Google présente la fonctionnalité d’exportation quotidienne pour les rapports d’inventaire Drive

Les exportations d’inventaire Google Drive prennent désormais en charge la planification quotidienne

Google améliore ses offres pour les utilisateurs de Google Workspace sur les domaines à diffusion rapide et planifiée en introduisant des fonctionnalités d’exportation quotidienne de l’inventaire Google Drive vers BigQuery. Cette mise à niveau significative permet aux administrateurs d’obtenir une visibilité plus précise sur la gestion des fichiers au sein de leur organisation.

Avantages des exportations quotidiennes de données

En exportant les données d’inventaire Google Drive, les administrateurs peuvent évaluer divers aspects des fichiers de leur organisation, notamment leur classification, leurs autorisations d’accès et leurs habitudes d’utilisation. L’inventaire inclut les métadonnées essentielles de chaque fichier, telles que sa taille et les étiquettes appliquées, mais il ne contient pas le contenu réel du fichier.

Activation de la fonctionnalité

Selon Google, cette fonctionnalité est désactivée par défaut et doit être activée au niveau du domaine. Si une organisation effectue actuellement une exportation hebdomadaire, le calendrier peut être ajusté pour une exportation quotidienne en suivant ces étapes :

Allez dans Menu, puis Rapports et choisissez Intégrations de données.
Cliquez sur Exporter l’inventaire du lecteur.
Activez la fonctionnalité d’exportation en cochant la case correspondante.
Sélectionnez l’ID de projet BigQuery approprié pour stocker les données exportées. Si le projet n’est pas répertorié, assurez-vous qu’il est correctement configuré dans la console Google Cloud.
Saisissez le nom de l’ensemble de données prévu dans le champ de l’ensemble de données existant.
Cliquez sur Enregistrer. Si vous rencontrez une erreur, cela peut indiquer que votre compte ne dispose pas du rôle d’administrateur IAM nécessaire pour le projet Google Cloud. Notez que le traitement de la première exportation peut prendre une à deux semaines.

Expiration et limitations des données

Une fois les exportations activées, sachez que la période d’expiration par défaut des données exportées est fixée à 60 jours, après quoi elles seront supprimées de Google Cloud. Cependant, ce paramètre peut être ajusté dans vos configurations BigQuery.

Il est également important de noter que certains contenus peuvent être exclus de l’exportation, tels que les vidéos réalisées avec Google Vids et tous les fichiers Jamboard non réclamés.

Admissibilité et accès

La fonctionnalité d’exportation quotidienne est disponible pour plusieurs éditions de Google Workspace, notamment :

Norme d’entreprise
Entreprise Plus
Frontline Plus
Norme d’éducation
Éducation Plus
Enterprise Essentials Plus
Cloud Identity Premium

Inventaire Google Drive — Image reproduite avec l’aimable autorisation de Google

Pour ceux qui disposent déjà de configurations Google Cloud, cette nouvelle fonctionnalité constitue un moyen simplifié de gérer et d’analyser efficacement les données de l’organisation.

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