Firma Microsoft ogłosiła znaczącą informację dotyczącą udoskonalenia pakietu Microsoft 365, skierowanego w szczególności do użytkowników programu Word. Firma wkrótce wprowadzi zintegrowaną funkcję eSignature obsługiwaną przez SharePoint, umożliwiającą użytkownikom uzyskiwanie podpisów elektronicznych bezpośrednio w aplikacji Word.
Ta innowacyjna funkcja umożliwi klientom żądanie podpisów elektronicznych bez uciążliwego procesu konwersji dokumentów do formatów PDF lub opuszczania interfejsu Word. W rezultacie użytkownicy mogą spodziewać się znacznego przyspieszenia w swoich przepływach pracy nad dokumentami.
Ponadto nowa integracja eSignature firmy Microsoft ułatwia tworzenie szablonów eSignature. To usprawnienie zatwierdzania dokumentów nie tylko eliminuje konieczność składania fizycznych podpisów, ale także wzmacnia zgodność i bezpieczeństwo w ekosystemie Microsoft 365.
Dla profesjonalistów często potrzebujących wielu podpisów na dokumentach ta funkcja oznacza znaczącą poprawę doświadczenia użytkownika. Natywna integracja oznacza, że użytkownicy nie będą już musieli eksportować dokumentów do plików PDF i stosować podpisów zewnętrznie. Ten strategiczny ruch pozycjonuje firmę Microsoft w korzystnej sytuacji, ponieważ firmy, które obecnie polegają na rozwiązaniach do podpisywania stron trzecich, mogą teraz wykorzystać wbudowaną funkcjonalność w programie Word, zwiększając tym samym ogólną konkurencyjność oferty firmy Microsoft w porównaniu z konkurencyjnymi pakietami biurowymi, takimi jak Google Workspace.
Ulepszona integracja dla wydajności i bezpieczeństwa
Funkcja eSignature w programie Word została zaprojektowana z myślą o bezproblemowej integracji, dzięki czemu użytkownicy mogą łatwo dodawać pola podpisu i żądać podpisów od innych — wszystko w znanym środowisku programu Word. Aby uzyskać dostęp do tej funkcji, użytkownicy po prostu przechodzą do wstążki Wstaw w programie Word.
Gdy prośba o podpis jest wysyłana z programu Word, odbiorca otrzymuje automatycznie wygenerowaną wersję PDF dokumentu do podpisania. Po podpisaniu plik PDF jest przechowywany w tej samej lokalizacji programu SharePoint, co oryginalny dokument programu Word. Dzięki temu cały proces pozostaje bezpieczny, a dokumenty pozostają w granicach zaufania usługi Microsoft 365, zapewniając solidne ramy bezpieczeństwa i zgodności.
Taka integracja jest szczególnie korzystna dla organizacji, które wykonują powtarzalne zadania związane z podpisywaniem, ponieważ umożliwiają łatwe tworzenie szablonów podpisów elektronicznych do bieżącego użytku.
Ponadto Microsoft wprowadził funkcje takie jak ślad audytu i powiadomienia w czasie rzeczywistym. Zarówno nadawcy, jak i odbiorcy otrzymują aktualizacje e-mailem w trakcie całego procesu podpisywania, a użytkownicy mogą śledzić historię podpisywania — identyfikując, kto podpisał i kiedy — w samym podpisanym pliku PDF.
Ponadto, jak stwierdził Microsoft, administratorzy będą mieli kontrolę nad wykorzystaniem tej funkcji w swoich organizacjach. Mogą włączać lub ograniczać dostęp dla określonych użytkowników za pośrednictwem zasad grupy Office lub wyznaczać konkretne witryny SharePoint dla tej funkcji. Funkcja SharePoint eSignature będzie również zintegrowana z dziennikiem Purview Audit w celu śledzenia aktywności.
Kluczowym aspektem bezpieczeństwa jest przestrzeganie granicy zaufania usługi Microsoft 365, co gwarantuje, że organizacje mogą korzystać z tej funkcji pewnie i przy minimalnym ryzyku.
Automatyczne generowanie plików PDF to znacząca zaleta, upraszczająca użytkownikom proces, ponieważ eliminuje potrzebę ręcznego tworzenia plików PDF, co chociaż nie jest skomplikowane, może być czasochłonne.
Ostatecznie funkcja eSignature firmy Microsoft obiecuje zwiększyć wydajność operacyjną organizacji, które polegają na podpisach cyfrowych. Oferuje bezpieczny, przyspieszony proces podpisywania wraz z cennymi funkcjami, takimi jak śledzenie aktywności, co czyni ją kompleksowym rozwiązaniem dla użytkowników.
Dostępność i wdrażanie dla organizacji
Rozpoczęto wdrażanie SharePoint eSignature w programie Word dla użytkowników Microsoft 365 w ramach Beta i Current Channels w regionach obejmujących Stany Zjednoczone, Kanadę, Wielką Brytanię, Europę i obszar Australii i Pacyfiku. Oczekuje się, że faza ta zostanie ukończona na początku lipca.
Chociaż globalne wprowadzenie tej funkcji jest w toku, nie będzie ona powszechnie dostępna natychmiast. Microsoft zamierza dotrzeć do wszystkich użytkowników do końca roku.
Aby aktywować tę funkcję, administratorzy muszą ją włączyć w Centrum administracyjnym M365, zaznaczając odpowiednie pole wyboru Word w obszarze SharePoint eSignature. Administratorzy muszą wdrożyć zasadę „Zezwalaj na używanie SharePoint eSignature dla programu Microsoft Word”, którą można aktywować za pomocą usługi Intune, Group Policy Manager lub usługi Cloud Policy dla usługi Microsoft 365.
Po zatwierdzeniu przez administratora użytkownicy będą mogli uzyskiwać dostęp do podpisów elektronicznych programu SharePoint bezpośrednio z poziomu aplikacji Word Desktop, korzystając z bieżącego kanału lub kanału beta usługi Microsoft 365.
Należy pamiętać, że stopniowe wdrażanie oznacza, że nie wszyscy użytkownicy otrzymają aktualizację od razu, a jej dostępność ostatecznie zależy od działań administracyjnych.
Ta nowa funkcja ma zaoszczędzić mnóstwo czasu osobom zaangażowanym w proces podpisywania dokumentów, a jednocześnie zachęcić do korzystania z programu Microsoft Word w operacjach biznesowych.
Powiązane artykuły:
Uzyskaj dostęp do linków do pobrania pliku ISO 25H2 systemu Windows 11 przed oficjalną premierą firmy Microsoft
19:18
Jak zmniejszyć zużycie pamięci RAM w przeglądarce Microsoft Edge
17:32
Microsoft Weekly: Ważne wiadomości ze świata gier, aktualizacje przeglądarek i najważniejsze wydarzenia
9:03
Dodaj komentarz