Microsoft 365 Word ajoute la fonctionnalité SharePoint eSignature pour éliminer les outils de signature tiers

Microsoft a fait une annonce importante concernant l’amélioration de sa suite Microsoft 365, ciblant spécifiquement les utilisateurs de Word. L’entreprise introduira prochainement une fonctionnalité de signature électronique intégrée, optimisée par SharePoint, permettant aux utilisateurs d’obtenir des signatures électroniques directement dans l’application Word.

Cette fonctionnalité innovante permettra aux clients de demander des signatures électroniques sans avoir à convertir les documents au format PDF ni à quitter l’interface Word. Les utilisateurs peuvent ainsi s’attendre à une accélération notable de leurs flux de travail documentaires.

De plus, la nouvelle intégration de la signature électronique de Microsoft facilite la création de modèles de signature électronique. Cette simplification de l’approbation des documents élimine non seulement la nécessité de signatures physiques, mais renforce également la conformité et la sécurité au sein de l’écosystème Microsoft 365.

Pour les professionnels nécessitant fréquemment plusieurs signatures sur leurs documents, cette fonctionnalité représente une amélioration remarquable de l’expérience utilisateur. Grâce à l’intégration native, les utilisateurs n’auront plus besoin d’exporter les documents au format PDF ni d’appliquer les signatures en externe. Cette évolution stratégique positionne Microsoft avantageusement : les entreprises qui s’appuient actuellement sur des solutions de signature tierces peuvent désormais utiliser une fonctionnalité intégrée à Word, renforçant ainsi la compétitivité globale des offres Microsoft par rapport aux suites bureautiques concurrentes comme Google Workspace.

Intégration améliorée pour plus d’efficacité et de sécurité

La fonctionnalité de signature électronique de Word est conçue pour une intégration transparente, permettant aux utilisateurs d’ajouter facilement des champs de signature et de demander des signatures à d’autres personnes, le tout dans l’environnement Word habituel. Pour accéder à cette fonctionnalité, il suffit d’accéder au ruban Insertion de Word.

Signatures électroniques SharePoint dans Word

Lorsqu’une demande de signature est envoyée depuis Word, le destinataire reçoit une version PDF générée automatiquement du document à signer. Une fois signé, le PDF est stocké au même emplacement SharePoint que le document Word d’origine. Cela garantit la sécurité de l’ensemble du processus, les documents restant dans le périmètre de confiance de Microsoft 365, offrant ainsi un cadre de sécurité et de conformité robuste.

Cette intégration est particulièrement bénéfique pour les organisations ayant des tâches de signature répétitives, car les modèles de signature électronique peuvent être facilement créés pour une utilisation continue.

De plus, Microsoft a intégré des fonctionnalités telles qu’une piste d’audit et des notifications en temps réel. Les expéditeurs et les destinataires reçoivent des mises à jour par e-mail tout au long du processus de signature, et les utilisateurs peuvent suivre l’historique des signatures (identifiant qui a signé et quand) directement dans le PDF signé.

De plus, comme indiqué par Microsoft, les administrateurs auront le contrôle de l’utilisation de cette fonctionnalité au sein de leur organisation. Ils pourront activer ou restreindre l’accès à certains utilisateurs via les stratégies de groupe Office ou désigner des sites SharePoint spécifiques pour cette fonctionnalité. La fonctionnalité de signature électronique SharePoint sera également intégrée au journal d’audit Purview pour le suivi des activités.

Un aspect essentiel de la sécurité est le respect de la limite de confiance de Microsoft 365, garantissant que les organisations peuvent utiliser cette fonctionnalité en toute confiance et avec un risque minimal.

La génération automatique de PDF est un avantage significatif, simplifiant le processus pour les utilisateurs en éliminant le besoin de création manuelle de PDF, qui, bien que peu complexe, peut être une tâche longue.

À terme, la fonctionnalité de signature électronique de Microsoft promet d’améliorer l’efficacité opérationnelle des organisations qui dépendent des signatures numériques. Elle offre un processus de signature sécurisé et accéléré, ainsi que des fonctionnalités précieuses comme le suivi des activités, ce qui en fait une solution complète pour les utilisateurs.

Disponibilité et mise en œuvre pour les organisations

Le déploiement de la signature électronique SharePoint dans Word a commencé pour les utilisateurs de Microsoft 365, en version bêta et actuelle, dans des régions telles que les États-Unis, le Canada, le Royaume-Uni, l’Europe et la zone Australie-Pacifique. Cette phase devrait être terminée début juillet.

Bien que le déploiement mondial de cette fonctionnalité soit en cours, elle ne sera pas immédiatement disponible pour tous. Microsoft vise à atteindre tous les utilisateurs d’ici la fin de l’année.

Pour activer cette fonctionnalité, les administrateurs doivent l’activer dans le Centre d’administration M365 en cochant la case Word appropriée sous « Signature électronique SharePoint ».Il est essentiel que les administrateurs mettent en œuvre la stratégie « Autoriser l’utilisation de la signature électronique SharePoint pour Microsoft Word », qui peut être activée via Intune, le Gestionnaire des stratégies de groupe ou le service Cloud Policy pour Microsoft 365.

Après l’approbation de l’administrateur, les utilisateurs pourront accéder aux signatures électroniques SharePoint directement dans Word Desktop à l’aide du canal actuel ou du canal bêta de Microsoft 365.

Il est important de noter que le déploiement progressif signifie que tous les utilisateurs ne le recevront pas en même temps et que sa disponibilité dépend en fin de compte d’une action administrative.

Cette nouvelle fonctionnalité devrait permettre aux personnes impliquées dans les processus de signature de documents de gagner un temps considérable, tout en encourageant davantage le recours à Microsoft Word pour les opérations commerciales.

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