Microsoftは、特にWordユーザーを対象としたMicrosoft 365スイートの機能強化に関する重要な発表を行いました。同社はまもなく、SharePointを活用した統合型電子署名機能を導入し、ユーザーはWordアプリケーション内で直接電子署名を取得できるようになります。
この革新的な機能により、お客様は文書をPDF形式に変換したり、Wordインターフェースから移動したりするといった面倒な作業をすることなく、電子署名を依頼できるようになります。その結果、ユーザーは文書ワークフローの大幅な高速化を期待できます。
さらに、Microsoft の新しい電子署名統合により、電子署名テンプレートの作成が容易になります。文書承認の合理化により、物理的な署名が不要になるだけでなく、Microsoft 365 エコシステムにおけるコンプライアンスとセキュリティが強化されます。
文書に複数の署名を頻繁に必要とするプロフェッショナルにとって、この機能はユーザーエクスペリエンスの大幅な向上をもたらします。ネイティブ統合により、ユーザーは文書をPDFにエクスポートして外部で署名を適用する必要がなくなります。この戦略的な動きは、現在サードパーティの署名ソリューションに依存している企業がWordに埋め込まれた機能を利用できるようになり、Google Workspaceなどの競合オフィススイートと比較して、Microsoft製品の総合的な競争力を高めることになり、Microsoftにとって有利な立場となります。
効率性とセキュリティのための強化された統合
Wordの電子署名機能はシームレスな統合を実現するよう設計されており、ユーザーは使い慣れたWord環境内で署名フィールドを追加したり、他のユーザーに署名を依頼したりすることが簡単にできます。この機能にアクセスするには、Wordの「挿入」リボンに移動するだけです。
Wordから署名依頼が送信されると、受信者は署名用のPDF版を自動的に受け取ります。署名が完了すると、PDFは元のWord文書と同じSharePointの場所に保存されます。これにより、プロセス全体が安全に保たれ、文書はMicrosoft 365の信頼境界内に留まり、堅牢なセキュリティとコンプライアンスのフレームワークが実現します。
この統合は、継続的に使用するための電子署名テンプレートを簡単に作成できるため、署名タスクを繰り返し実行する組織にとって特に有益です。
さらに、Microsoft は監査証跡やリアルタイム通知などの機能も組み込んでいます。送信者と受信者の両方に、署名プロセス全体を通してメールで最新情報が届き、ユーザーは署名済み PDF 自体の中で署名履歴（誰がいつ署名したか）を追跡できます。
さらに、Microsoftが述べているように、管理者は組織全体でこの機能の利用状況を制御できます。Officeグループポリシーを通じて特定のユーザーのアクセスを有効化または制限したり、特定のSharePointサイトにこの機能を指定したりすることも可能です。SharePointの電子署名機能は、アクティビティ追跡のためにPurviewの監査ログと統合されます。
セキュリティの重要な側面は、Microsoft 365 の信頼境界を遵守し、組織が自信を持って最小限のリスクでこの機能を利用できるようにすることです。
PDF の自動生成は大きな利点であり、複雑ではないものの時間のかかる作業となる手動での PDF 作成の必要性を排除することで、ユーザーのプロセスを簡素化します。
最終的に、Microsoft の電子署名機能は、デジタル署名を利用する組織の業務効率を向上させることを約束します。安全で迅速な署名プロセスに加え、アクティビティ追跡などの便利な機能も備えており、ユーザーにとって包括的なソリューションとなっています。
組織における可用性と実装
SharePoint電子署名のWordへの展開は、米国、カナダ、英国、ヨーロッパ、オーストラリア太平洋地域を含む地域のMicrosoft 365ベータチャネルおよび最新チャネルのユーザー向けに開始されました。このフェーズは7月上旬までに完了する予定です。
この機能は世界中で導入中ですが、すぐにはすべてのユーザーが利用できるようになるわけではありません。Microsoftは年末までに全ユーザーに提供することを目指しています。
この機能を有効にするには、管理者はM365管理センターで「SharePoint電子署名」の下にある適切なWordチェックボックスをオンにして、この機能を有効にする必要があります。管理者は「Microsoft WordでSharePoint電子署名の使用を許可する」ポリシーを実装する必要があります。このポリシーは、Intune、グループポリシーマネージャー、またはMicrosoft 365のクラウドポリシーサービスを通じて有効化できます。
管理者の承認後、ユーザーは Microsoft 365 最新チャネルまたはベータ チャネルを使用して、Word デスクトップ内から直接 SharePoint 電子署名にアクセスできるようになります。
段階的に展開されるため、すべてのユーザーが一度に受け取れるわけではなく、最終的に利用できるようになるかどうかは管理者のアクションに依存することに注意することが重要です。
この新機能により、文書の署名プロセスに関わる個人の時間が大幅に節約されるとともに、ビジネス業務における Microsoft Word の活用がさらに促進されます。
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