Las exportaciones de inventario de Google Drive ahora admiten la programación diaria
Google está mejorando sus servicios para los usuarios de Google Workspace en los dominios de lanzamiento rápido y programado con la incorporación de funciones de exportación diaria del inventario de Google Drive a BigQuery. Esta importante actualización permite a los administradores obtener información más detallada sobre la gestión de archivos en sus organizaciones.
Beneficios de las exportaciones diarias de datos
Al exportar los datos de inventario de Google Drive, los administradores pueden evaluar diversos aspectos de los archivos de su organización, como su clasificación, permisos de acceso y patrones de uso. El inventario incluye metadatos esenciales para cada archivo, como el tamaño y las etiquetas aplicadas, pero, lo que es más importante, no incluye el contenido real del archivo.
Habilitación de la función
Según Google, esta función está deshabilitada por defecto y debe activarse a nivel de dominio. Si una organización actualmente exporta semanalmente, puede ajustar la programación a diaria siguiendo estos pasos:
- Vaya a Menú, luego a Informes y elija Integraciones de datos.
- Haga clic en Exportar inventario de Drive.
- Habilite la funcionalidad de exportación marcando la casilla correspondiente.
- Seleccione el ID de proyecto de BigQuery adecuado para almacenar los datos exportados. Si el proyecto no aparece en la lista, asegúrese de que esté configurado correctamente en la consola de Google Cloud.
- Introduzca el nombre del conjunto de datos deseado en el campo del conjunto de datos existente.
- Haz clic en Guardar. Si encuentras un error, esto podría indicar que tu cuenta no tiene el rol de administrador de IAM del proyecto necesario en el proyecto de Google Cloud. Ten en cuenta que la primera exportación puede tardar entre una y dos semanas en procesarse.
Caducidad y limitaciones de los datos
Una vez habilitadas las exportaciones, tenga en cuenta que el plazo de caducidad predeterminado para los datos exportados es de 60 días, tras lo cual se eliminarán de Google Cloud. Sin embargo, esta configuración se puede ajustar en la configuración de BigQuery.
También es importante tener en cuenta que algunos contenidos pueden quedar excluidos de la exportación, como los vídeos realizados con Google Vids y cualquier archivo de Jamboard no reclamado.
Elegibilidad y acceso
La función de exportación diaria está disponible para varias ediciones de Google Workspace, incluidas:
- Estándar empresarial
- Empresa Plus
- Frontline Plus
- Estándar de educación
- Educación Plus
- Elementos esenciales empresariales Plus
- Identidad en la nube Premium
Para aquellos que ya cuentan con configuraciones de Google Cloud, esta nueva capacidad marca una forma optimizada de administrar y analizar los datos de la organización de manera eficiente.
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