Exchange Online 檔案的演變
對於許多企業客戶來說，管理 Exchange Online 中的郵箱儲存對於保持營運效率、遵守法律法規以及防止郵箱容量超限至關重要。常見的方法是實施基於時間的歸檔策略來清除舊郵件。然而，這些策略可能會帶來意想不到的挑戰，尤其是在面對大量 AI 產生的摘要和其他快速資料湧入（這些資料很快就會超過儲存容量）的情況下。
引入自動存檔：一種主動解決方案
為了解決這些問題，微軟推出了一項名為「自動存檔」的新功能，徹底改變了傳統的電子郵件存檔方式。與僅在設定時間段後存檔較舊電子郵件的基於時間的方法不同，自動存檔採取了主動的方式。一旦郵箱使用率超過分配儲存空間的 90%，此功能就會自動存檔最舊的電子郵件，從而防止業務運作可能受到干擾。
使用託管資料夾助理進行持續監控
自動存檔功能的實作依賴於託管資料夾助理，該助理會持續監控郵箱的使用情況。只要存檔郵箱已正確配置且具有可用容量，該助理就會自動開始遷移內容。這種動態方法有助於確保企業流程不間斷。
IT 管理員見解和 Microsoft 常見問題解答
許多 IT 管理員可能對此新流程有所疑問。 Microsoft 已預見此需求，並創建了一個全面的常見問題解答部分，解答常見問題。值得注意的是，標有「永不移至存檔」標籤的電子郵件將不會受到自動存檔的影響。此外，如果使用者未預先配置存檔郵箱，此功能不會啟動存檔郵箱的設置，也不會觸發存檔的自動擴充。
推出時間表和功能影響
這項創新的自動存檔功能將於10 月 15 日起在全球推出，政府客戶計畫於11 月開始實施。微軟強調，此功能是一種故障保護措施，這意味著它無法被停用，其設計旨在避免迄今為止發現的任何潛在缺陷。
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