많은 프로젝트 관리 도구를 탐색한 후, 저는 프로젝트 관리를 위해 Excel 로 계속 돌아가는 자신을 발견했습니다.모든 사람의 취향에 맞지는 않을 수 있지만, 단순함과 친숙함 때문에 많은 사용자에게 비할 데 없는 선택이 되었습니다.
Excel을 무료로 시작할 수 있는 이유
Excel의 가장 큰 장점 중 하나는 사전 비용 없이 사용을 시작할 수 있다는 것입니다.많은 프로젝트 관리 도구는 구독료 뒤에 필수 기능을 숨기지만 Excel은 거의 모든 것을 무료로 제공합니다.유일한 예외는 일반적으로 Office 365 구독이 필요한 몇 가지 고급 서식 옵션을 중심으로 합니다.그러나 이것들은 기본 프로젝트 관리에 필수적이지 않습니다.
무료로 Excel Online에 손쉽게 액세스할 수 있으며, Office 문서를 위한 5GB의 저장 공간이 제공됩니다.또한 데스크톱 대안이 필요한 경우, 무료 버전의 Excel이 여러 개 제공됩니다.
익숙함은 도움이 됩니다!
수년간 Excel을 사용해 왔기 때문에 기능을 쉽게 탐색할 수 있습니다.수식, 서식 및 탭 구성을 이해하는 사람으로서 거의 모든 프로젝트를 원활하게 관리할 수 있습니다.이러한 친숙함 덕분에 새로운 도구를 배우는 데 수많은 시간을 절약할 수 있었습니다.대신, 다양한 프로젝트에 재사용할 수 있는 템플릿을 만드는 데 집중했습니다.
풍부한 무료 및 저렴한 템플릿 찾기
스프레드시트를 디자인하는 것이 어떤 사람들에게는 벅찰 수 있지만, 무료 또는 저렴한 프로젝트 관리 템플릿 으로 시작하면 큰 차이를 만들 수 있습니다. Excel 자체에는 작업, 예산, 타임라인 등을 추적하는 데 도움이 되는 수많은 템플릿이 포함되어 있습니다.귀하에게 필요한 유일한 작업은 특정 데이터를 입력하고 템플릿이 마법을 부리게 하는 것입니다.
내 필요에 맞는 완벽한 맞춤화
사용자 지정을 제한하는 대부분의 프로젝트 관리 도구와 달리 Excel은 레이아웃과 디자인을 완벽하게 제어할 수 있습니다.스프레드시트와 정확히 같은 모양이든 완전히 다른 모양이든 선택은 귀하에게 달려 있습니다.스프레드시트를 완전히 사용자 지정하는 데는 시간이 많이 걸릴 수 있지만, 바로 사용을 시작하고 그 과정에서 조정할 수 있다는 점이 장점입니다.예를 들어, 저는 몇 년 전에 만든 스프레드시트를 프로젝트가 진화함에 따라 계속 개선하고 있습니다.
쉽게 확장하거나 복사하세요
모든 프로젝트에 대해 처음부터 새 스프레드시트를 만드는 것은 항상 필요한 것은 아닙니다.프로젝트 역학이 변경되면 기존 스프레드시트를 수정하기만 하면 됩니다.또는 새로운 팀원을 데려오는 경우 추가 탭으로 스프레드시트를 쉽게 확장할 수 있습니다.저는 각 클라이언트에 대해 고유한 스프레드시트를 갖는 것을 선호합니다.일단 설정하면 새로운 프로젝트에 빠르게 복제하여 일관된 접근 방식을 유지할 수 있습니다.
시작하려면 ‘파일 -> 사본 만들기’ 로 이동하세요.
공유하는 것은 간단합니다
다른 사람과 협업할 때 스프레드시트를 공유하는 것은 아주 간단합니다. Excel이 없는 사람도 온라인에서 무료로 액세스하거나 무료 대안을 활용하여 파일을 보고 편집할 수 있습니다. Excel 형식은 널리 사용되므로 대부분의 사람이 해당 형식의 문서를 쉽게 열고 저장할 수 있습니다.편집 권한을 제공하지 않고 공유하려면 PDF 형식으로 변환할 수 있습니다.
가장 큰 장점은 공유하는 사람들이 이미 Excel을 사용하는 방법을 알고 있을 가능성이 높기 때문에 모든 사람이 혼란을 최소화하면서 협업하고 프로젝트 세부 정보를 업데이트할 수 있다는 것입니다.
작업 추적을 위한 조건부 서식
조건부 서식은 프로젝트 관리를 위해 Excel에서 제가 매우 중요하게 여기는 기능입니다.이를 통해 마감일과 프로젝트 상태에 대한 색상으로 구분된 시각적 개요를 빠르게 볼 수 있습니다.주요 셀에 조건부 규칙을 적용하면 보류 중인 지불을 추적하거나 언제 후속 조치를 취해야 하는지 아는 것이 그 어느 때보다 쉬워졌습니다.또한 특정 기준에 따라 셀을 강조 표시할 수 있습니다.홈 -> 조건부 서식 으로 이동하여 옵션을 살펴보세요.
복잡한 프로젝트에 대해 다양한 탭 생성
프로젝트를 관리하려면 간단한 목록 이상이 필요합니다.타임라인, 작업, 책임, 메모, 예산 등을 추적해야 합니다. Excel 문서 내에서 각 측면에 대해 별도의 탭을 만들면 모든 것을 단일 시트에 어지럽히지 않고도 프로젝트의 다양한 요소에 쉽게 액세스할 수 있습니다.프로젝트 타임라인을 시각화하고 싶으신가요? 이 프로세스를 엄청나게 단순화해주는 무료 간트 차트 템플릿을 활용하는 것을 고려하세요.
Excel은 대규모 팀에는 최적의 선택이 아닐 수 있지만, 저렴한 가격과 유연성 덕분에 개별 프로젝트 관리나 워크플로를 간소화하려는 소규모 팀에는 완벽한 선택입니다.
이미지 출처: Pexels.모든 스크린샷은 Crystal Crowder가 촬영했습니다.
자주 묻는 질문
1. Excel은 프로젝트 관리에 정말 무료인가요?
네! 사전 비용 없이 Excel을 프로젝트 관리에 사용할 수 있습니다.일부 고급 기능은 구독이 필요할 수 있지만, 대부분의 핵심 기능은 Excel 온라인 또는 데스크톱 대안을 통해 무료로 제공됩니다.
2. Excel 프로젝트 관리 템플릿을 효과적으로 공유하려면 어떻게 해야 합니까?
Excel 템플릿을 공유하는 것은 쉽습니다.이메일을 통해 액세스를 제공하거나, 온라인 사용을 위해 링크를 공유하거나, 읽기 전용 배포를 위해 PDF로 변환하여 모든 사람이 아무런 장애물 없이 협업할 수 있도록 할 수 있습니다.
3.복잡한 프로젝트 관리 작업에 Excel을 사용할 수 있나요?
물론입니다! Excel은 복잡한 프로젝트를 관리할 만큼 다재다능합니다.다양한 측면에 대한 여러 탭, 작업 추적을 위한 조건부 서식, 사용자 정의 가능한 템플릿을 활용하여 프로젝트 관리 요구 사항을 효과적으로 충족하도록 조정할 수 있습니다.
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