla mia collezione di strumenti di produttività:

Passare continuamente da un’app all’altra aveva un impatto negativo sulla mia concentrazione.
Ho passato più tempo a riflettere su quale strumento utilizzare che a trarne dei benefici concreti.
Le app si sono trasformate in compiti anziché fungere da strumenti.
Gli sforzi per modificare le impostazioni sembravano progressi, finché la realtà non ha rivelato la mancanza di progressi tangibili.
Le notifiche interrompevano incessantemente la mia attenzione sui compiti critici.

Riesci a capirci qualcosa? Una volta avevo nove applicazioni di produttività sul mio telefono e molte altre utilizzate esclusivamente sul mio PC. Quello che avevo definito il mio “sistema di produttività” si era trasformato in un vortice di consumo di tempo.

Riconoscendo questo schema, ho deciso di eliminare le app di produttività e di scoprire un approccio semplificato che evitasse il caos causato dal sovraccarico delle applicazioni.

Monitora l’utilizzo della tua produttività

Consiglio di monitorare il tempo dedicato alle app di produttività per alcune settimane. Inoltre, tenete conto delle ore dedicate alle attività effettive. Strumenti come TimeTagger e Kimai possono essere utili.

Persona al computer portatile con un orologio sul pavimento che rappresenta il monitoraggio del tempo. — Fonte dell’immagine: Unsplash

Se ti accorgi di passare ore su diverse applicazioni, è probabile che non ti offrano un supporto reale. Immagina i risultati che potresti ottenere con quelle ore recuperate!

Dopo aver monitorato il mio utilizzo del tempo, sono rimasto stupito nello scoprire che dedicavo circa 8-10 ore alla settimana solo all’inserimento dati, alla personalizzazione e alla gestione delle notifiche. In pratica, stavo dedicando quasi un’intera giornata lavorativa a strumenti pensati per aumentare la mia efficienza.

Creazione di un sistema di produttività a tre app

Dopo un’attenta riflessione, ho adottato un sistema di produttività semplificato composto da tre app principali. Questo processo è stato impegnativo, poiché mi ha costretto a ridurre l’utilizzo delle app a soli tre strumenti essenziali, distribuiti su telefono, computer, tablet e piattaforme web.

Computer portatile, tablet e telefono su una scrivania. — Fonte dell’immagine: Pexels

Questa nuova struttura mira a ridurre gli attriti nel flusso di lavoro, eliminare le funzionalità sovrapposte delle app e semplificare la gestione complessiva.

Ecco le linee guida fondamentali del mio sistema:

Ogni app dovrebbe avere uno scopo specifico, evitando duplicazioni: ad esempio, non c’è bisogno di più applicazioni con le cose da fare.
Le app devono essere in grado di sincronizzarsi perfettamente su tutte le piattaforme necessarie.
Dovrebbero essere semplici da installare e manutenere.

Le tre app scelte potrebbero variare in base alle esigenze personali. Nel mio caso, mi sono concentrato su:

Un task manager per le liste di cose da fare.
Un’applicazione calendario.
Uno strumento di appunti e di riferimento.

Questo framework minimalista consente un’integrazione armoniosa degli aspetti personali e professionali della vita in sole tre app gestibili.

Da quando ho implementato questo sistema, ho ridotto il tempo che dedico alla gestione delle app a circa un’ora alla settimana, risparmiando almeno sette ore nell’arco della settimana.

Rimuovere gli strumenti di produttività non necessari

Inizia eliminando tutte le app di produttività che non sono in linea con il tuo nuovo sistema. Ho creato un elenco completo delle mie app, indicandone gli scopi previsti, e ne ho monitorato l’utilizzo. Tutte le applicazioni che non utilizzavo regolarmente sono state eliminate senza esitazione.

In seguito, ho valutato app simili per determinare quale fosse più facile da usare e soddisfacesse al meglio le mie esigenze. Alla fine, ho rimosso sette app dal mio telefono. Ho riscontrato una certa insoddisfazione con le mie app per prendere appunti, il che mi ha spinto a cercare una nuova soluzione.

Le tre app di produttività che ho scelto

Elimina le app di produttività Era Aumenta la produttività del mio sistema

Dopo aver sperimentato numerose applicazioni all-in-one, ho trovato maggiore soddisfazione nell’utilizzare tre app dedicate, ciascuna con uno scopo ben preciso. Per le mie esigenze, ho scelto:

Todoist : ideale per organizzare le attività giornaliere e settimanali in progetti, completo di promemoria e scorciatoie da tastiera intuitive.
Google Calendar : comodo, soprattutto perché è integrato con il mio dispositivo Android, consentendo di pianificare facilmente appuntamenti ed eventi. Include anche diverse estensioni per la produttività.
Notion – Inizialmente scartato a causa dell’eccessiva personalizzazione, in seguito l’ho trovato eccellente per prendere appunti, soprattutto dopo aver impostato i database collegati.

La tua selezione di strumenti per la produttività non deve necessariamente coincidere con la mia.È fondamentale valutare le tue applicazioni settimanalmente, verificando se servono ai tuoi obiettivi invece di ostacolarti. Mi ci è voluto circa un mese per mettere a punto questo sistema efficace. Evita la tentazione delle ultime tendenze in fatto di app e abbandona quelle app per la produttività che ti fanno perdere tempo prezioso. Fidati, apprezzerai le ore extra dedicate alla vera produttività, piuttosto che alla semplice gestione delle app.

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