Haben Sie sich schon einmal in einem Microsoft Teams-Anruf befunden und wurden von einer unerwünschten Benachrichtigung aus einem privaten Chat überrascht? Dieses häufige Dilemma kann zu unangenehmen Momenten führen. Doch es gibt gute Nachrichten: Es gibt verschiedene Methoden, um diese Unterbrechungen bei der Bildschirmfreigabe zu vermeiden.
Microsoft Teams zeigt standardmäßig während Besprechungen und bei der Bildschirmfreigabe Popup-Benachrichtigungen an, die allen Teilnehmern persönliche Nachrichten, Reaktionen und Anrufbenachrichtigungen anzeigen. Dieser Leitfaden bietet Teams-Benutzern praktische Lösungen, damit die Bildschirmfreigabe professionell und ablenkungsfrei bleibt.
Verwenden des Windows-Fokus-Assistenten
Wenn Sie Teams auf einem Windows-Gerät verwenden, ist Focus Assist eine effektive Lösung. Diese Funktion ist sowohl in Windows 10 als auch in Windows 11 verfügbar und unterstützt Sie bei der Konzentration, indem sie Benachrichtigungen, Töne und Warnungen in kritischen Momenten blockiert.
Um den Fokus-Assistenten zu aktivieren, klicken Sie auf das Benachrichtigungssymbol unten rechts in Ihrer Taskleiste und wählen Sie „Fokus-Assistent“. Wählen Sie entweder „Nur Alarme“ oder „Nur Priorität“. Alternativ können Sie unter „Einstellungen > System > Fokus-Assistent“ automatische Regeln anpassen, beispielsweise:
- Aktivieren Sie beim Duplizieren Ihres Displays
- Zu bestimmten Zeiten
- Bei Verwendung einer Anwendung im Vollbildmodus
Damit Focus Assist ordnungsgemäß funktioniert, gehen Sie zu Teams > Einstellungen > Benachrichtigungen > Benachrichtigungsstil > Windows. Diese Anpassung ermöglicht es Focus Assist, Teams-Benachrichtigungen effektiv zu verwalten.
Aktivieren des „Nicht stören“-Modus von Teams
Eine weitere praktische Methode ist die Aktivierung des „Nicht stören“ -Modus (DND) direkt in Teams. Im Gegensatz zum umfassenderen Fokus-Assistenten unterdrückt DND nur Benachrichtigungen von Teams selbst. Das bedeutet, dass Sie möglicherweise weiterhin andere Messaging-Anwendungen auf DND konfigurieren müssen, wenn Sie Benachrichtigungen vollständig einschränken möchten.
Die Aktivierung von „Nicht stören“ in Teams ist ganz einfach: Klicken Sie auf Ihr Profilbild, navigieren Sie zum Statusmenü und wählen Sie „ Nicht stören“. Dadurch werden alle Benachrichtigungen von Teams unterdrückt. Sie können jedoch Prioritätskontakte festlegen, sodass deren Benachrichtigungen diesen Modus umgehen. Gehen Sie dazu zu „Einstellungen > Datenschutz > Prioritätszugriff verwalten“. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion sowohl in der Desktop- als auch in der mobilen Version von Teams verfügbar ist.
Anpassen von Meeting-spezifischen Benachrichtigungen
Für Nutzer, die über die Progressive Web App (PWA) auf Teams zugreifen, besteht die Möglichkeit, Benachrichtigungen während Besprechungen stummzuschalten. Gehen Sie dazu zu Einstellungen > Benachrichtigungen > Besprechungen und Anrufe (oder Benachrichtigungen und Aktivitäten in der Webversion) und suchen Sie nach „Benachrichtigungen während Besprechungen und Anrufen stummschalten“. Microsoft weist jedoch darauf hin, dass die Wirksamkeit dieser Methode variieren kann, weshalb Focus Assist oder DND aufgrund ihrer Verfügbarkeit bevorzugt werden.
Die Webversion von Teams bietet zudem weitere nützliche Einstellungen, wie etwa „Nachrichten- und Inhaltsvorschau in Benachrichtigungen anzeigen“ und „Benachrichtigungen auf dem Desktop anzeigen, wenn mein Teams-Tab nicht angezeigt wird“. Die erste Option ist besonders nützlich, wenn Sie auf wichtige Nachrichten warten, deren Inhalt aber nicht öffentlich anzeigen möchten.
Best Practices für die Bildschirmfreigabe
Neben den oben genannten Methoden sollten Sie bei der Bildschirmfreigabe auch auf digitale Hygiene achten. Schließen Sie zunächst den Chat-Bereich, bevor Sie Ihren Bildschirm freigeben, um Vorschaunachrichten zu vermeiden. Wählen Sie außerdem die Option, ein einzelnes Fenster statt des gesamten Bildschirms freizugeben, um die Anzeige der Teilnehmer effektiv einzuschränken.
Microsoft Teams bietet zwar verschiedene Funktionen zur Verwaltung von Benachrichtigungen während Anrufen, es besteht jedoch offensichtlich noch Verbesserungsbedarf. Mit diesem Leitfaden sind Sie nun bestens gerüstet, um peinliche Benachrichtigungsprobleme während Präsentationen elegant zu vermeiden. Genießen Sie nahtlose Bildschirmfreigabe!
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