Cómo agregar etiquetas a tus archivos en tu PC para una mejor organización

A medida que tu ordenador se llena de archivos, gestionarlos de forma eficiente puede convertirse en una tarea titánica. Es posible que te encuentres desplazándote sin cesar por las carpetas, intentando recordar los nombres de los documentos y lamentando las oportunidades perdidas para una mejor organización. Este problema no es único: muchos usuarios, independientemente de su nivel de organización, tienen dificultades con el creciente desorden digital.

La buena noticia es que Windows ofrece una solución sencilla para optimizar la gestión de archivos: la posibilidad de añadir etiquetas descriptivas a los documentos. Esta función simplifica enormemente la búsqueda de archivos, independientemente de dónde estén almacenados en el dispositivo.

Cómo las etiquetas pueden mejorar la gestión de archivos

Búsqueda de archivos simplificada

Explorador de archivos y ventana de propiedades — Imagen de Pankil Shah — No se requiere atribución

Tu ordenador personal probablemente contiene una colección de documentos, imágenes y descargas que has acumulado a lo largo de los años. Aunque recuerdes que un archivo existe en algún lugar de tu sistema, localizarlo suele implicar navegar por innumerables carpetas y unidades. Si bien el Explorador de archivos ofrece funciones de búsqueda para ayudarte a refinar los resultados, encontrar el archivo exacto aún puede ser una tarea ardua. Normalmente necesitas recordar nombres o ubicaciones específicas, lo cual puede ser complicado con miles de archivos a tu disposición.

Aquí es donde el etiquetado puede mejorar significativamente tu flujo de trabajo. Las etiquetas son, esencialmente, palabras clave que proporcionan contexto adicional a tus archivos, mejorando su organización más allá de simples nombres o ubicaciones en carpetas. Al usar etiquetas, puedes categorizar tus archivos según temas, proyectos o importancia, lo que hace que la búsqueda sea mucho más intuitiva.

Imagina que gestionas un proyecto complejo. Un directorio puede contener contratos, otra sección, archivos PDF de investigación, y otra más, imágenes. Sin etiquetas, cada elemento se encuentra en carpetas separadas, lo que dificulta la búsqueda de un documento específico. Al implementar etiquetas como el nombre del proyecto y calificadores como «urgente», «borrador» o «referencia», creas un sistema más coherente. Además, Windows permite asignar varias etiquetas a un mismo archivo, lo que mejora aún más la organización.

Agregar etiquetas a tus archivos sin esfuerzo

Unos pocos clics

Una de las principales ventajas del etiquetado de archivos en Windows es su sencillez. Para etiquetar un archivo, haz clic derecho sobre él, selecciona Propiedades y ve a la pestaña Detalles. En esa sección, encontrarás el campo Etiquetas, donde puedes introducir las palabras clave que desees, separándolas con punto y coma. Por ejemplo, podrías etiquetar un archivo de propuesta de proyecto con etiquetas como « proyectoX; propuesta; borrador ».Tras pulsar Aplicar y luego Aceptar, las etiquetas se añadirán correctamente.

Además, si trabajas con aplicaciones de Microsoft Office como Word, Excel o PowerPoint, puedes incorporar etiquetas directamente en tus documentos al guardarlos. Esto garantiza que tus archivos conserven sus etiquetas, incluso si los mueves dentro de tu sistema.

Etiquetar archivos no tiene por qué ser un proceso repetitivo para cada uno. Si usas Windows 11, puedes añadir etiquetas a varios archivos a la vez. Solo tienes que mantener pulsada la tecla Ctrl mientras seleccionas los archivos que quieres etiquetar, hacer clic con el botón derecho en los elementos seleccionados, elegir Propiedades y añadir las etiquetas.

Tenga en cuenta que no todos los tipos de archivos admiten el etiquetado en Windows 11. Si no encuentra la sección Etiquetas en la pestaña Detalles para determinados archivos, significa que esos formatos de archivo no permiten el etiquetado.

Localiza rápidamente tus archivos con el etiquetado inteligente.

Buscar cualquier archivo en segundos

Una vez que hayas etiquetado tus archivos, encontrarlos será mucho más fácil. Para empezar, ve a la carpeta que contiene los archivos etiquetados. Haz clic en la opción «Ver» en la parte superior y selecciona «Detalles». Si la columna «Etiquetas» no está visible, haz clic con el botón derecho en la barra de título y activa la opción «Etiquetas». Luego, puedes hacer clic en el encabezado de la columna «Etiquetas» para organizar tus archivos según estas etiquetas.

Si desea filtrar archivos por etiquetas específicas, simplemente haga clic en la flecha hacia abajo junto al encabezado de la columna «Etiquetas» y seleccione las etiquetas deseadas. Esta acción reducirá la lista de archivos mostrados a aquellos que coincidan con los criterios seleccionados.

Sin embargo, para ordenar archivos por etiquetas, es necesario saber en qué carpeta se encuentran. Si no está seguro de su ubicación, puede realizar una búsqueda exhaustiva en todo su equipo. Para ello, haga clic en el cuadro de búsqueda de la esquina superior derecha, escriba «etiquetas:» seguido de la etiqueta que desea buscar y pulse Intro. Por ejemplo, para encontrar archivos con la etiqueta «Proyecto», escriba «etiquetas:Proyecto» y Windows mostrará los archivos relevantes.

Aunque existen numerosos métodos para gestionar archivos y mejorar su localización, el etiquetado ofrece un enfoque transformador para la organización de archivos. Con las etiquetas, se eliminan las limitaciones de las jerarquías de carpetas y los nombres de archivo, lo que permite un sistema altamente adaptable y con capacidad de búsqueda que se ajusta a su flujo de trabajo.

Fuentes e imágenes