Efektywne czyszczenie Gmaila za pomocą Notion Mail

Dla tych, którzy już korzystają z Notion w celu usprawnienia organizacji, zarządzania celami lub zwiększenia produktywności, integracja Notion Mail może zrewolucjonizować Twoje doświadczenie z Gmailem. Pożegnaj się z tą nieuporządkowaną skrzynką odbiorczą i przywitaj usprawnioną komunikację!

Czym jest Notion Mail?

Notion Mail działa niezależnie od głównej aplikacji Notion, ale oferuje łatwą integrację z innymi narzędziami, takimi jak kalendarz. Zaprojektowany głównie po to, aby pomóc Ci opanować bałagan w skrzynce odbiorczej Gmaila, z którym być może się pogodziłeś, ten klient poczty e-mail służy jako potężne narzędzie do zwiększania produktywności.

Obecnie Notion Mail jest kompatybilny tylko z Gmailem, choć przewiduje się dalsze integracje w miarę rozwoju oprogramowania. Jego możliwości AI automatycznie sortują przychodzące wiadomości e-mail, zapewniając znaczną oszczędność czasu i odgracając skrzynkę odbiorczą.

To, co wyróżnia Notion Mail, to zaangażowanie w ochronę Twojej prywatności. Chociaż sztuczna inteligencja pomaga w organizacji, nie wykorzystuje Twoich danych do celów szkoleniowych — zapewniając, że Twoje dane osobowe pozostaną Twoją własnością. To narzędzie jest również certyfikowane przez SOC2 i zgodne z HIPAA.

Co więcej, Notion Mail jest całkowicie darmowy! Jeśli już polegasz na Notion w kwestii organizacji osobistej, pozwolenie mu na zarządzanie skrzynką odbiorczą może znacznie zwiększyć Twoją produktywność.

Łączenie Notion Mail i Gmaila

Pierwszym krokiem jest połączenie konta Gmail. Notion Mail umożliwia połączenia z wieloma kontami Gmail, chociaż obecnie brakuje mu funkcji skonsolidowanej skrzynki odbiorczej. Jako świeża oferta od kwietnia 2025 r.można uzyskać do niej dostęp tylko za pośrednictwem aplikacji internetowej lub macOS ; aplikacje mobilne są na horyzoncie na później w tym roku.

Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby przyznać Notion dostęp do wiadomości, kontaktów i innych. Jest to standard dla klientów poczty e-mail, umożliwiający bezproblemowe zarządzanie kontem za pośrednictwem ich platformy.

Notion Mail prosi o uprawnienia od Gmaila.

Proces początkowej konfiguracji wymaga od Ciebie podjęcia decyzji, jak filtrować widoki skrzynki odbiorczej. Zostaniesz poproszony o wybranie opcji Podziel ze skrzynki odbiorczej lub Zachowaj w skrzynce odbiorczej. Nie stresuj się swoją decyzją — to ustawienie można dostosować później!

Wybieranie filtrów skrzynki odbiorczej podczas konfiguracji.

Po połączeniu przygotuj się na doświadczenie odświeżającego nowego interfejsu — znacznie bardziej uporządkowanego niż standardowy format Gmaila! To natychmiastowa aktualizacja skrzynki odbiorczej.

Konfigurowanie etykiet AI

To tutaj Notion Mail naprawdę staje się asystentem, za którym tęskniła Twoja skrzynka odbiorcza! Ten przewodnik skupia się na internetowej wersji aplikacji.

Aby zainicjować etykietowanie AI, kliknij przycisk Auto label znajdujący się w prawym górnym rogu. Wszystkie etykiety utworzone w Notion będą automatycznie synchronizowane z Gmailem i odwrotnie.

Konfigurowanie automatycznych etykiet w Notion Mail.

Wprowadź odpowiednie słowa kluczowe, nazwy nadawców lub typy wiadomości, aby pomóc Notion zrozumieć, które wiadomości chcesz filtrować. Na przykład użycie słowa kluczowego Amazon pomaga filtrować wszelkie aktualizacje zamówień Amazon do dedykowanego widoku.

Szkolenie AI jest kluczowe. AI Notion wymaga Twojego wkładu, aby skutecznie zarządzać skrzynką odbiorczą. W zależności od ilości wiadomości e-mail, możesz musieć odczekać kilka minut, aż Notion Mail przeanalizuje i przedstawi okno szkoleniowe.

Przejrzyj przedstawione wiadomości i wybierz te, które powinny dotyczyć Twojej automatycznej etykiety. Możesz nawet zmienić nazwę utworzonej etykiety przed sfinalizowaniem za pomocą przycisku Zapisz.

Szkolenie dotyczące filtrowania wiadomości.

Początkowo możesz zauważyć kilka błędnie sklasyfikowanych wiadomości. Nie wahaj się kliknąć etykiety obok wiadomości, aby ją poprawić. Jest to kluczowe dla dostrojenia sposobu, w jaki Notion AI filtruje różne kategorie wiadomości.

Możesz zastosować tę korektę obok dowolnej wiadomości w swojej skrzynce odbiorczej, aby skutecznie trenować Notion AI. Chociaż może minąć kilka tygodni, zanim w pełni nauczy się Twoich preferencji, doświadczyłem imponującej redukcji wiadomości e-mail zalewających moją skrzynkę odbiorczą — przechodząc z licznych wiadomości e-mail do kilku wybranych, starannie skategoryzowanych w odpowiednich etykietach.

Odpowiadaj szybciej dzięki Notion AI

Notion Mail nie tylko sprawnie sortuje Twoje wiadomości e-mail, ale także integruje Notion AI podczas procesu tworzenia wiadomości e-mail. Musisz napisać formalną odpowiedź dla swojego przełożonego? Po prostu poproś Notion o napisanie odpowiedzi, a następnie dostosuj ją do swojego głosu i stylu.

Dzięki automatycznej organizacji wiadomości e-mail zyskujesz bardziej przejrzystą i uporządkowaną skrzynkę odbiorczą, co przyspiesza czas reakcji.

Na dole okna tworzenia wiadomości znajduje się przycisk Zapytaj AI. Możesz też wywołać okno podpowiedzi AI, naciskając spację w nowym wierszu — umożliwia to płynne pisanie bez przerw.

Podsumowując, Notion Mail oferuje czystsze i wydajniejsze doświadczenie e-mailingu. Może nie jest idealny, ale radość z trenowania go, aby stał się systemem zarządzania skrzynką odbiorczą, pozwala Ci skupić się na krytycznej komunikacji. Moja skrzynka odbiorcza Gmaila nigdy nie była bardziej zorganizowana, dzięki czemu proces logowania jest znacznie mniej zniechęcający.

Jeśli to jest Twoje wprowadzenie do któregokolwiek z rozwiązań Notion, zachęcam Cię do zapoznania się z główną aplikacją Notion. Możesz również odkryć mniej znane wskazówki, które zwiększą Twoją produktywność.

Często zadawane pytania

1. Czy aplikacji Notion Mail można używać z innymi dostawcami poczty e-mail niż Gmail?

Obecnie Notion Mail jest kompatybilny tylko z Gmailem. Przyszłe aktualizacje mogą obejmować obsługę dodatkowych dostawców poczty e-mail w miarę dojrzewania narzędzia.

2. Czy Notion Mail ma wersję mobilną?

Na razie Notion Mail jest dostępny tylko w sieci i na macOS. Oczekuje się, że aplikacje mobilne zostaną wydane w tym roku.

3. W jaki sposób mogę poprawić dokładność etykiet AI w Notion Mail?

Aby zwiększyć dokładność etykietowania AI, aktywnie trenuj ją, przeglądając i poprawiając błędnie oznaczone wiadomości. AI uczy się z Twoich poprawek, poprawiając swoją wydajność w czasie.

Źródło i obrazy