Microsoft는 Word 사용자를 특별히 겨냥한 Microsoft 365 제품군 개선과 관련하여 중요한 발표를 했습니다.곧 SharePoint 기반 통합 전자 서명 기능을 선보일 예정이며, 이를 통해 사용자는 Word 애플리케이션 내에서 직접 전자 서명을 받을 수 있습니다.
이 혁신적인 기능을 통해 고객은 문서를 PDF 형식으로 변환하거나 Word 인터페이스에서 벗어나는 번거로운 과정 없이 전자 서명을 요청할 수 있습니다.결과적으로 사용자는 문서 워크플로우가 눈에 띄게 향상될 것으로 예상할 수 있습니다.
또한, Microsoft의 새로운 전자 서명 통합을 통해 전자 서명 템플릿 생성이 더욱 간편해졌습니다.이러한 문서 승인 간소화는 실제 서명의 필요성을 없앨 뿐만 아니라 Microsoft 365 생태계의 규정 준수 및 보안을 강화합니다.
문서에 여러 서명이 자주 필요한 전문가에게 이 기능은 사용자 경험을 크게 향상시켜 줍니다.기본 통합 기능을 통해 사용자는 더 이상 문서를 PDF로 내보내고 외부에서 서명을 적용할 필요가 없습니다.이러한 전략적 전환은 현재 타사 서명 솔루션에 의존하는 기업들이 Word에 내장된 기능을 활용할 수 있게 되면서 Microsoft의 입지를 강화합니다.이를 통해 Google Workspace와 같은 경쟁 오피스 제품군 대비 Microsoft 제품의 전반적인 경쟁력이 향상됩니다.
효율성과 보안을 위한 향상된 통합
Word의 전자 서명 기능은 원활한 통합을 지원하여 사용자가 익숙한 Word 환경에서 서명 필드를 추가하고 다른 사람에게 서명을 요청할 수 있도록 설계되었습니다.이 기능을 이용하려면 Word의 삽입 리본 메뉴로 이동하기만 하면 됩니다.
Word에서 서명 요청을 보내면 수신자는 서명을 위해 자동 생성된 PDF 버전의 문서를 받게 됩니다.서명이 완료되면 PDF는 원본 Word 문서와 동일한 SharePoint 위치에 저장됩니다.이를 통해 전체 프로세스의 보안이 유지되고 문서는 Microsoft 365 신뢰 경계 내에 유지되어 강력한 보안 및 규정 준수 프레임워크를 제공합니다.
이러한 통합은 지속적으로 사용할 수 있는 전자 서명 템플릿을 쉽게 만들 수 있으므로, 반복적인 서명 작업이 많은 조직에 특히 유용합니다.
또한 Microsoft는 감사 추적 및 실시간 알림과 같은 기능을 통합했습니다.발신자와 수신자 모두 서명 과정 전반에 걸쳐 이메일 업데이트를 받으며, 사용자는 서명된 PDF 자체에서 누가 언제 서명했는지 등 서명 기록을 추적할 수 있습니다.
또한 Microsoft에서 명시한 바와 같이 관리자는 조직 전체에서 이 기능의 활용을 제어할 수 있습니다. Office 그룹 정책을 통해 특정 사용자의 액세스를 활성화 또는 제한하거나 특정 SharePoint 사이트에서 이 기능을 사용하도록 지정할 수 있습니다. SharePoint 전자 서명 기능은 Purview Audit 로그와 통합되어 활동 추적을 지원합니다.
보안의 중요한 측면은 Microsoft 365 신뢰 경계를 준수하는 것이며, 이를 통해 조직이 자신감을 가지고 최소한의 위험으로 이 기능을 활용할 수 있습니다.
PDF 자동 생성은 매우 큰 장점으로, 수동으로 PDF를 생성할 필요성을 없애 사용자의 프로세스를 간소화합니다.수동 PDF 생성은 복잡하지는 않지만 시간이 많이 걸리는 작업입니다.
궁극적으로 Microsoft의 전자 서명 기능은 디지털 서명에 의존하는 조직의 운영 효율성을 향상시켜 줄 것입니다.활동 추적과 같은 유용한 기능과 함께 안전하고 신속한 서명 프로세스를 제공하여 사용자를 위한 포괄적인 솔루션을 제공합니다.
조직의 가용성 및 구현
미국, 캐나다, 영국, 유럽, 호주 태평양 지역을 포함한 지역의 베타 및 현재 채널에 속한 Microsoft 365 사용자를 대상으로 Word에 SharePoint 전자 서명 기능이 도입되었습니다.이 단계는 7월 초까지 완료될 예정입니다.
이 기능은 전 세계적으로 도입 중이지만, 즉시 모든 사용자에게 제공되지는 않습니다. Microsoft는 연말까지 모든 사용자에게 제공하는 것을 목표로 하고 있습니다.
이 기능을 활성화하려면 관리자가 M365 관리 센터에서 SharePoint 전자 서명 아래에서 해당 Word 확인란을 선택하여 활성화해야 합니다.관리자는 Intune, 그룹 정책 관리자 또는 Microsoft 365용 클라우드 정책 서비스를 통해 활성화할 수 있는 “Microsoft Word에서 SharePoint 전자 서명 사용 허용” 정책을 구현하는 것이 필수적입니다.
관리자 승인 후 사용자는 Microsoft 365 현재 채널 또는 베타 채널을 사용하여 Word Desktop에서 직접 SharePoint 전자 서명에 액세스할 수 있습니다.
단계적 출시라는 점은 모든 사용자가 한꺼번에 해당 서비스를 받을 수 없다는 것을 의미하며, 궁극적으로 해당 서비스의 제공 여부는 관리자의 조치에 달려 있습니다.
이 새로운 기능은 문서 서명 프로세스에 참여하는 사람들의 시간을 상당히 절약해 주는 동시에 비즈니스 운영에 있어 Microsoft Word에 대한 의존도를 더욱 높일 것으로 기대됩니다.
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