Come aggiungere tag ai file sul PC per una migliore organizzazione

Quando il computer si riempie di file, gestirli in modo efficiente può diventare un compito arduo. Potresti ritrovarti a scorrere all’infinito le cartelle, cercando di ricordare i nomi dei documenti e lamentandoti di aver perso l’opportunità di organizzarli meglio. Questa sfida non è unica: molti utenti, indipendentemente dal loro livello di organizzazione, possono avere difficoltà a gestire il disordine digitale in continua crescita.

La buona notizia è che Windows offre una soluzione semplice per semplificare la gestione dei file: la possibilità di aggiungere tag descrittivi ai documenti. Questa funzionalità semplifica notevolmente il processo di individuazione dei file, indipendentemente da dove siano archiviati sul dispositivo.

Come i tag possono migliorare la gestione dei file

Ricerca di file semplificata

Esplora file e finestra delle proprietà — Immagine di Pankil Shah — Non è richiesta l’attribuzione

Il tuo computer personale probabilmente contiene una raccolta di documenti, immagini e download che hai accumulato nel corso degli anni. Anche se potresti ricordare che un file esiste da qualche parte nel tuo sistema, rintracciarlo spesso significa navigare tra innumerevoli cartelle e unità. Sebbene Esplora file offra funzionalità di ricerca per aiutarti a perfezionare i risultati, trovare il file esatto può comunque richiedere molto tempo. In genere è necessario ricordare nomi o posizioni specifici, il che può essere complicato con migliaia di file a disposizione.

È qui che il tagging può migliorare significativamente il flusso di lavoro. I tag sono essenzialmente parole chiave che forniscono un contesto aggiuntivo ai file, migliorandone l’organizzazione oltre i semplici nomi o il posizionamento nelle cartelle. Utilizzando i tag, è possibile categorizzare i file in base a temi, progetti o importanza, rendendo il recupero molto più intuitivo.

Immagina di gestire un progetto multiforme. Una directory potrebbe contenere contratti, un’altra sezione potrebbe contenere PDF di ricerche e un’altra ancora potrebbe includere immagini. Senza tag, ogni elemento è confinato in cartelle separate, rendendo la ricerca di un documento specifico un compito gravoso. Implementando tag come il nome del progetto e qualificatori come “urgente”, “bozza” o “riferimento”, si crea un sistema più coerente. Inoltre, Windows consente di assegnare più tag a un singolo file, migliorando ulteriormente l’organizzazione.

Aggiungere tag ai tuoi file senza sforzo

Pochi semplici clic

Uno dei principali vantaggi dell’etichettatura dei file in Windows è la sua semplice implementazione. Per etichettare un file, fai clic destro su di esso, seleziona Proprietà, quindi vai alla scheda Dettagli. In questa sezione troverai un campo Tag in cui puoi inserire le parole chiave scelte, separando i tag con un punto e virgola. Ad esempio, potresti etichettare un file di proposta di progetto con tag come ” progettoX; proposta; bozza “.Dopo aver premuto Applica e poi OK, i tag vengono aggiunti ufficialmente.

Inoltre, se utilizzi applicazioni di Microsoft Office come Word, Excel o PowerPoint, puoi incorporare i tag direttamente nei documenti al momento del salvataggio. Questo garantisce che i file mantengano i tag, anche se spostati all’interno del sistema.

L’aggiunta di tag non deve essere un processo ripetitivo per ogni singolo file. Se utilizzi Windows 11, puoi aggiungere tag a più file contemporaneamente. Tieni premuto il tasto Ctrl mentre selezioni i file che desideri aggiungere, fai clic con il pulsante destro del mouse sugli elementi selezionati, scegli Proprietà e procedi con l’inserimento dei tag.

Tieni presente che non tutti i tipi di file supportano l’assegnazione di tag in Windows 11. Se non trovi la sezione Tag nella scheda Dettagli per determinati file, significa che quei formati di file non consentono l’assegnazione di tag.

Individua rapidamente i tuoi file con l’etichettatura intelligente

Cerca qualsiasi file in pochi secondi

Una volta taggati i file, trovarli diventa incredibilmente efficiente. Inizia andando alla cartella contenente i file taggati. Fai clic sull’opzione Visualizza in alto e seleziona Dettagli. Se la colonna Tag non è visibile, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla barra del titolo e abilita Tag. Puoi quindi fare clic sull’intestazione della colonna Tag per organizzare i file in base a questi tag.

Se vuoi filtrare i file in base a tag specifici, clicca semplicemente sulla freccia rivolta verso il basso accanto all’intestazione della colonna “Tag” e seleziona i tag desiderati. Questa azione restringerà i file visualizzati solo a quelli che corrispondono ai criteri selezionati.

Tuttavia, per ordinare i file in base ai tag è necessario conoscere la cartella in cui risiedono. Se non si è sicuri della posizione, è comunque possibile effettuare una ricerca completa su tutto il PC. Per farlo, fare clic sulla casella di ricerca nell’angolo in alto a destra, digitare tags: seguito dal tag di ricerca desiderato, quindi premere Invio. Ad esempio, per trovare i file con il tag Progetto, digitare tags: Progetto e Windows restituirà tutti i file pertinenti.

Sebbene esistano numerosi metodi per gestire i file e migliorarne la reperibilità, l’etichettatura offre un approccio trasformativo all’organizzazione dei file. Con l’applicazione dei tag, ci si libera dai vincoli imposti dalle gerarchie delle cartelle e dai nomi dei file, consentendo di creare un sistema altamente adattabile e ricercabile, in linea con il flusso di lavoro.

Fonte e immagini