Gestión sin esfuerzo: guía para programar reuniones periódicas de Zoom

¿Está cansado de programar repetidamente las mismas reuniones de Zoom? Esta tediosa tarea puede volverse bastante frustrante con el tiempo, pero existe una forma brillante de recuperar su agenda utilizando la función de reuniones recurrentes de Zoom. Esta guía lo guiará a través del proceso simplificado de programación, administración y realización de sus reuniones recurrentes de Zoom, lo que mejorará significativamente su productividad.

Cómo dominar el arte de programar reuniones periódicas de Zoom

Como recién llegado a Zoom o incluso como usuario experimentado, aprender a programar de manera eficaz una reunión recurrente puede transformar su experiencia de colaboración virtual. Comience accediendo al portal web de Zoom o iniciando la aplicación Zoom y seleccionando el botón Programar.

Ingresa los detalles esenciales de la reunión, incluidos el tema, la fecha, la hora y la duración. Asegúrate de seleccionar la zona horaria adecuada, un paso importante si estás coordinando con equipos internacionales.¡No olvides marcar la casilla junto a Reunión recurrente para desbloquear esta función que te permite ahorrar tiempo!

A continuación, elegirás la frecuencia con la que se realizará la reunión: las opciones incluyen diaria, semanal, mensual o incluso sin horario fijo para aquellas reuniones menos frecuentes.

También tienes la oportunidad de determinar una fecha de finalización o limitar la cantidad de veces que se repetirán las reuniones. Si lo prefieres, puedes permitir que tus reuniones continúen indefinidamente.

Explora las configuraciones adicionales disponibles, como las preferencias de audio y la habilitación de video tanto para los anfitriones como para los asistentes, lo que mejora la participación durante tus reuniones. Para mayor seguridad, considera implementar una sala de espera o protección con contraseña. Por último, haz clic en Guardar para generar tu enlace y tu ID de reunión exclusivos, y asegúrate de compartirlos con los participantes para tener acceso sin inconvenientes a cada sesión.

Cómo editar sus reuniones periódicas de Zoom

¿Necesitas ajustar tu reunión periódica? Abre la aplicación Zoom y haz clic en los tres puntos ( … ) junto a la entrada de la reunión. Luego, selecciona Editar.

En este mensaje, puede modificar detalles como la fecha, la hora, la duración o la frecuencia de la reunión. También es su oportunidad de agregar o eliminar participantes y coanfitriones, o de ajustar la configuración de seguridad. Una vez que termine de realizar cambios, no olvide guardarlos para asegurarse de que se apliquen a todas las reuniones futuras de la serie.

Cómo iniciar sus reuniones recurrentes de Zoom

Iniciar su reunión recurrente es sencillo, dependiendo de cómo acceda a Zoom:

¿Estás usando la aplicación de escritorio Zoom? Navega hasta Reuniones, busca tu reunión periódica en la lista y haz clic en Iniciar.
¿Accede a través del portal web de Zoom? Inicie sesión en su cuenta y haga clic en Reuniones. Luego, presione Iniciar junto a la lista de reuniones.
Si ha integrado Zoom con Google Calendar o Outlook, simplemente toque Unirse con Zoom para obtener acceso instantáneo.

Para disfrutar de una mejor experiencia, te recomiendo que sincronices Zoom con el servicio de calendario que uses. Esta integración permite que cualquier cambio que realices en tu calendario principal se refleje en Zoom y viceversa, lo que en última instancia aumenta tu eficiencia.

La sincronización es tan sencilla como copiar el enlace de la reunión de Zoom en un nuevo evento del calendario. Explora más funciones de Zoom para optimizar tus reuniones remotas.

Cómo agregar y eliminar anfitriones de una reunión periódica

Si necesita ajustar los anfitriones de sus reuniones, navegue a Reuniones -> su reunión recurrente -> Editar.

Para agregar un nuevo anfitrión, seleccione Anfitriones alternativos y luego ingrese las direcciones de correo electrónico asociadas con sus cuentas de Zoom.

Para eliminar un host, simplemente elimine su correo electrónico de la sección Hosts alternativos. Asegúrese de hacer clic en Guardar para confirmar los cambios. Tenga en cuenta que se necesitan privilegios administrativos para realizar estas acciones.

Eliminar o detener reuniones periódicas

Los cambios de vida pueden obligar a suspender por completo la serie de reuniones. A continuación, le indicamos cómo:

En la página de inicio, haga clic en los tres puntos ( … ) junto a su reunión, seleccione Eliminar y elija entre Solo esta reunión o Todas las reuniones de esta serie.
Presione Continuar para finalizar el proceso.

Complete la acción confirmando la solicitud. Si ha vinculado Zoom con Outlook o Google Calendar, tenga en cuenta que es posible que los cambios no se actualicen de inmediato; por lo tanto, es conveniente volver a comprobarlo.

Utilizar la función de reuniones periódicas de Zoom es una solución innovadora para mantener un cronograma consistente y productivo. Como se detalla en esta guía, tienes una variedad de opciones para iniciar, modificar o sincronizar tus reuniones. Configura tu primera reunión periódica de Zoom sin esfuerzo y considera explorar cómo grabar una sesión de Zoom para distribuirla a quienes puedan perderse la oportunidad.

Crédito de la imagen: Unsplash. Todas las capturas de pantalla son de Henderson Jayden Harper

Preguntas frecuentes

1.¿Cómo programo una reunión recurrente de Zoom?

Para programar una reunión recurrente de Zoom, inicie sesión en el portal web o la aplicación de Zoom, haga clic en «Programar», complete los detalles de la reunión, marque la opción «Reunión recurrente» y seleccione la frecuencia de recurrencia deseada antes de guardar.

2.¿Puedo editar una reunión recurrente de Zoom existente?

¡Sí! Para editar una reunión recurrente de Zoom, abre la aplicación Zoom, busca la reunión, haz clic en los tres puntos que se encuentran junto a ella, selecciona «Editar», realiza los cambios y guárdalos para actualizar todas las reuniones.

3.¿Qué debo hacer si necesito eliminar una reunión recurrente de Zoom?

Para eliminar una reunión recurrente de Zoom, vaya a su lista de reuniones, haga clic en los tres puntos junto a la reunión, seleccione «Eliminar», elija si desea eliminar solo esta reunión o todas las reuniones futuras de la serie y confirme la acción.

Fuente e imágenes