Exchange Online におけるアーカイブの進化
多くの企業顧客にとって、Exchange Online のメールボックスストレージ管理は、業務効率の維持、法規制の遵守、そしてメールボックス容量の超過防止に不可欠です。従来の一般的なアプローチは、時間ベースのアーカイブポリシーを導入して古いメールを削除することでした。しかし、これらの戦略は予期せぬ課題につながる可能性があり、特に AI 生成のサマリーやその他の急激なデータ流入によりストレージ容量がすぐに超過するケースでは顕著です。
自動アーカイブのご紹介：プロアクティブなソリューション
これらの問題に対処するため、Microsoftは「自動アーカイブ」と呼ばれる新機能を導入しました。これは、従来のメールアーカイブのアプローチを変革するものです。一定期間経過後に古いメールのみをアーカイブする時間ベースの方法とは異なり、自動アーカイブはプロアクティブに機能します。メールボックスの使用量が割り当てられたストレージ容量の90%を超えると、この機能は最も古いメールを自動的にアーカイブし、業務への潜在的な中断を防ぎます。
管理フォルダーアシスタントによる継続的な監視
自動アーカイブの実装は、メールボックスの使用状況を継続的に監視する管理フォルダアシスタントに依存しています。アーカイブメールボックスが適切に設定され、利用可能な容量がある場合、このアシスタントは自動的にコンテンツの再配置を開始します。この動的なアプローチにより、ビジネスプロセスが中断されることなく、業務を継続できます。
IT 管理者の洞察と Microsoft の FAQ
多くのIT管理者から、この新しいプロセスに関するお問い合わせをいただく可能性があります。Microsoftはこうしたニーズを予測し、よくある質問を網羅したFAQセクションを作成しました。特に、「アーカイブに移動しない」タグが付けられたメールは、自動アーカイブの影響を受けません。また、ユーザーが事前に設定していないアーカイブメールボックスのセットアップは行われず、アーカイブの自動拡張も開始されません。
ロールアウトスケジュールと機能への影響
この革新的な自動アーカイブ機能は、 10月15日より全世界で展開され、政府機関のお客様への導入は11月を予定しています。マイクロソフトは、この機能がフェイルセーフであることを強調しています。つまり、この機能は無効化できず、これまでに指摘されている潜在的な欠点を回避するように設計されているということです。
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