Google étend ses fonctionnalités de signature électronique aux fichiers PDF dans Google Drive
Google a élargi les fonctionnalités de sa fonction de signature électronique, lancée à l’origine pour Google Docs plus tôt cette année, pour inclure la possibilité de demander des signatures électroniques sur des fichiers PDF stockés dans Google Drive. Cette initiative simplifie le processus de signature de divers types de contrats officiels, répondant aux besoins des utilisateurs qui exigent rapidité et commodité.
Comprendre les signatures électroniques
Pour ceux qui ne connaissent pas ce terme, une signature électronique, ou eSignature , sert de contrepartie numérique à une signature manuscrite. Ce système innovant permet aux utilisateurs de signer des documents avec une plus grande efficacité par rapport aux méthodes traditionnelles reposant sur le papier. Les organisations peuvent ainsi rationaliser leurs opérations et améliorer la gestion des flux de travail.
Principales caractéristiques de la signature électronique de Google
La fonctionnalité de signature électronique mise à jour offre plusieurs fonctionnalités centrées sur l’utilisateur :
- Demandes multi-utilisateurs : les utilisateurs peuvent demander des signatures à plusieurs personnes, même s’ils ne disposent pas de compte Gmail.
- Suivi du statut : les utilisateurs peuvent facilement surveiller le statut des demandes de signature en attente et accéder aux contrats terminés.
- Gestion des modèles : la fonctionnalité prend en charge les modèles de contrat, ce qui facilite les demandes de signature électronique répétées.
- Piste d’audit : un enregistrement organisé des contrats terminés est conservé pour référence des utilisateurs.
Champs personnalisés et options de signature
Selon une annonce récente de Google, l’outil de signature électronique prend en charge les champs personnalisés tels que le numéro de téléphone, le titre du poste et les informations sur l’entreprise. Les destinataires peuvent facilement signer des contrats à l’aide d’un ordinateur de bureau ou d’un appareil mobile, ce qui rend le processus très accessible.
Contrôle administratif et gestion des documents
Les administrateurs de Google Workspace ont le contrôle sur l’activation ou la désactivation de la fonctionnalité de signature électronique via la console d’administration Google. Cette flexibilité permet des ajustements pour des unités organisationnelles spécifiques, notamment des services ou des équipes. Il est important de noter qu’une fois qu’une demande de signature est initiée sur un fichier PDF, elle est verrouillée et ne peut pas être modifiée, bien que les utilisateurs puissent toujours gérer son emplacement dans leur Drive.
Calendrier de déploiement et disponibilité
Le déploiement de la prise en charge de la signature électronique pour les fichiers PDF se fait progressivement et cette fonctionnalité sera disponible pour certains niveaux de Google Workspace, notamment :
- Entreprise (Standard/Plus)
- Entreprise (Démarrage/Standard/Plus)
- Essentials et Enterprise Essentials Plus
- Éducation Plus
- Abonnés individuels
Cette fonctionnalité devrait être entièrement accessible à tous les utilisateurs éligibles d’ici environ deux semaines.
Nouvelles fonctionnalités de Google Drive
L’introduction de la prise en charge de la signature électronique s’ajoute à une série d’améliorations récentes des fonctionnalités de Google Drive. Parmi ces mises à jour, Google a publié une nouvelle version bêta de Google Drive pour les PC Windows basés sur ARM, a fourni des options aux administrateurs pour migrer les données OneDrive vers Google Drive et a mis en œuvre des restrictions d’accès aux dossiers partagés pour renforcer la sécurité.
Pour plus d’informations sur ces mises à jour, visitez la source .
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