Microsoft mejora el uso compartido de archivos en Microsoft 365 con mayor seguridad y facilidad de uso

Mejoras en el uso compartido de archivos con Microsoft 365

Compartir archivos se ha convertido en un componente integral del entorno laboral actual. Estadísticas recientes de Microsoft indican que más de 1200 millones de usuarios interactúan mensualmente con el diálogo de intercambio de archivos en Microsoft 365. Para agilizar este proceso, Microsoft está introduciendo varias mejoras significativas destinadas a simplificar, hacer más seguro e inteligente el intercambio de archivos. Entre las nuevas características clave se incluyen enlaces de héroe, protocolos de seguridad mejorados y actualizaciones masivas de permisos, entre otras.

La introducción de Hero Links

Para mejorar la experiencia del usuario, Microsoft 365 ahora utiliza un enlace principal único para cada archivo. Este enlace único regula los permisos de acceso y simplifica el proceso de compartir. Independientemente de si el enlace se copia desde la barra de direcciones del navegador, se genera mediante la opción «Copiar enlace» o se adjunta directamente a un correo electrónico, los usuarios utilizarán siempre el mismo enlace principal. Esto resulta especialmente ventajoso al corregir los permisos de acceso en enlaces compartidos previamente.

La interfaz de usuario para compartir actualizada en Microsoft 365

Funciones de seguridad mejoradas

En cuanto a la seguridad, los enlaces de héroe garantizan que solo se otorgue acceso a las personas previamente autorizadas para ver el documento. Cuando se otorgue acceso a usuarios adicionales, la nueva interfaz de uso compartido marcará a aquellos externos a la organización. Además, los administradores de TI pueden personalizar los comportamientos predeterminados de uso compartido para adaptarlos a las necesidades de seguridad de su organización. Los nuevos controles de acceso también permitirán a los administradores especificar quién puede modificar la configuración de acceso o invitar a usuarios adicionales.

Funciones de acceso ampliadas

Las funcionalidades adicionales permiten a los usuarios gestionar los permisos de forma eficiente. Entre las mejoras se incluyen la posibilidad de actualizar el acceso de varios usuarios simultáneamente, crear enlaces de uso compartido adicionales para un control personalizado y renombrar los enlaces según sea necesario. Estas mejoras están diseñadas para ofrecer a los usuarios mayor flexibilidad y control sobre el uso compartido de documentos.

Integración de IA con Copilot

Un avance notable es la integración de Copilot en la interfaz para compartir. Los usuarios ahora pueden solicitar a la IA que genere un breve resumen del documento para incluirlo en sus correos electrónicos. Además, los remitentes pueden elegir si desean notificar al destinatario sobre el archivo compartido, lo que permite personalizar aún más el proceso de compartir.

Mirando hacia el futuro

Se espera que estas mejoras integrales en la interfaz para compartir se implementen en Microsoft 365 a finales de 2025. Microsoft proporcionará más actualizaciones sobre estos cambios a finales de este año. Para obtener información detallada, consulte la entrada del blog aquí.

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