Accélérez la création de documents grâce aux fonctionnalités d’IA des éditeurs de bureau ONLYOFFICE

J’ai récemment découvert avec enthousiasme l’intégration de l’intelligence artificielle dans la suite bureautique ONLYOFFICE. Cette nouveauté dans ONLYOFFICE Desktop Editors me permet d’intégrer facilement mes outils d’IA préférés directement dans mon environnement de bureau. J’ai donc décidé de tester cette fonctionnalité afin d’en évaluer l’efficacité.

Il est important de préciser que cet article est sponsorisé par ONLYOFFICE. Toutefois, les points de vue et opinions exprimés ici reflètent mon opinion personnelle et préservent mon indépendance éditoriale, même dans ce contexte de partenariat.

Explorez la polyvalence du support des agents IA

La nouvelle version d’ONLYOFFICE Desktop Editors prend désormais en charge les agents d’IA, offrant ainsi aux utilisateurs une flexibilité accrue par rapport aux modèles propriétaires couramment utilisés dans certaines applications de productivité. Vous pouvez ainsi vous connecter à diverses plateformes d’IA externes.

Dans un premier temps, la prise en charge de l’IA permet les connexions à :

Anthropique
Être
OpenAI
TogetherAI
Routeur ouvert

L’intégration d’Ollama constitue un atout majeur, car elle permet aux utilisateurs d’exécuter des modèles directement depuis leur machine locale, renforçant ainsi la confidentialité et la sécurité. De plus, une configuration prenant en charge les serveurs MCP est disponible pour les utilisateurs souhaitant une expérience personnalisée, bien qu’elle ne soit pas indispensable pour une utilisation courante.

Cette mise à jour vous fournit les outils nécessaires pour exécuter de nombreuses tâches, notamment la génération de fichiers, l’extraction de données, les questions-réponses et le remplissage de formulaires. Les utilisateurs peuvent intégrer plusieurs modèles d’IA afin de tirer parti des atouts uniques de chacun.

Comment configurer un agent d’IA

Configurer un agent d’IA dans ONLYOFFICE Desktop Editors est très simple. Vous aurez d’abord besoin d’un compte auprès de la plateforme d’IA de votre choix et d’une clé API, car ONLYOFFICE ne fournit pas d’accès direct mais facilite l’intégration.

Pour commencer, téléchargez la dernière version d’ONLYOFFICE. Veuillez noter que les versions antérieures à la version 9.2 ne prennent pas en charge les agents d’IA.

Après le téléchargement, lancez ONLYOFFICE et accédez à la barre latérale gauche pour sélectionner Agent IA. Cliquez sur Connecter un modèle d’IA pour démarrer la configuration.

Connexion d'un modèle d'IA dans ONLYOFFICE Desktop Editor 9.2

Cliquez ensuite sur « Ajouter un fournisseur » et saisissez les informations requises. N’oubliez pas de générer une clé API auprès du fournisseur d’IA de votre choix avant de l’ajouter à ONLYOFFICE Desktop Editors.

Une fois l’ajout réussi, l’agent IA choisi apparaîtra dans l’ onglet Connexion. Vous pourrez alors ajuster les paramètres relatifs aux serveurs MCP et aux fonctionnalités de recherche Web selon vos besoins.

Choisir l'agent d'IA auquel se connecter.

J’ai pu me connecter à OpenAI en quelques minutes seulement, y compris le temps nécessaire pour générer la clé API.

Accédez à l’agent IA et utilisez-le

L’une des caractéristiques que j’apprécie chez ONLYOFFICE est son approche discrète de l’IA ; elle est entièrement optionnelle et peut être utilisée à votre guise, ressemblant véritablement à un assistant utile.

Une fois l’agent IA ajouté, y accéder depuis le tableau de bord principal est un jeu d’enfant. Cliquez sur « Agent IA » en bas à gauche de l’écran et vous découvrirez une interface de chatbot IA familière, similaire aux interactions en ligne.

Accéder à l'agent IA dans les éditeurs de bureau ONLYOFFICE.

Depuis cette interface, vous pouvez poser des questions, joindre des fichiers, modifier les paramètres et choisir parmi les modèles d’IA disponibles. Ces modèles peuvent varier selon le fournisseur. Je vous recommande d’activer la recherche Web si vous souhaitez effectuer des recherches sans quitter ONLYOFFICE. Il vous suffit de cliquer sur l’ icône Paramètres et d’activer cette fonctionnalité.

Activer la recherche Web dans les paramètres de l'agent IA.

L’utilisation de l’agent IA depuis le tableau de bord vous permet d’accéder aux fonctionnalités d’IA sans avoir à ouvrir ni à créer de nouveau document. Toutefois, si le plugin IA est activé, vous pouvez exploiter les fonctionnalités du fournisseur d’IA dans les documents existants et les nouveaux documents.

Pour utiliser l’IA dans un document, faites un clic droit n’importe où et sélectionnez IA ou naviguez dans le menu IA situé dans la barre d’outils. Si l’option IA n’apparaît pas, accédez à Extensions, sélectionnez Gestionnaire d’extensions, puis choisissez IA.

Les fonctionnalités d’IA incluent la vérification grammaticale, l’analyse de texte et l’interaction avec le chatbot.

Ouverture d'une IA dans un document ONLYOFFICE.

Il vous sera demandé de choisir le ou les modèles à utiliser pour différentes tâches, mais cette configuration n’est pas nécessaire si votre objectif est d’utiliser l’agent d’IA pour créer de nouveaux documents ou parcourir des fichiers.

Optimisez la valeur avec l’IA des éditeurs de bureau ONLYOFFICE

Si vous choisissez d’utiliser le plugin d’IA, vous devez d’abord ouvrir un document ou en créer un nouveau pour accéder efficacement aux fonctionnalités intégrées. Par exemple, j’ai souvent utilisé la fonctionnalité de chatbot pour analyser mon travail.

Avec cette version d’ONLYOFFICE Desktop Editors, j’ai pu générer des documents entièrement nouveaux directement depuis l’écran de l’agent IA, grâce à une simple invite qui me permet de :

Générez rapidement de nouveaux documents, feuilles de calcul, présentations et PDF.
Résumer et réécrire les pièces jointes téléchargées
Restructurer le contenu des documents existants
Participez à des séances de brainstorming
Parcourez et recherchez facilement des fichiers

J’ai mis cela à l’épreuve en créant un formulaire d’inscription à un événement au format PDF simple, permettant aux participants de saisir leurs informations et de sélectionner les événements auxquels ils souhaitaient assister.

Créez des documents plus rapidement avec les éditeurs de bureau Onlyoffice Ai Ai Agent PDF

En seulement dix secondes, j’ai généré un nouveau PDF dans ONLYOFFICE, prêt pour des modifications ultérieures.

Création d'un PDF avec un agent IA dans ONLYOFFICE.

Vous pouvez toujours apporter des modifications à l’agent IA pour créer des versions supplémentaires au besoin. Si votre objectif est la génération de feuilles de calcul, évitez la fastidieuse configuration des colonnes et des lignes en laissant l’IA s’en charger. J’ai créé sans effort une feuille de calcul contenant 30 lignes de données d’exemple pour une start-up technologique en quelques secondes seulement.

Exemple de feuille de calcul créée avec l'invite IA dans ONLYOFFICE Desktop Editors.

Pour condenser des comptes rendus de réunion ou résumer des documents volumineux, il vous suffit de télécharger le fichier dans l’agent IA et de le laisser effectuer la tâche efficacement. Cette fonction est particulièrement utile pour extraire les informations essentielles des documents.

Par exemple, j’ai demandé à l’agent IA de prendre des notes lors d’une réunion de deux heures concernant un projet appelé ONLYOFFICE, avec dix participants. Je lui ai ensuite demandé de résumer ces notes.

Le résultat a permis de transformer sept pages de notes en un résumé concis de deux pages mettant en évidence les points essentiels.

Création d'un résumé des notes à partir d'une pièce jointe.

Améliorations au-delà de l’IA dans la version 9.2

Bien que la possibilité d’intégrer mes propres agents d’IA soit sans aucun doute une fonctionnalité clé d’ONLYOFFICE Desktop Editors, j’apprécie également l’inclusion des raccourcis clavier dans la version 9.2, qui améliorent considérablement l’efficacité.

Pour personnaliser vos raccourcis, ouvrez un document, accédez au menu Fichier et sélectionnez Paramètres avancés. Cliquez ensuite sur Personnaliser à côté de Raccourcis clavier. Vous pouvez conserver les paramètres par défaut ou créer de nouveaux raccourcis plus faciles à mémoriser selon vos préférences.

En matière d’IA, il existe un raccourci spécifique pour accéder au panneau de discussion qui s’avère particulièrement utile pour les utilisateurs fréquents.

Par ailleurs, parmi les autres améliorations notables de la version 9.2, on peut citer :

Options de couleurs personnalisables pour la fonction de rédaction, améliorant l’organisation des documents confidentiels.
La possibilité d’enregistrer des macros, qui permettent de simplifier les tâches répétitives en un seul clic, et ainsi de gagner un temps précieux.
Amélioration des fonctionnalités conviviales pour la création de formulaires à remplir avec des libellés textuels plus descriptifs.

Essayez gratuitement ONLYOFFICE Desktop Editors et découvrez comment la nouvelle prise en charge de l’IA peut transformer votre flux de travail. J’ai constaté que le fait de ne plus avoir à jongler entre une application d’IA et un navigateur a considérablement amélioré ma concentration et ma productivité.

Source et images