O Microsoft 365 Word adiciona o recurso de assinatura eletrônica do SharePoint para eliminar ferramentas de assinatura de terceiros

A Microsoft fez um anúncio significativo sobre o aprimoramento do seu pacote Microsoft 365, voltado especificamente para usuários do Word. A empresa lançará em breve um recurso integrado de assinatura eletrônica com tecnologia SharePoint, permitindo que os usuários obtenham assinaturas eletrônicas diretamente no aplicativo Word.

Esse recurso inovador permitirá que os clientes solicitem assinaturas eletrônicas sem o complicado processo de converter documentos para PDF ou navegar fora da interface do Word. Como resultado, os usuários podem esperar uma aceleração notável em seus fluxos de trabalho com documentos.

Além disso, a nova integração com o eSignature da Microsoft facilita a criação de modelos de assinatura eletrônica. Essa simplificação das aprovações de documentos não apenas elimina a necessidade de assinaturas físicas, como também reforça a conformidade e a segurança no ecossistema do Microsoft 365.

Para profissionais que frequentemente precisam de múltiplas assinaturas em documentos, esse recurso representa uma melhoria notável na experiência do usuário. A integração nativa significa que os usuários não precisarão mais exportar documentos para PDFs e aplicar assinaturas externamente. Essa mudança estratégica coloca a Microsoft em posição vantajosa, já que empresas que atualmente dependem de soluções de assinatura de terceiros agora podem utilizar uma funcionalidade incorporada ao Word, aumentando assim a competitividade geral dos produtos da Microsoft em comparação com pacotes de escritório concorrentes, como o Google Workspace.

Integração aprimorada para eficiência e segurança

O recurso Assinatura Eletrônica do Word foi projetado para integração perfeita, facilitando a adição de campos de assinatura e a solicitação de assinaturas de outras pessoas — tudo dentro do ambiente familiar do Word. Para acessar esse recurso, basta navegar até a faixa de opções Inserir no Word.

Assinaturas eletrônicas do SharePoint no Word

Quando uma solicitação de assinatura é enviada do Word, o destinatário recebe uma versão em PDF gerada automaticamente do documento para assinatura. Uma vez assinado, o PDF é armazenado no mesmo local do SharePoint que o documento original do Word. Isso garante que todo o processo permaneça seguro, com os documentos permanecendo dentro dos limites de confiança do Microsoft 365, proporcionando uma estrutura robusta de segurança e conformidade.

Essa integração é particularmente benéfica para organizações com tarefas de assinatura repetitivas, pois os modelos de assinatura eletrônica podem ser facilmente criados para uso contínuo.

Além disso, a Microsoft incorporou recursos como trilha de auditoria e notificações em tempo real. Tanto remetentes quanto destinatários recebem atualizações por e-mail durante todo o processo de assinatura, e os usuários podem acompanhar o histórico de assinaturas — identificando quem assinou e quando — no próprio PDF assinado.

Além disso, conforme declarado pela Microsoft, os administradores terão controle sobre a utilização desse recurso em suas organizações. Eles poderão habilitar ou restringir o acesso de usuários específicos por meio de políticas de grupo do Office ou designar sites específicos do SharePoint para o recurso. O recurso de Assinatura Eletrônica do SharePoint também será integrado ao log de auditoria do Purview para rastreamento de atividades.

Um aspecto crítico da segurança é a adesão ao limite de confiança do Microsoft 365, garantindo que as organizações possam utilizar esse recurso com confiança e risco mínimo.

A geração automática de PDFs é uma vantagem significativa, simplificando o processo para os usuários ao eliminar a necessidade de criação manual de PDF, o que, embora não seja complexo, pode ser uma tarefa demorada.

Em última análise, o recurso eSignature da Microsoft promete aumentar a eficiência operacional de organizações que dependem de assinaturas digitais. Ele oferece um processo de assinatura seguro e rápido, além de recursos valiosos, como rastreamento de atividades, tornando-se uma solução abrangente para os usuários.

Disponibilidade e implementação para organizações

A implementação do SharePoint eSignature no Word começou para usuários do Microsoft 365 nos Canais Beta e Atual em regiões como Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, Europa e região da Austrália-Pacífico. A previsão é de que esta fase seja concluída no início de julho.

Embora a introdução global deste recurso esteja em andamento, ele não estará disponível universalmente de imediato. A Microsoft pretende alcançar todos os usuários até o final do ano.

Para ativar este recurso, os administradores devem habilitá-lo no Centro de Administração do M365, marcando a caixa de seleção apropriada do Word em Assinatura Eletrônica do SharePoint.É essencial que os administradores implementem a política “Permitir o uso da Assinatura Eletrônica do SharePoint para o Microsoft Word”, que pode ser ativada pelo Intune, pelo Gerenciador de Políticas de Grupo ou pelo serviço de Política de Nuvem do Microsoft 365.

Após a aprovação do administrador, os usuários poderão acessar as Assinaturas Eletrônicas do SharePoint diretamente no Word Desktop usando o Canal Atual ou o Canal Beta do Microsoft 365.

É importante observar que a implementação em fases significa que nem todos os usuários receberão a solução de uma só vez e sua disponibilidade depende, em última análise, de ação administrativa.

Este novo recurso está pronto para economizar uma quantidade substancial de tempo para indivíduos envolvidos em processos de assinatura de documentos, ao mesmo tempo em que incentiva ainda mais a dependência do Microsoft Word para operações comerciais.

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