Google amplía las capacidades de firma electrónica a los archivos PDF en Google Drive
En una mejora significativa de sus herramientas de productividad, Google ha ampliado la funcionalidad de su función de firma electrónica, lanzada originalmente para Google Docs a principios de este año, para incluir la capacidad de solicitar firmas electrónicas en archivos PDF almacenados en Google Drive. Esta medida simplifica el proceso de firma de varios tipos de contratos oficiales, atendiendo a los usuarios que exigen rapidez y comodidad.
Comprender las firmas electrónicas
Para quienes no lo conozcan, una firma electrónica es el equivalente digital de una firma manuscrita. Este innovador sistema permite a los usuarios firmar documentos con mayor eficiencia en comparación con los métodos tradicionales que dependen del papel. Como resultado, las organizaciones pueden agilizar las operaciones y mejorar la gestión del flujo de trabajo.
Características principales de la firma electrónica de Google
La función de firma electrónica actualizada proporciona varias capacidades centradas en el usuario:
- Solicitudes multiusuario: los usuarios pueden solicitar firmas de varias personas, incluso si no tienen cuentas de Gmail.
- Seguimiento del estado: los usuarios pueden monitorear fácilmente el estado de las solicitudes de firma pendientes y acceder a los contratos completados.
- Gestión de plantillas: la función admite plantillas de contrato, lo que facilita solicitudes repetidas de firma electrónica.
- Registro de auditoría: se mantiene un registro organizado de los contratos completados para referencia de los usuarios.
Campos personalizados y opciones de firma
Según un anuncio reciente de Google, la herramienta de firma electrónica admite campos personalizados, como número de teléfono, cargo e información de la empresa. Los destinatarios pueden firmar contratos cómodamente desde su computadora de escritorio o dispositivos móviles, lo que hace que el proceso sea muy accesible.
Control administrativo y gestión documental
Los administradores de Google Workspace tienen la última palabra a la hora de habilitar o deshabilitar la función de firma electrónica a través de la Consola de administración de Google. Esta flexibilidad permite realizar ajustes para unidades organizativas específicas, incluidos departamentos o equipos. Es importante tener en cuenta que una vez que se inicia una solicitud de firma en un archivo PDF, este se bloquea y no se puede modificar, aunque los usuarios pueden seguir administrando su ubicación dentro de su Drive.
Cronograma de implementación y disponibilidad
La implementación de la compatibilidad con firmas electrónicas para archivos PDF se está realizando de manera gradual y esta funcionalidad estará disponible para determinados niveles de Google Workspace, incluidos:
- Negocios (Estándar/Plus)
- Empresa (Starter/Standard/Plus)
- Essentials y Enterprise Essentials Plus
- Educación Plus
- Suscriptores individuales
Se espera que esta función esté completamente accesible para todos los usuarios elegibles dentro de aproximadamente dos semanas.
Nuevas funciones en Google Drive
La incorporación de la compatibilidad con firmas electrónicas se suma a una serie de mejoras recientes de funciones para Google Drive. Entre estas actualizaciones, Google lanzó una nueva versión beta de Google Drive para PC con Windows basados en ARM, proporcionó opciones para que los administradores migren datos de OneDrive a Google Drive e implementó restricciones de acceso para carpetas compartidas para reforzar la seguridad.
Para obtener más información sobre estas actualizaciones, visite la fuente .
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