Microsoft 365 Word aggiunge la funzionalità di firma elettronica di SharePoint per eliminare gli strumenti di firma di terze parti

Microsoft ha annunciato un importante miglioramento della sua suite Microsoft 365, specificamente rivolto agli utenti di Word. L’azienda introdurrà presto una funzionalità di firma elettronica integrata basata su SharePoint, che consentirà agli utenti di ottenere firme elettroniche direttamente all’interno dell’applicazione Word.

Questa funzionalità innovativa consentirà ai clienti di richiedere firme elettroniche senza dover ricorrere al macchinoso processo di conversione dei documenti in formato PDF o di abbandonare l’interfaccia di Word. Di conseguenza, gli utenti possono aspettarsi una notevole accelerazione nei flussi di lavoro documentali.

Inoltre, la nuova integrazione di Microsoft con la firma elettronica semplifica la creazione di modelli di firma elettronica. Questa semplificazione delle approvazioni dei documenti non solo elimina la necessità di firme fisiche, ma rafforza anche la conformità e la sicurezza nell’ecosistema Microsoft 365.

Per i professionisti che necessitano spesso di firme multiple sui documenti, questa funzionalità rappresenta un notevole miglioramento dell’esperienza utente. L’integrazione nativa significa che gli utenti non dovranno più esportare i documenti in PDF e apporre firme esternamente. Questa mossa strategica posiziona Microsoft in modo vantaggioso, poiché le aziende che attualmente si affidano a soluzioni di firma di terze parti possono ora utilizzare una funzionalità integrata in Word, migliorando così la competitività complessiva dell’offerta Microsoft rispetto alle suite per ufficio concorrenti come Google Workspace.

Integrazione avanzata per efficienza e sicurezza

La funzionalità di firma elettronica di Word è progettata per un’integrazione perfetta, semplificando l’aggiunta di campi firma e la richiesta di firme da parte di altri utenti, il tutto all’interno del familiare ambiente di Word. Per accedere a questa funzionalità, è sufficiente accedere alla barra multifunzione “Inserisci” di Word.

Firme elettroniche di SharePoint in Word

Quando si invia una richiesta di firma da Word, il destinatario riceve una versione PDF del documento generata automaticamente per la firma. Una volta firmato, il PDF viene archiviato nella stessa posizione di SharePoint del documento Word originale. Questo garantisce la sicurezza dell’intero processo, mantenendo i documenti all’interno dei limiti di attendibilità di Microsoft 365, garantendo un solido framework di sicurezza e conformità.

Questa integrazione è particolarmente vantaggiosa per le organizzazioni con attività di firma ripetitive, poiché è possibile creare facilmente modelli di firma elettronica per un utilizzo continuativo.

Microsoft ha inoltre integrato funzionalità come un audit trail e notifiche in tempo reale. Sia i mittenti che i destinatari ricevono aggiornamenti via email durante il processo di firma e gli utenti possono monitorare la cronologia delle firme, identificando chi ha firmato e quando, all’interno del PDF firmato stesso.

Inoltre, come affermato da Microsoft, gli amministratori avranno il controllo sull’utilizzo di questa funzionalità in tutte le loro organizzazioni. Potranno abilitare o limitare l’accesso a utenti specifici tramite i criteri di gruppo di Office o designare specifici siti di SharePoint per la funzionalità. La funzionalità di firma elettronica di SharePoint si integrerà anche con il registro di controllo di Purview per il monitoraggio delle attività.

Un aspetto fondamentale della sicurezza è il rispetto dei limiti di attendibilità di Microsoft 365, che consente alle organizzazioni di utilizzare questa funzionalità con sicurezza e con un rischio minimo.

La generazione automatica di PDF rappresenta un vantaggio significativo, poiché semplifica il processo per gli utenti eliminando la necessità di creare manualmente i PDF, attività che, pur non essendo complessa, può richiedere molto tempo.

In definitiva, la funzionalità di firma elettronica di Microsoft promette di migliorare l’efficienza operativa delle organizzazioni che si affidano alle firme digitali. Offre un processo di firma sicuro e rapido, oltre a funzionalità preziose come il monitoraggio delle attività, rendendola una soluzione completa per gli utenti.

Disponibilità e implementazione per le organizzazioni

Il rollout della firma elettronica di SharePoint in Word è iniziato per gli utenti di Microsoft 365 nei canali Beta e Current in regioni come Stati Uniti, Canada, Regno Unito, Europa e Australia-Pacifico. Si prevede che questa fase si concluderà entro l’inizio di luglio.

Sebbene l’introduzione globale di questa funzionalità sia in corso, non sarà disponibile immediatamente per tutti. Microsoft punta a raggiungere tutti gli utenti entro la fine dell’anno.

Per attivare questa funzionalità, gli amministratori devono abilitarla nell’interfaccia di amministrazione di M365 selezionando la casella di controllo Word appropriata in Firma elettronica di SharePoint.È essenziale che gli amministratori implementino il criterio “Consenti l’uso della firma elettronica di SharePoint per Microsoft Word”, attivabile tramite Intune, Gestione Criteri di gruppo o il servizio Criteri cloud per Microsoft 365.

Dopo l’approvazione dell’amministratore, gli utenti potranno accedere alle firme elettroniche di SharePoint direttamente da Word Desktop utilizzando il canale corrente o il canale beta di Microsoft 365.

È importante notare che l’implementazione graduale implica che non tutti gli utenti la riceveranno contemporaneamente e che la sua disponibilità dipenderà in ultima analisi dall’azione amministrativa.

Questa nuova funzionalità è destinata a far risparmiare notevoli quantità di tempo a chi è coinvolto nei processi di firma dei documenti, incoraggiando ulteriormente l’uso di Microsoft Word per le operazioni aziendali.

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