Nettoyer efficacement Gmail avec Notion Mail

Pour ceux qui utilisent déjà Notion pour améliorer leur organisation, gérer leurs objectifs ou optimiser leur productivité, l’intégration de Notion Mail peut révolutionner leur expérience Gmail. Dites adieu aux boîtes de réception désordonnées et bonjour à une communication simplifiée !

Qu’est-ce que Notion Mail ?

Notion Mail fonctionne indépendamment de l’application principale Notion, mais s’intègre facilement à d’autres outils, comme votre calendrier. Conçu principalement pour vous aider à gérer la boîte de réception Gmail désordonnée à laquelle vous vous êtes peut-être résigné, ce client de messagerie est un puissant outil de productivité.

Actuellement, Notion Mail est compatible uniquement avec Gmail, mais d’autres intégrations sont prévues à mesure que le logiciel évolue. Ses capacités d’IA trient automatiquement les e-mails entrants, vous permettant ainsi de gagner un temps précieux et de désencombrer votre boîte de réception.

Notion Mail se distingue par son engagement envers votre confidentialité. Bien que l’IA contribue à l’organisation, elle n’exploite pas vos données à des fins de formation, garantissant ainsi la confidentialité de vos informations personnelles. Cet outil est également certifié SOC2 et conforme à la loi HIPAA.

Mieux encore, Notion Mail est entièrement gratuit ! Si vous utilisez déjà Notion pour votre organisation personnelle, lui confier la gestion de votre boîte de réception pourrait considérablement améliorer votre productivité.

Connexion de Notion Mail et Gmail

La première étape consiste à associer votre compte Gmail. Notion Mail permet de se connecter à plusieurs comptes Gmail, même s’il ne propose pas encore de boîte de réception consolidée. Nouvelle offre depuis avril 2025, elle est accessible uniquement via le web ou l’application macOS ; des applications mobiles sont prévues pour plus tard cette année.

Suivez les instructions pour autoriser Notion à accéder à vos messages, contacts et autres informations. Cette fonctionnalité est standard pour les clients de messagerie, permettant une gestion fluide de vos comptes via leur plateforme.

Notion Mail demande des autorisations à Gmail.

Lors de la configuration initiale, vous devez choisir comment filtrer les vues de votre boîte de réception. Vous serez invité à choisir entre « Séparer de la boîte de réception » ou « Conserver dans la boîte de réception ». Ne vous inquiétez pas : ce paramètre pourra être modifié ultérieurement !

Sélection des filtres de la boîte de réception lors de la configuration.

Une fois connecté, préparez-vous à découvrir une nouvelle interface rafraîchissante, bien plus épurée que le format standard de Gmail ! Votre boîte de réception sera instantanément modernisée.

Configuration des étiquettes AI

C’est là que Notion Mail devient l’assistant dont votre boîte mail a tant besoin ! Ce guide se concentre sur la version web de l’application.

Pour lancer l’étiquetage automatique, cliquez sur le bouton « Étiquetage automatique » situé en haut à droite. Tous les libellés créés dans Notion seront automatiquement synchronisés avec Gmail et inversement.

Configuration des étiquettes automatiques dans Notion Mail.

Saisissez des mots-clés, des noms d’expéditeurs ou des types de messages pertinents pour aider Notion à identifier les messages à filtrer. Par exemple, le mot-clé « Amazon » permet de filtrer les mises à jour de commandes Amazon dans une vue dédiée.

L’entraînement de l’IA est crucial. L’IA de Notion a besoin de votre contribution pour gérer efficacement votre boîte de réception. Selon le volume de vos e-mails, vous devrez peut-être patienter quelques minutes pour que Notion Mail analyse et affiche la fenêtre d’entraînement.

Passez en revue les messages présentés et choisissez ceux à appliquer à votre libellé automatique. Vous pouvez même renommer le libellé créé avant de finaliser votre création grâce au bouton « Enregistrer ».

Formation Notion de filtrage des messages.

Au début, vous remarquerez peut-être quelques messages mal classés. N’hésitez pas à cliquer sur l’étiquette adjacente au message pour le corriger. Ceci est essentiel pour affiner le filtrage des différentes catégories de messages par Notion AI.

Modification de l'étiquetage de la notion d'IA.

Vous pouvez appliquer ce réglage à n’importe quel message de votre boîte de réception pour entraîner efficacement l’IA Notion. Bien qu’il faille quelques semaines pour qu’elle apprenne pleinement vos préférences, j’ai constaté une réduction impressionnante du nombre d’e-mails qui inondent ma boîte de réception : je suis passée d’une multitude d’e-mails à quelques-uns, soigneusement classés selon leurs libellés respectifs.

Répondez plus rapidement avec Notion AI

Notion Mail trie efficacement vos e-mails et intègre l’IA Notion dès leur rédaction. Besoin de rédiger une réponse formelle à votre responsable ? Il vous suffit de demander à Notion de rédiger une réponse, puis de l’adapter à votre style.

Grâce à l’organisation automatique des e-mails, vous obtenez une boîte de réception plus claire et ciblée, ce qui accélère vos temps de réponse.

En bas de la fenêtre de rédaction, vous trouverez le bouton Demander à l’IA ; cependant, vous pouvez également faire apparaître la boîte de dialogue de l’IA en appuyant sur la barre d’espace sur une nouvelle ligne, ce qui permet une saisie fluide sans interruption.

Élaboration d'une réponse IA dans Notion.

En résumé, Notion Mail offre une expérience de messagerie plus claire et plus efficace. Ce n’est peut-être pas parfait, mais le plaisir de le configurer pour qu’il devienne le système de gestion de votre boîte de réception vous permet de vous concentrer sur les communications essentielles. Ma boîte de réception Gmail n’a jamais été aussi organisée, ce qui rend le processus de connexion beaucoup plus simple.

Si vous découvrez l’une des solutions Notion, je vous encourage à explorer l’application principale. Vous pourriez également découvrir des astuces moins connues pour améliorer votre productivité.

Questions fréquemment posées

1. Notion Mail peut-il être utilisé avec d’autres fournisseurs de messagerie que Gmail ?

Actuellement, Notion Mail est uniquement compatible avec Gmail. Les prochaines mises à jour pourraient inclure la prise en charge d’autres fournisseurs de messagerie à mesure que l’outil évoluera.

2. Existe-t-il une version mobile disponible pour Notion Mail ?

Pour l’instant, Notion Mail est disponible uniquement sur le web et macOS. Les applications mobiles devraient être disponibles plus tard cette année.

3. Comment puis-je améliorer la précision des étiquettes AI dans Notion Mail ?

Pour améliorer la précision des étiquettes de l’IA, entraînez-la activement en examinant et en corrigeant les messages mal étiquetés. L’IA apprend de vos corrections, améliorant ainsi ses performances au fil du temps.

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