Microsoft verbessert die Dateifreigabe in Microsoft 365 durch verbesserte Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit

Verbesserungen bei der Dateifreigabe mit Microsoft 365

Dateifreigabe ist aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Aktuelle Statistiken von Microsoft zeigen, dass monatlich über 1, 2 Milliarden Nutzer in Microsoft 365 den Dateifreigabedialog nutzen. Um diesen Prozess zu optimieren, führt Microsoft mehrere wichtige Verbesserungen ein, die die Dateifreigabe einfacher, sicherer und intelligenter machen sollen. Zu den wichtigsten neuen Funktionen gehören unter anderem Hero Links, verbesserte Sicherheitsprotokolle und die Möglichkeit, Berechtigungen in großen Mengen zu aktualisieren.

Die Einführung von Hero Links

Um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern, verwendet Microsoft 365 jetzt für jede Datei einen eindeutigen Hero-Link. Dieser einzelne Link regelt die Zugriffsberechtigungen und vereinfacht den Freigabeprozess. Unabhängig davon, ob der Link aus der Adressleiste des Browsers kopiert, über die Option „Link kopieren“ erstellt oder direkt an eine E-Mail angehängt wird, verwenden Benutzer stets denselben Hero-Link. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn Zugriffsberechtigungen für zuvor freigegebene Links korrigiert werden müssen.

Die aktualisierte Freigabe-Benutzeroberfläche in Microsoft 365

Verbesserte Sicherheitsfunktionen

In puncto Sicherheit stellen Hero Links sicher, dass nur Personen Zugriff erhalten, die zuvor zur Ansicht des Dokuments autorisiert sind. Wenn zusätzlichen Benutzern Zugriff gewährt wird, werden diese in der neuen Freigabeoberfläche als unternehmensextern gekennzeichnet. Darüber hinaus können IT-Administratoren das Standardverhalten bei der Freigabe an die Sicherheitsanforderungen ihres Unternehmens anpassen. Neue Zugriffskontrollen ermöglichen es Administratoren zudem festzulegen, wer Zugriffseinstellungen ändern oder zusätzliche Benutzer einladen darf.

Erweiterte Zugriffsfunktionen

Zusätzliche Funktionen ermöglichen Nutzern eine effiziente Verwaltung von Berechtigungen. Zu den Verbesserungen gehören die Möglichkeit, den Zugriff für mehrere Nutzer gleichzeitig zu aktualisieren, zusätzliche Freigabelinks für eine individuelle Steuerung zu erstellen und Links bei Bedarf umzubenennen. Diese Verbesserungen bieten Nutzern mehr Flexibilität und Kontrolle bei der Dokumentenfreigabe.

KI-Integration mit Copilot

Eine bemerkenswerte Neuerung ist die Integration von Copilot in die Freigabeoberfläche. Nutzer können die KI nun bitten, eine kurze Zusammenfassung des Dokuments zu erstellen, die in ihre E-Mails eingefügt werden kann. Zusätzlich können Absender wählen, ob der Empfänger über die freigegebene Datei benachrichtigt werden soll, was den Freigabeprozess weiter individualisiert.

Ausblick

Diese umfassenden Verbesserungen der Freigabeoberfläche werden voraussichtlich Ende 2025 in Microsoft 365 eingeführt. Weitere Updates zu diesen Änderungen werden von Microsoft im Laufe dieses Jahres bereitgestellt. Detaillierte Informationen finden Sie in diesem Blogbeitrag.

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