So fügen Sie Ihrem PC Dateitags hinzu, um Ihre Dateien besser zu organisieren

Wenn sich auf Ihrem Computer immer mehr Dateien ansammeln, kann deren effiziente Verwaltung zu einer echten Herausforderung werden. Sie scrollen womöglich endlos durch Ordner, versuchen, sich an Dokumentnamen zu erinnern, und ärgern sich über verpasste Gelegenheiten für eine bessere Organisation. Dieses Problem ist nicht ungewöhnlich – viele Nutzer, unabhängig von ihrem Organisationsniveau, kämpfen mit dem stetig wachsenden digitalen Chaos.

Die gute Nachricht: Windows bietet eine einfache Lösung zur Optimierung Ihrer Dateiverwaltung: die Möglichkeit, Ihren Dokumenten beschreibende Tags hinzuzufügen. Diese Funktion vereinfacht das Auffinden von Dateien erheblich, unabhängig davon, wo diese auf Ihrem Gerät gespeichert sind.

Wie Tags Ihre Dateiverwaltung verbessern können

Einfache Dateisuche

Datei-Explorer und Eigenschaftenfenster — Bild von Pankil Shah — Keine Namensnennung erforderlich

Auf Ihrem PC befinden sich wahrscheinlich zahlreiche Dokumente, Bilder und Downloads, die Sie über die Jahre angesammelt haben. Sie erinnern sich vielleicht, dass eine bestimmte Datei irgendwo auf Ihrem System existiert, doch die Suche danach erfordert oft das Durchsuchen unzähliger Ordner und Laufwerke. Obwohl der Datei-Explorer Suchfunktionen bietet, um die Ergebnisse einzugrenzen, kann die Suche nach der exakten Datei dennoch zeitaufwendig sein. In der Regel müssen Sie sich an bestimmte Namen oder Speicherorte erinnern, was bei Tausenden von Dateien schwierig sein kann.

Hier kann die Verwendung von Tags Ihren Workflow deutlich verbessern. Tags sind im Wesentlichen Schlüsselwörter, die Ihren Dateien zusätzlichen Kontext verleihen und deren Organisation über bloße Namen oder Ordnerstrukturen hinaus optimieren. Mithilfe von Tags können Sie Ihre Dateien nach Themen, Projekten oder Wichtigkeit kategorisieren und so das Auffinden wesentlich intuitiver gestalten.

Stellen Sie sich vor, Sie verwalten ein vielschichtiges Projekt. Ein Verzeichnis enthält Verträge, ein anderes PDFs mit Forschungsergebnissen und ein weiteres Bilder. Ohne Tags ist jedes Element in einem separaten Ordner abgelegt, was die Suche nach einem bestimmten Dokument mühsam macht. Durch die Verwendung von Tags wie dem Projektnamen und Zusätzen wie „dringend“, „Entwurf“ oder „Referenz“ schaffen Sie ein übersichtlicheres System. Windows ermöglicht es Ihnen außerdem, einer einzelnen Datei mehrere Tags zuzuweisen und so die Organisation weiter zu verbessern.

Dateien mühelos mit Tags versehen

Ein paar einfache Klicks

Einer der größten Vorteile der Dateikennzeichnung unter Windows ist ihre einfache Handhabung. Um eine Datei zu kennzeichnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, wählen Sie „Eigenschaften“ und wechseln Sie dann zum Tab „Details“. Dort finden Sie das Feld „Schlagwörter“, in das Sie Ihre gewünschten Schlüsselwörter eingeben und mehrere Schlagwörter durch Semikolons trennen können. Beispielsweise könnten Sie eine Projektvorschlagsdatei mit Schlagwörtern wie „ ProjektX; Vorschlag; Entwurf “ kennzeichnen. Nach dem Klicken auf „Anwenden “ und anschließend auf „OK“ werden Ihre Schlagwörter hinzugefügt.

Wenn Sie mit Microsoft Office-Anwendungen wie Word, Excel oder PowerPoint arbeiten, können Sie außerdem beim Speichern direkt in Ihre Dokumente Tags einfügen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Dateien ihre Tags behalten, selbst wenn sie innerhalb Ihres Systems verschoben werden.

Das Taggen muss nicht für jede einzelne Datei wiederholt werden. Unter Windows 11 können Sie Tags zu mehreren Dateien gleichzeitig hinzufügen. Halten Sie dazu einfach die Strg- Taste gedrückt, während Sie die gewünschten Dateien auswählen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Elemente, wählen Sie „Eigenschaften“ und geben Sie Ihre Tags ein.

Beachten Sie, dass nicht alle Dateitypen unter Windows 11 das Taggen unterstützen. Wenn Sie den Abschnitt „Tags“ unter der Registerkarte „Details“ für bestimmte Dateien nicht finden, bedeutet dies, dass diese Dateiformate das Taggen nicht zulassen.

Finden Sie Ihre Dateien schnell dank intelligenter Verschlagwortung

Suche nach beliebigen Dateien in Sekundenschnelle

Sobald Sie Ihre Dateien mit Tags versehen haben, lassen sie sich deutlich schneller wiederfinden. Navigieren Sie zunächst zu dem Ordner mit Ihren getaggten Dateien. Klicken Sie oben auf „ Ansicht“ und wählen Sie „Details“. Falls die Spalte „Tags“ nicht sichtbar ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Titelleiste und aktivieren Sie „Tags“. Anschließend können Sie auf die Spaltenüberschrift „ Tags“ klicken, um Ihre Dateien anhand dieser Tags zu sortieren.

Um Dateien nach bestimmten Schlagwörtern zu filtern, klicken Sie einfach auf den nach unten zeigenden Pfeil neben der Spaltenüberschrift „Schlagwörter“ und wählen Sie die gewünschten Schlagwörter aus. Dadurch werden nur noch die Dateien angezeigt, die Ihren Kriterien entsprechen.

Um Dateien anhand von Tags zu sortieren, müssen Sie den Ordner kennen, in dem sie sich befinden. Falls Sie den Speicherort nicht kennen, können Sie trotzdem eine umfassende Suche auf Ihrem gesamten PC durchführen. Klicken Sie dazu auf das Suchfeld oben rechts, geben Sie „tags:“ gefolgt vom gewünschten Suchtag ein und drücken Sie die Eingabetaste. Um beispielsweise Dateien mit dem Tag „Projekt“ zu finden, geben Sie „tags: Projekt“ ein. Windows zeigt Ihnen dann alle relevanten Dateien an.

Es gibt zwar zahlreiche Methoden zur Dateiverwaltung und -findung, doch die Verwendung von Tags bietet einen revolutionären Ansatz für die Dateiorganisation. Mit Tags befreien Sie sich von den Einschränkungen herkömmlicher Ordnerhierarchien und Dateinamen und erhalten ein hochgradig anpassungsfähiges, durchsuchbares System, das sich nahtlos in Ihren Workflow integriert.

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