L’evoluzione dell’archiviazione in Exchange Online
Per molti clienti aziendali, la gestione dell’archiviazione delle caselle di posta in Exchange Online è fondamentale per mantenere l’efficienza operativa, rispettare le normative legali ed evitare il superamento dei limiti imposti dalle caselle di posta. Un approccio comune è stato quello di implementare policy di archiviazione basate sul tempo per eliminare le vecchie email. Tuttavia, queste strategie possono comportare sfide impreviste, in particolare quando si tratta di un afflusso di riepiloghi generati dall’intelligenza artificiale e di altri rapidi flussi di dati che possono rapidamente superare le capacità di archiviazione.
Presentazione dell’archiviazione automatica: una soluzione proattiva
Per risolvere questi problemi, Microsoft ha introdotto una nuova funzionalità denominata Archiviazione automatica, che trasforma l’approccio tradizionale all’archiviazione delle email. A differenza del metodo basato sul tempo, che archivia le email più vecchie solo dopo un periodo di tempo predefinito, l’Archiviazione automatica adotta un approccio proattivo. Non appena l’utilizzo della casella di posta supera la soglia del 90% dello spazio di archiviazione assegnato, questa funzionalità archivia automaticamente le email più vecchie, proteggendo da potenziali interruzioni delle operazioni aziendali.
Monitoraggio continuo con l’Assistente cartelle gestite
L’implementazione dell’archiviazione automatica si basa sul Managed Folder Assistant, che monitora costantemente l’utilizzo delle caselle di posta. Questo assistente inizierà a spostare automaticamente i contenuti, a condizione che una casella di posta di archiviazione sia stata configurata correttamente e abbia capacità disponibile. Questo approccio dinamico contribuisce a garantire che le aziende non subiscano interruzioni nei loro processi.
Approfondimenti degli amministratori IT e domande frequenti su Microsoft
Molti amministratori IT potrebbero avere domande su questo nuovo processo. Microsoft ha anticipato questa esigenza e ha creato una sezione FAQ completa che risponde alle domande più comuni. In particolare, le email contrassegnate con il tag “Non spostare mai nell’archivio” non verranno toccate dall’archiviazione automatica. Inoltre, la funzionalità non avvia la configurazione di una casella di posta di archiviazione se non ne è stata preconfigurata una dall’utente, né attiva l’espansione automatica degli archivi.
Programma di lancio e implicazioni delle funzionalità
Questa innovativa funzionalità di archiviazione automatica sarà disponibile a livello globale a partire dal 15 ottobre, mentre l’implementazione per i clienti governativi è prevista per novembre. Microsoft sottolinea che questa funzionalità è a prova di errore, ovvero non può essere disattivata ed è progettata per prevenire eventuali inconvenienti riscontrati finora.
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