Microsoft 365 Word agrega la función de firma electrónica de SharePoint para eliminar las herramientas de firma de terceros

Microsoft ha hecho un anuncio importante sobre la mejora de su suite Microsoft 365, dirigida específicamente a los usuarios de Word. La compañía presentará próximamente una función integrada de firma electrónica con tecnología de SharePoint, que permitirá a los usuarios obtener firmas electrónicas directamente en la aplicación Word.

Esta innovadora función permitirá a los clientes solicitar firmas electrónicas sin el engorroso proceso de convertir documentos a PDF ni tener que abandonar la interfaz de Word. Como resultado, los usuarios pueden anticipar una notable aceleración en sus flujos de trabajo documentales.

Además, la nueva integración de firma electrónica de Microsoft facilita la creación de plantillas de firma electrónica. Esta agilización de la aprobación de documentos no solo elimina la necesidad de firmas físicas, sino que también refuerza el cumplimiento normativo y la seguridad en el ecosistema de Microsoft 365.

Para los profesionales que necesitan con frecuencia varias firmas en sus documentos, esta función representa una mejora notable en la experiencia del usuario. La integración nativa significa que los usuarios ya no tendrán que exportar documentos a PDF ni aplicar firmas externamente. Esta estrategia posiciona a Microsoft en una posición ventajosa, ya que las empresas que actualmente dependen de soluciones de firma de terceros ahora pueden utilizar una funcionalidad integrada en Word, lo que mejora la competitividad general de las ofertas de Microsoft frente a suites ofimáticas de la competencia, como Google Workspace.

Integración mejorada para mayor eficiencia y seguridad

La función de Firma Electrónica de Word está diseñada para una integración perfecta, lo que facilita a los usuarios añadir campos de firma y solicitar firmas a otros, todo ello dentro del entorno habitual de Word. Para acceder a esta función, simplemente diríjase a la cinta Insertar de Word.

Firmas electrónicas de SharePoint en Word

Al enviar una solicitud de firma desde Word, el destinatario recibe una versión PDF del documento generada automáticamente para firmar. Una vez firmado, el PDF se almacena en la misma ubicación de SharePoint que el documento original de Word. Esto garantiza la seguridad de todo el proceso, ya que los documentos permanecen dentro del límite de confianza de Microsoft 365, lo que proporciona un sólido marco de seguridad y cumplimiento.

Esta integración es particularmente beneficiosa para organizaciones con tareas de firma repetitivas, ya que se pueden crear fácilmente plantillas de firma electrónica para uso continuo.

Además, Microsoft ha incorporado funciones como un registro de auditoría y notificaciones en tiempo real. Tanto los remitentes como los destinatarios reciben actualizaciones por correo electrónico durante todo el proceso de firma, y los usuarios pueden consultar el historial de firmas (identificando quién firmó y cuándo) dentro del propio PDF firmado.

Además, según Microsoft, los administradores controlarán el uso de esta función en sus organizaciones. Podrán habilitar o restringir el acceso a usuarios específicos mediante directivas de grupo de Office o designar sitios específicos de SharePoint para esta función. La función de firma electrónica de SharePoint también se integrará con el registro de auditoría de Purview para el seguimiento de la actividad.

Un aspecto fundamental de la seguridad es la adhesión al límite de confianza de Microsoft 365, lo que garantiza que las organizaciones puedan utilizar esta función con confianza y un riesgo mínimo.

La generación automática de PDF es una ventaja significativa que simplifica el proceso para los usuarios al eliminar la necesidad de creación manual de PDF, que, si bien no es compleja, puede ser una tarea que requiere mucho tiempo.

En definitiva, la función de firma electrónica de Microsoft promete mejorar la eficiencia operativa de las organizaciones que dependen de las firmas digitales. Ofrece un proceso de firma seguro y rápido, junto con funciones valiosas como el seguimiento de actividad, lo que la convierte en una solución integral para los usuarios.

Disponibilidad e Implementación para Organizaciones

La implementación de SharePoint eSignature en Word ha comenzado para los usuarios de Microsoft 365 en los canales Beta y Actual en regiones como Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, Europa y la región de Australia y el Pacífico. Se espera que esta fase finalice a principios de julio.

Aunque la implementación global de esta función está en marcha, no estará disponible de inmediato para todos. Microsoft pretende llegar a todos los usuarios para finales de año.

Para activar esta función, los administradores deben habilitarla en el Centro de administración de Microsoft 365 seleccionando la casilla correspondiente de Word en Firma electrónica de SharePoint. Es fundamental que los administradores implementen la directiva «Permitir el uso de la firma electrónica de SharePoint para Microsoft Word», que se puede activar a través de Intune, el Administrador de directivas de grupo o el servicio de directivas de la nube para Microsoft 365.

Después de la aprobación del administrador, los usuarios podrán acceder a las firmas electrónicas de SharePoint directamente en Word Desktop mediante el Canal actual o el Canal Beta de Microsoft 365.

Es importante tener en cuenta que la implementación gradual significa que no todos los usuarios lo recibirán a la vez y que su disponibilidad depende en última instancia de la acción administrativa.

Esta nueva característica está diseñada para ahorrar cantidades sustanciales de tiempo a las personas involucradas en procesos de firma de documentos y, al mismo tiempo, fomentar aún más la confianza en Microsoft Word para las operaciones comerciales.

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