Po zapoznaniu się z wieloma narzędziami do zarządzania projektami, ciągle wracam do Excela w celu zarządzania projektami. Choć może nie odpowiadać gustom każdego, jego prostota i znajomość sprawiają, że jest to niezrównany wybór dla wielu użytkowników.
Dlaczego rozpoczęcie korzystania z programu Excel jest bezpłatne
Jedną z największych zalet programu Excel jest to, że możesz zacząć go używać bez żadnych początkowych kosztów. Wiele narzędzi do zarządzania projektami ukrywa podstawowe funkcje za opłatami abonamentowymi, ale Excel oferuje prawie wszystko za darmo. Jedyne wyjątki zwykle dotyczą kilku zaawansowanych opcji formatowania, które wymagają subskrypcji pakietu Office 365. Nie są one jednak niezbędne do podstawowego zarządzania projektami.
Możesz bez wysiłku uzyskać dostęp do Excela online za darmo, z 5 GB pamięci masowej na dokumenty Office. Ponadto, jeśli potrzebujesz alternatywy dla komputera stacjonarnego, dostępnych jest kilka bezpłatnych wersji Excela.
Znajomość to wzmocnienie!
Używając Excela od lat, mogę z łatwością poruszać się po jego funkcjach. Jako osoba, która rozumie formuły, formatowanie i organizację kart, mogę bezproblemowo zarządzać niemal każdym projektem. Ta znajomość zaoszczędziła mi niezliczonych godzin nauki nowego narzędzia. Zamiast tego skupiłem się na tworzeniu szablonów, które mogę ponownie wykorzystać w różnych projektach.
Znalezienie wielu darmowych i niedrogich szablonów
Podczas gdy projektowanie arkuszy kalkulacyjnych może wydawać się zniechęcające dla niektórych, rozpoczęcie od bezpłatnego lub niedrogiego szablonu do zarządzania projektami może zrobić całą różnicę. Sam Excel zawiera liczne szablony, które pomagają śledzić zadania, budżety, harmonogramy i wiele więcej. Jedynym wymaganym działaniem z Twojej strony jest wprowadzenie konkretnych danych i pozwolenie szablonowi działać swoją magią.
Całkowite dostosowanie do moich potrzeb
W przeciwieństwie do większości narzędzi do zarządzania projektami, które ograniczają dostosowywanie, Excel daje Ci całkowitą kontrolę nad układem i projektem. Niezależnie od tego, czy chcesz, aby wyglądał dokładnie jak arkusz kalkulacyjny, czy coś zupełnie innego, wybór należy do Ciebie. Podczas gdy pełne dostosowywanie arkusza kalkulacyjnego może być czasochłonne, piękno polega na tym, że możesz zacząć go używać od razu i wprowadzać zmiany w trakcie. Na przykład mam arkusz kalkulacyjny, który utworzyłem lata temu, a który nadal udoskonalam w miarę rozwoju moich projektów.
Łatwe rozszerzanie i kopiowanie
Tworzenie nowego arkusza kalkulacyjnego od podstaw dla każdego projektu nie zawsze jest konieczne. Jeśli dynamika projektu ulegnie zmianie, po prostu zmodyfikuj istniejący arkusz kalkulacyjny. Alternatywnie, jeśli przyjmiesz nowych członków zespołu, łatwo rozszerz arkusz kalkulacyjny o dodatkowe zakładki. Wolę mieć unikalny arkusz kalkulacyjny dla każdego klienta. Po skonfigurowaniu mogę go szybko powielić dla nowych projektów, zapewniając spójne podejście.
Aby rozpocząć, wystarczy przejść do Plik -> Utwórz kopię.
Dzielenie się jest proste
Podczas współpracy z innymi udostępnianie arkusza kalkulacyjnego jest dziecinnie proste. Nawet osoby nieposiadające programu Excel mogą uzyskać do niego bezpłatny dostęp online lub skorzystać z bezpłatnej alternatywy, aby wyświetlić i edytować plik. Ponieważ formaty programu Excel są szeroko popularne, większość osób może łatwo otwierać i zapisywać dokumenty w tych formatach. Jeśli chcesz udostępnić bez udzielania praw do edycji, możesz przekonwertować go na format PDF.
Dużą zaletą jest prawdopodobieństwo, że osoby, z którymi dzielisz pracę, potrafią już korzystać z programu Excel, co pozwala wszystkim na współpracę i aktualizowanie szczegółów projektu przy minimalnym zamieszaniu.
Formatowanie warunkowe do śledzenia zadań
Formatowanie warunkowe to funkcja, którą niezwykle cenię w programie Excel do zarządzania projektami. Umożliwia mi ona szybkie przedstawienie wizualnego przeglądu terminów i statusów projektów w postaci kodów kolorów.Śledzenie oczekujących płatności lub wiedza o tym, kiedy należy podjąć działania następcze, nigdy nie były łatwiejsze dzięki stosowaniu reguł warunkowych w kluczowych komórkach. Ponadto mogę wyróżniać komórki na podstawie określonych kryteriów — wystarczy przejść do sekcji Strona główna -> Formatowanie warunkowe, aby zapoznać się z dostępnymi opcjami.
Utwórz różne zakładki dla złożonych projektów
Zarządzanie projektem wymaga czegoś więcej niż prostej listy. Będziesz musiał śledzić harmonogramy, zadania, rozliczalność, notatki, budżety i wiele więcej. Tworząc oddzielne zakładki dla każdego aspektu w dokumencie Excel, możesz łatwo uzyskać dostęp do różnych elementów swojego projektu bez zaśmiecania wszystkiego w jednym arkuszu. Chcesz zwizualizować harmonogram swojego projektu? Rozważ wykorzystanie bezpłatnego szablonu wykresu Gantta, który ogromnie upraszcza ten proces.
Mimo że Excel nie jest najlepszym wyborem dla większych zespołów, jego przystępna cena i elastyczność sprawiają, że doskonale nadaje się do zarządzania indywidualnymi projektami lub do pracy w małych zespołach, które chcą usprawnić swój przepływ pracy.
Źródło obrazu: Pexels. Wszystkie zrzuty ekranu autorstwa Crystal Crowder.
Często zadawane pytania
1. Czy Excel jest naprawdę darmowy do zarządzania projektami?
Tak! Możesz używać Excela do zarządzania projektami bez żadnych opłat początkowych. Podczas gdy niektóre zaawansowane funkcje mogą wymagać subskrypcji, większość podstawowych funkcjonalności jest dostępna bezpłatnie w Excelu online lub jego alternatywach dla komputerów stacjonarnych.
2. W jaki sposób mogę skutecznie udostępniać szablony do zarządzania projektami w programie Excel?
Udostępnianie szablonów Excel jest łatwe. Możesz zapewnić dostęp za pośrednictwem poczty e-mail, udostępnić łącze do użytku online lub przekonwertować je do pliku PDF w celu dystrybucji tylko do odczytu, zapewniając wszystkim możliwość współpracy bez żadnych przeszkód.
3. Czy mogę używać programu Excel do realizacji złożonych zadań zarządzania projektami?
Oczywiście! Excel jest wystarczająco wszechstronny, aby zarządzać złożonymi projektami. Wykorzystując wiele kart dla różnych aspektów, formatowanie warunkowe do śledzenia zadań i konfigurowalne szablony, możesz dostosować go, aby skutecznie spełniał Twoje potrzeby w zakresie zarządzania projektami.
Powiązane artykuły:
Dostęp do ChatCPT na WhatsApp i Telegram: przewodnik krok po kroku
0:36
Przewodnik krok po kroku dotyczący prezentacji PowerPoint na platformie Zoom
21:35
7 najlepszych alternatyw dla sklepu Google Play dla telewizora z systemem Android
21:33
Dodaj komentarz ▼