Microsoft Planner présente une fonctionnalité de rapports d’état simplifiés
Microsoft a dévoilé une nouvelle fonctionnalité intéressante pour son application Planificateur, spécialement conçue pour les utilisateurs de Teams. Cette fonctionnalité, appelée « Rapports d’état », vise à simplifier la tâche souvent fastidieuse des rapports de gestion de projet. Si vous avez déjà travaillé dans la gestion de projet, vous savez combien la création de rapports d’état peut être laborieuse. Avec cette nouvelle fonctionnalité, Microsoft cherche à transformer la façon dont vous fournissez des mises à jour de projet, en vous permettant de le faire en quelques minutes seulement.
Caractéristiques et avantages des rapports d’état
La fonctionnalité « Rapports d’état » compile automatiquement, en un seul clic, des éléments clés tels que l’avancement du projet, les jalons importants, les risques potentiels et les prochaines étapes réalisables. Les membres de l’équipe, la direction et les clients disposent ainsi d’une vue d’ensemble complète de l’état d’avancement du projet, mettant en évidence les réalisations, identifiant les obstacles et fournissant des informations basées sur les données.
Périodes de rapport personnalisables
L’un des aspects les plus pratiques de la fonctionnalité Rapports d’état est sa flexibilité. Les utilisateurs peuvent définir des échéances précises pour leurs rapports, garantissant ainsi la pertinence des informations partagées dans le contexte actuel. De plus, vous pouvez définir des objectifs de reporting et personnaliser le ton pour qu’il résonne auprès de différents publics, facilitant ainsi une communication efficace avec les parties prenantes.
Gestion des rapports sans effort
La gestion des rapports est simplifiée grâce à cette nouvelle fonctionnalité. Les équipes peuvent accéder rapidement aux rapports générés, parcourir les documents archivés et les peaufiner en temps réel, garantissant ainsi la cohérence et l’information de tous.
Options de partage transparentes
Partager votre rapport d’état est simple. Microsoft propose plusieurs options : vous pouvez intégrer un composant Loop directement dans Teams, l’envoyer via Outlook ou le convertir en newsletter SharePoint pour des mises à jour régulières et des interactions stimulantes.
Premiers pas avec les rapports d’état
Pour utiliser la fonctionnalité Rapports d’état, lancez Microsoft Teams et accédez à l’application Planificateur. Vous devez disposer d’un forfait Premium ou d’un forfait incluant Project Manager, qui doit comporter au moins dix tâches. Assurez-vous que le plan est partagé avec votre équipe ; sinon, cliquez sur le bouton Partager situé en haut à droite de l’interface.
Cliquez ensuite sur l’onglet « Rapports » et sélectionnez « Commencer » dans la bannière supérieure. Pour configurer la période de votre rapport, sélectionnez « Choisir la période de rapport » et la période qui vous convient le mieux. Sous « Fournir plus de détails », vous pouvez inclure les informations spécifiques que vous souhaitez inclure dans le rapport.
Après avoir sélectionné « Générer », l’agent du chef de projet compilera les informations nécessaires de votre plan dans un rapport personnalisé. Ce rapport sera affiché sur un canevas de boucle, permettant une modification collaborative. De plus, vous recevrez une notification intégrée à l’application avec un lien direct vers le rapport. Vous pouvez facilement copier le composant Boucle dans Teams ou Outlook, ou le partager sous forme de newsletter pour générer une mise à jour par e-mail SharePoint.
Disponibilité et exigences
Cette nouvelle fonctionnalité sera déployée dans les prochaines semaines pour les clients anglophones aux États-Unis. Pour accéder aux rapports d’état, vous devez posséder Project Manager, actuellement en préversion publique et nécessitant une licence Microsoft 365 Copilot et une licence Microsoft Loop. Si vous ne possédez qu’une seule de ces licences, la collaboration sur les plans est possible, mais vous ne pourrez pas interagir pleinement avec Project Manager ni générer de rapports d’état.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter l’annonce officielle ici.
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