L’évolution de l’archivage dans Exchange Online
Pour de nombreuses entreprises clientes, la gestion du stockage des boîtes aux lettres dans Exchange Online est essentielle pour maintenir l’efficacité opérationnelle, respecter les réglementations légales et éviter le dépassement des limites de stockage. Une approche courante consiste à mettre en œuvre des politiques d’archivage temporelles pour supprimer les anciens e-mails. Cependant, ces stratégies peuvent engendrer des difficultés inattendues, notamment face à un afflux de résumés générés par l’IA et à d’autres flux de données rapides pouvant rapidement dépasser les capacités de stockage.
Présentation de l’archivage automatique : une solution proactive
Pour résoudre ces problèmes, Microsoft a lancé une nouvelle fonctionnalité appelée « Archivage automatique », qui révolutionne l’approche traditionnelle de l’archivage des e-mails. Contrairement à la méthode temporelle qui archive les e-mails les plus anciens après une période définie, l’archivage automatique adopte une approche proactive. Dès que l’utilisation de la boîte aux lettres dépasse le seuil de 90 % de l’espace de stockage alloué, cette fonctionnalité archive automatiquement les e-mails les plus anciens, prévenant ainsi toute perturbation potentielle des activités de l’entreprise.
Surveillance continue avec l’assistant de dossier géré
La mise en œuvre de l’archivage automatique repose sur l’ Assistant de gestion des dossiers, qui supervise en permanence l’utilisation des boîtes aux lettres. Cet assistant déplace automatiquement le contenu, à condition qu’une boîte aux lettres d’archivage soit correctement configurée et dispose de la capacité nécessaire. Cette approche dynamique garantit la continuité des processus de l’entreprise.
Informations pour les administrateurs informatiques et FAQ Microsoft
De nombreux administrateurs informatiques pourraient avoir des questions concernant ce nouveau processus. Microsoft a anticipé ce besoin et a créé une FAQ complète répondant aux questions courantes. Notamment, les e-mails marqués « Ne jamais archiver » ne seront pas affectés par l’archivage automatique. De plus, cette fonctionnalité ne lance pas la configuration d’une boîte aux lettres d’archivage si elle n’a pas été préconfigurée par l’utilisateur, ni ne déclenche l’extension automatique des archives.
Calendrier de déploiement et implications en termes de fonctionnalités
Cette fonctionnalité innovante d’archivage automatique sera déployée mondialement à partir du 15 octobre, et son déploiement pour les clients gouvernementaux est prévu pour novembre. Microsoft souligne que cette fonctionnalité est infaillible, c’est-à-dire qu’elle ne peut pas être désactivée et qu’elle est conçue pour éviter tout problème potentiel constaté jusqu’à présent.
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