Ti è mai capitato di trovarti in una chiamata di Microsoft Teams e di essere colto di sorpresa da una notifica indesiderata da una chat privata? Questo dilemma comune può portare a momenti imbarazzanti, ma c’è una buona notizia: diversi metodi possono aiutarti a evitare queste interruzioni durante la condivisione dello schermo.
Per impostazione predefinita, Microsoft Teams visualizza notifiche pop-up durante le riunioni e la condivisione dello schermo, mostrando messaggi personali, reazioni e avvisi di chiamata a tutti i partecipanti. Questa guida mira a fornire agli utenti di Teams soluzioni pratiche, garantendo un’esperienza di condivisione dello schermo professionale e priva di distrazioni.
Utilizzo di Windows Focus Assist
Se utilizzi Teams su un dispositivo Windows, una soluzione efficace è Focus Assist. Disponibile sia in Windows 10 che in Windows 11, questa funzionalità ti aiuta a concentrarti bloccando notifiche, suoni e avvisi nei momenti critici.
Per abilitare Focus Assist, clicca sull’icona di notifica situata nell’angolo in basso a destra della barra delle applicazioni e seleziona Focus Assist. Scegli “Solo allarmi” o “Solo con priorità”. In alternativa, puoi andare su Impostazioni > Sistema > Focus Assist per personalizzare le regole automatiche, come:
- Attiva quando duplichi il tuo display
- Durante le ore specificate
- Quando si utilizza un’applicazione a schermo intero
Per il corretto funzionamento di Focus Assist, vai su Teams > Impostazioni > Notifiche > Stile notifiche > Finestre. Questa regolazione consente a Focus Assist di gestire efficacemente le notifiche di Teams.
Abilitazione della modalità “Non disturbare” dei team
Un altro metodo pratico è abilitare la modalità Non disturbare (DND) direttamente in Teams. A differenza del più ampio Focus Assist, la modalità Non disturbare inibisce solo le notifiche provenienti da Teams. Ciò significa che potrebbe essere necessario configurare altre applicazioni di messaggistica in modalità Non disturbare se si desidera limitare completamente le notifiche.
Abilitare la modalità Non disturbare in Teams è semplice: clicca sulla tua immagine del profilo, accedi al menu di stato e seleziona ” Non disturbare”. Questa azione eliminerà tutte le notifiche da Teams, ma puoi specificare contatti prioritari, consentendo ai loro avvisi di bypassare questa modalità, andando su Impostazioni > Privacy > Gestisci accesso prioritario. Nota: questa funzione è disponibile sia nella versione desktop che in quella mobile di Teams.
Personalizzazione delle notifiche specifiche della riunione
Per gli utenti che accedono a Teams tramite la Progressive Web App (PWA), è disponibile un’opzione per disattivare l’audio delle notifiche durante le riunioni. Per trovarla, vai su Impostazioni > Notifiche > Riunioni e chiamate (o Notifiche e attività nella versione web) e individua “Disattiva notifiche durante riunioni e chiamate”. Tuttavia, Microsoft sottolinea che l’efficacia di questo metodo può variare, rendendo Focus Assist o DND i metodi preferiti per la disponibilità.
La versione web di Teams offre anche altre utili impostazioni, come “Mostra anteprime di messaggi e contenuti nelle notifiche” e “Mostra notifiche sul desktop quando la mia scheda Teams non è visualizzata”. La prima opzione è particolarmente utile se si è in attesa di messaggi essenziali ma si preferisce non visualizzarne pubblicamente il contenuto.
Best Practice per la condivisione dello schermo
Oltre a utilizzare i metodi sopra menzionati, è consigliabile adottare una buona igiene digitale durante la condivisione dello schermo. Innanzitutto, chiudere il riquadro della chat prima di iniziare a condividere lo schermo per eliminare i messaggi di anteprima. In secondo luogo, selezionare l’opzione per condividere una singola finestra anziché l’intero schermo, limitando di fatto ciò che i partecipanti possono visualizzare.
Sebbene Microsoft Teams offra diverse funzionalità per gestire le notifiche durante le chiamate, è chiaro che ci siano margini di miglioramento. Con questa guida, ora hai le conoscenze necessarie per evitare con eleganza imbarazzanti incidenti di notifica durante le presentazioni. Goditi un’esperienza di condivisione dello schermo impeccabile!
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