微軟發布了一項重要公告，旨在增強其 Microsoft 365 套件的功能，特別針對 Word 用戶。該公司即將推出一項由 SharePoint 提供支援的整合式電子簽名功能，讓用戶可以直接在 Word 應用程式中取得電子簽名。
這項創新功能將使客戶能夠申請電子簽名，無需繁瑣的將文件轉換為PDF格式或離開Word介面。因此，使用者可以顯著加快文件工作流程。
此外，微軟全新的電子簽名整合功能簡化了電子簽名模板的創建。這種文件審批流程的簡化不僅消除了實體簽章的必要性，還增強了 Microsoft 365 生態系統的合規性和安全性。
對於經常需要在文件上進行多重簽名的專業人士來說，此功能顯著提升了使用者體驗。原生整合意味著使用者無需再將文件匯出為 PDF 格式並在外部套用簽署。這項策略性舉措為微軟帶來了優勢，因為目前依賴第三方簽章解決方案的企業現在可以利用 Word 中的嵌入式功能，從而增強微軟產品與 Google Workspace 等競爭對手辦公室套件相比的整體競爭力。
增強整合以提高效率和安全性
Word 中的電子簽名功能旨在實現無縫集成，方便用戶在熟悉的 Word 環境中輕鬆添加簽名字段並請求他人簽名。要存取此功能，使用者只需導航至 Word 中的「插入」功能區即可。
從 Word 發送簽名請求後，收件者會收到自動產生的 PDF 版本文件以供簽署。簽名完成後，該 PDF 將與原始 Word 文件儲存在相同的 SharePoint 位置。這確保了整個流程的安全，文件始終位於 Microsoft 365 信任邊界內，從而建立了強大的安全性和合規性框架。
這種整合對於具有重複簽名任務的組織特別有益，因為可以輕鬆建立電子簽名範本以供持續使用。
此外，微軟還整合了審計追蹤和即時通知等功能。在整個簽名過程中，寄件者和收件者都會收到電子郵件更新，使用者可以在已簽署的 PDF 檔案中追蹤簽署歷史記錄，識別簽名者和簽名時間。
此外，如微軟所述，管理員將能夠控制該功能在整個組織中的使用情況。他們可以透過 Office 群組原則啟用或限制特定使用者的存取權限，或為該功能指定特定的 SharePoint 網站。 SharePoint 電子簽章功能也將與 Purview 稽核日誌集成，用於活動追蹤。
安全的關鍵方面是遵守 Microsoft 365 信任邊界，確保組織可以放心地使用此功能並將風險降至最低。
PDF 的自動產生是一個顯著的優勢，它簡化了使用者的流程，無需手動建立 PDF，雖然手動建立 PDF 並不復雜，但卻是一項耗時的任務。
最終，微軟的電子簽章功能可望提升依賴數位簽章的組織的營運效率。它提供安全、快速的簽名流程以及活動追蹤等實用功能，為使用者提供全面的解決方案。
組織的可用性和實施
SharePoint 電子簽名已開始在 Word 中向美國、加拿大、英國、歐洲和澳洲-太平洋地區等地區的 Microsoft 365 Beta 版和現有頻道使用者推出。此階段預計將於 7 月初完成。
雖然該功能正在全球推廣中，但不會立即普及。微軟的目標是在今年底前覆蓋所有用戶。
若要啟動此功能，管理員必須在 M365 管理中心中選取 SharePoint 電子簽名下對應的 Word 核取方塊來啟用它。管理員必須實施「允許使用 SharePoint 電子簽章進行 Microsoft Word 簽章」策略，該策略可透過 Intune、群組原則管理員或 Microsoft 365 雲端策略服務啟動。
經管理員批准後，使用者將能夠使用 Microsoft 365 目前頻道或 Beta 頻道直接在 Word 桌面中存取 SharePoint 電子簽章。
值得注意的是，分階段推出意味著並非所有用戶都會立即收到它，而且它的可用性最終取決於管理措施。
此新功能將為參與文件簽署流程的個人節省大量時間，同時進一步鼓勵依賴 Microsoft Word 進行業務運作。
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