Você está cansado de definir repetidamente as mesmas reuniões do Zoom? Essa tarefa tediosa pode se tornar bastante frustrante com o tempo, mas há uma maneira brilhante de recuperar sua agenda utilizando o recurso de reunião recorrente do Zoom. Este guia o guiará pelo processo simplificado de agendamento, gerenciamento e condução de suas reuniões recorrentes do Zoom, aumentando sua produtividade significativamente!
Dominando a arte de agendar reuniões recorrentes no Zoom
Como um novato no Zoom ou mesmo um usuário experiente, aprender como agendar efetivamente uma reunião recorrente pode transformar sua experiência de colaboração virtual. Comece acessando o portal da web do Zoom ou iniciando o aplicativo Zoom e selecionando o botão Agendar.
Insira os detalhes essenciais da reunião, incluindo o tópico, data, hora e duração. Certifique-se de selecionar o fuso horário adequado — uma etapa importante se você estiver coordenando com equipes internacionais. Não se esqueça de marcar a caixa ao lado de Reunião recorrente para desbloquear esse recurso de economia de tempo!
Em seguida, você escolherá a frequência com que a reunião ocorrerá: as opções incluem diariamente, semanalmente, mensalmente ou até mesmo sem horário fixo para reuniões menos frequentes.
Você também tem a oportunidade de determinar uma data de término ou limitar quantas ocorrências haverá. Se preferir, você pode permitir que suas reuniões continuem indefinidamente.
Explore as configurações adicionais disponíveis, como preferências de áudio e habilitação de vídeo para hosts e participantes, aumentando o engajamento durante suas reuniões. Para maior segurança, considere implementar uma sala de espera ou proteção por senha. Por fim, clique em Salvar para gerar seu link e ID de reunião exclusivos, e compartilhe isso com os participantes para acesso contínuo a todas as sessões.
Editando suas reuniões recorrentes do Zoom
Precisa ajustar sua reunião recorrente? Abra o aplicativo Zoom e clique nos três pontos ( … ) ao lado da entrada da reunião e selecione Editar.
Neste prompt, você pode modificar detalhes como data, hora, duração ou frequência de recorrência da reunião. Esta também é sua chance de adicionar ou remover participantes e coanfitriões, ou ajustar as configurações de segurança. Depois de terminar de fazer as alterações, não se esqueça de salvá-las para garantir que elas se apliquem a todas as reuniões futuras da série.
Iniciando suas reuniões recorrentes do Zoom
Iniciar sua reunião recorrente é simples, dependendo de como você acessa o Zoom:
- Usando o aplicativo Zoom para desktop? Navegue até Reuniões, encontre sua reunião recorrente na lista e clique em Iniciar.
- Acessando pelo portal web do Zoom? Entre na sua conta e clique em Reuniões, depois clique em Iniciar ao lado da sua lista de reuniões.
- Se você integrou o Zoom ao seu Google Agenda ou Outlook, basta tocar em Entrar com o Zoom para acesso instantâneo.
Para uma experiência aprimorada, recomendo sincronizar o Zoom com qualquer serviço de calendário que você use. Essa integração permite que quaisquer alterações feitas no seu calendário principal sejam refletidas no Zoom e vice-versa, aumentando sua eficiência.
A sincronização é tão fácil quanto copiar o link da reunião do Zoom para um novo evento de calendário. Explore mais recursos do Zoom para otimizar suas reuniões remotas.
Adicionar e remover hosts de uma reunião recorrente
Se precisar ajustar os organizadores da reunião, navegue até Reuniões -> sua reunião recorrente -> Editar.
Para adicionar um novo anfitrião, selecione Anfitriões alternativos e insira os endereços de e-mail associados às suas contas do Zoom.
Para remover um host, basta excluir o e-mail dele da seção Hosts Alternativos. Certifique-se de clicar em Salvar para confirmar suas alterações. Observe que privilégios administrativos são necessários para executar essas ações.
Excluindo ou interrompendo reuniões recorrentes
Mudanças de vida podem exigir a interrupção total de suas séries de reuniões. Veja como:
- Na página inicial, clique nos três pontos ( … ) ao lado da sua reunião, selecione Excluir e escolha entre Somente esta reunião ou Todas as reuniões desta série.
- Pressione Continuar para finalizar o processo.
Conclua a ação confirmando no prompt. Se você vinculou o Zoom ao Outlook ou ao Google Calendar, observe que as alterações podem não ser atualizadas imediatamente; portanto, uma verificação dupla é sensata.
Utilizar o recurso de reunião recorrente do Zoom é uma solução inovadora para manter uma agenda consistente e produtiva. Conforme detalhado neste guia, você tem uma variedade de opções para iniciar, modificar ou sincronizar suas reuniões. Configure sua primeira reunião recorrente do Zoom sem esforço e considere explorar como gravar uma sessão do Zoom para distribuição para aqueles que podem perdê-la.
Crédito da imagem: Unsplash. Todas as capturas de tela por Henderson Jayden Harper
Perguntas frequentes
1. Como faço para agendar uma reunião recorrente do Zoom?
Para agendar uma reunião recorrente do Zoom, entre no portal web ou no aplicativo Zoom, clique em “Agendar”, preencha os detalhes da reunião, marque a opção “Reunião recorrente” e selecione a frequência de recorrência desejada antes de salvar.
2. Posso editar uma reunião recorrente existente do Zoom?
Sim! Para editar uma reunião recorrente do Zoom, abra o aplicativo Zoom, encontre a reunião, clique nos três pontos ao lado dela, selecione “Editar”, faça suas alterações e salve-as para atualizar todas as ocorrências.
3. O que devo fazer se precisar excluir uma reunião recorrente do Zoom?
Para excluir uma reunião recorrente do Zoom, acesse sua lista de reuniões, clique nos três pontos ao lado da reunião, selecione “Excluir”, escolha se deseja excluir apenas esta reunião ou todas as reuniões futuras da série e confirme a ação.
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