Microsoft Exchange Online 自動存檔功能更新
最近，微軟宣布了一項名為「自動存檔」的 Exchange Online 新功能，該功能旨在當主郵箱容量達到 90% 時，自動將最舊的電子郵件移至存檔中。此功能雖然前景光明，但由於其自動運行的特性以及缺乏退出選項，引起了用戶和 IT 管理員的極大擔憂。
因反對而推遲推出
自動存檔功能原定於 10 月 15 日推出，現已推遲。這項決定是在 IT 社群收到大量回饋後做出的，這些回饋表明，如此突然的重大變更引發了廣泛不滿。微軟在最近的部落格文章更新中承認了用戶提出的擔憂：
我們聽取了您的回饋，並正在製定此功能的修訂發布計劃。我們將在不久的將來更新此帖子（以及發布計劃）。
IT管理員的擔憂
原文的回饋反映了IT管理員們的沮喪和困惑。一位管理員指出，僅提前一周通知就對保留策略進行徹底的變更，不僅令人困惑，而且最終是不明智的。他們指出，許多組織已經投入了大量時間（有時長達六個月）來討論和製定保留策略，但這次突然的變更可能會打亂他們的計劃。
另一位IT專業人士強調，現有的系統會在郵箱容量即將達到上限時通知用戶。這些通知功能使用戶能夠更有效地管理電子郵件，讓他們能夠主動刪除不必要的郵件或將其轉移到存檔中。然而，強制自動存檔可能會讓使用者感到困惑，他們可能會發現郵件突然遺失，最終導致存檔郵箱被不必要地填滿。
對組織控制的影響
社群的回應表明，人們普遍擔心電子郵件管理策略失控，這可能會擾亂現有的工作流程。公眾評論的回饋可能只是整體不滿情緒的一小部分；微軟很可能透過私人管道收到了更多批評，從而導致了延遲。
Microsoft 和 IT 管理員的後續步驟
隨著微軟重新評估其自動存檔功能方案，IT部門及時了解並參與更新仍然至關重要。在快速發展的數位環境中，影響工作流程和使用者體驗的功能必須經過深思熟慮和充分溝通才能實施。
要了解自動存檔和其他功能的最新進展，請務必關注 Microsoft 的官方管道，並定期查看他們從用戶群中獲取的回饋。
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