La evolución del archivado en Exchange Online
Para muchos clientes empresariales, administrar el almacenamiento del buzón en Exchange Online es crucial para mantener la eficiencia operativa, cumplir con las normativas legales y evitar el desbordamiento de los límites del buzón. Un enfoque común ha sido implementar políticas de archivado basadas en el tiempo para eliminar los correos electrónicos antiguos. Sin embargo, estas estrategias pueden generar desafíos inesperados, especialmente ante una avalancha de resúmenes generados por IA y otras entradas rápidas de datos que pueden superar rápidamente la capacidad de almacenamiento.
Presentamos el archivado automático: una solución proactiva
Para solucionar estos problemas, Microsoft ha introducido una nueva función denominada Autoarchivado, que transforma el enfoque tradicional del archivado de correo electrónico. A diferencia del método basado en el tiempo, que solo archiva los correos electrónicos más antiguos tras un periodo determinado, el Autoarchivado adopta una postura proactiva. En cuanto el uso del buzón supera el 90 % del almacenamiento asignado, esta función archiva automáticamente los correos electrónicos más antiguos, protegiendo así las operaciones comerciales contra posibles interrupciones.
Monitoreo continuo con el Asistente de carpetas administradas
La implementación del archivado automático se basa en el Asistente de Carpetas Administradas, que supervisa continuamente el uso del buzón. Este asistente comenzará a reubicar el contenido automáticamente, siempre que el buzón de archivo esté configurado correctamente y tenga capacidad disponible. Este enfoque dinámico ayuda a garantizar que las empresas mantengan sus procesos sin interrupciones.
Perspectivas de los administradores de TI y preguntas frecuentes de Microsoft
Muchos administradores de TI podrían tener dudas sobre este nuevo proceso. Microsoft se ha anticipado a esta necesidad y ha creado una completa sección de preguntas frecuentes que responde a las preguntas más comunes. Cabe destacar que los correos electrónicos marcados con la etiqueta «Nunca mover al archivo» no se verán afectados por el archivado automático. Además, esta función no inicia la configuración de un buzón de archivo si el usuario no lo ha preconfigurado, ni activa la expansión automática de los archivos.
Calendario de lanzamiento e implicaciones de las funciones
Esta innovadora función de archivado automático se implementará globalmente a partir del 15 de octubre, y su implementación para clientes gubernamentales está prevista para noviembre. Microsoft enfatiza que esta función es a prueba de fallos, es decir, no se puede desactivar y está diseñada para evitar cualquier posible inconveniente detectado hasta el momento.
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