Google amplía las etiquetas de clasificación de datos para Gmail
Google ha lanzado oficialmente las etiquetas de clasificación de datos para Gmail, disponibles tras la fase beta abierta. Esta mejora permite a las organizaciones categorizar sus comunicaciones por correo electrónico mediante etiquetas personalizadas o utilizando las clasificaciones existentes en Google Drive.
Importancia de la clasificación de datos
Google destaca la importancia de esta función en el contexto del aumento de las filtraciones de datos, que suponen riesgos y costes significativos para diversas organizaciones, incluidas empresas y organismos gubernamentales. La implementación de etiquetas de clasificación de datos en Gmail proporciona un marco integrado para que los administradores protejan eficazmente la información confidencial.
Las filtraciones de datos son cada vez más comunes y costosas en todas las organizaciones, incluidas empresas, sectores públicos e instituciones gubernamentales. Al extender las etiquetas de clasificación de datos a Gmail, Google Workspace ofrece a los administradores un sistema más completo e integrado para proteger la información confidencial.
Control de administración y protección del correo electrónico
Los administradores pueden crear reglas basadas en estas etiquetas de clasificación. Por ejemplo, se puede restringir la distribución externa de los correos electrónicos designados como «Internos», mientras que los mensajes que contienen información confidencial, como datos financieros, se pueden etiquetar automáticamente como «Confidenciales».
Funciones mejoradas desde la beta abierta
Desde el lanzamiento de la versión beta abierta, Google ha introducido varias mejoras, entre ellas:
- Clasificación automática: integrada con las reglas de prevención de pérdida de datos (DLP), esta función etiqueta automáticamente los correos electrónicos en función de su contenido.
- Retroalimentación instantánea: las reglas DLP se aplican inmediatamente en Gmail para los usuarios web, lo que permite el monitoreo y la aplicación en tiempo real de las políticas de protección de datos.
- Fragmentos de contenido confidencial: los usuarios reciben notificaciones sobre contenido que activa las reglas de DLP, lo que garantiza que estén al tanto de posibles problemas.
- Compatibilidad móvil: los administradores pueden aplicar los mismos protocolos de protección de datos en dispositivos Android e iOS, ampliando el alcance de la gobernanza de datos.
Educación del usuario en tiempo real
La aplicación inmediata de las reglas de DLP en Gmail ofrece un valor considerable a los usuarios, ya que les ofrece formación en tiempo real para corregir errores antes de enviar mensajes. Este enfoque proactivo busca minimizar el riesgo de fugas de datos accidentales en todos los dispositivos.
Experiencia y opciones de administración
Para los administradores que ya usaron la versión beta, la transición a la disponibilidad general no afecta su experiencia. Los nuevos administradores pueden habilitar fácilmente las etiquetas de clasificación a través de la Consola de administración en varios niveles, como dominio, grupo o usuario individual. Además, pueden sincronizar las etiquetas que ya usan en la clasificación de Drive para Gmail.
Los usuarios podrían recibir avisos que indiquen que sus mensajes no se pueden enviar debido a reglas activadas por etiquetas, junto con instrucciones sobre cómo ajustar sus mensajes para que cumplan con las normativas. Próximamente se ofrecerá compatibilidad móvil mejorada para la aplicación instantánea de reglas de DLP, con una implementación prevista para mayo.
Administrador de etiquetas y acceso DLP
La herramienta Administrador de etiquetas está ampliamente disponible en varios niveles de Google Workspace, como Frontline Starter, Business Standard y Education Plus. Los administradores pueden acceder a esta herramienta a través de la Consola de administración, en Seguridad > Acceso y control de datos.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que las reglas de DLP que incorporan estas etiquetas de clasificación están limitadas a planes de nivel superior, como Enterprise Standard y Plus, Education Fundamentals y ciertas ediciones Workspace compatibles adicionales.
Desarrollos relacionados en Google Workspace
Google Workspace ha experimentado una serie de mejoras de funciones a lo largo del tiempo, especialmente en la integración de IA. Las actualizaciones recientes incluyen funciones de IA en Documentos, Hojas de Cálculo y Meet para tareas como la redacción de borradores, el análisis de datos y la elaboración de resúmenes de conversaciones, además del lanzamiento de Vids, una nueva herramienta de creación de vídeos con IA.
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