Update zur Autoarchivierungsfunktion von Microsoft für Exchange Online
Kürzlich kündigte Microsoft eine interessante neue Funktion für Exchange Online an: die Auto-Archivierung. Diese Funktion verschiebt die ältesten E-Mails automatisch in ein Archiv, sobald das primäre Postfach 90 % seiner Kapazität erreicht. Diese Funktion ist zwar vielversprechend, stößt aber bei Benutzern und IT-Administratoren aufgrund ihres automatischen Charakters und der fehlenden Opt-out-Option auf erhebliche Bedenken.
Rollout verzögert sich aufgrund von Gegenreaktionen
Der ursprünglich für den 15. Oktober geplante Rollout der Auto-Archivierungsfunktion wurde nun verschoben. Diese Entscheidung folgt auf umfangreiches Feedback aus der IT-Community, das auf weit verbreitete Unzufriedenheit mit der abrupten Umsetzung einer so bedeutenden Änderung hindeutet. In einem aktuellen Update seines Blogbeitrags nahm Microsoft die Bedenken der Nutzer zur Kenntnis:
Wir haben Ihr Feedback berücksichtigt und arbeiten an einem überarbeiteten Veröffentlichungsplan für diese Funktion. Wir werden diesen Beitrag (und den Veröffentlichungsplan) in Kürze entsprechend aktualisieren.
Bedenken von IT-Administratoren
Das Feedback zum ursprünglichen Beitrag spiegelt die Frustration und Verwirrung unter IT-Administratoren wider. Ein Administrator wies darauf hin, dass die Umsetzung einer umfassenden Änderung der Aufbewahrungsrichtlinien mit nur einer Woche Vorlaufzeit verwirrend und letztlich unklug sei. Viele Unternehmen, so der Administrator, hätten viel Zeit – manchmal bis zu sechs Monate – in die Diskussion und Festlegung ihrer Aufbewahrungsrichtlinien investiert, nur um diese durch diese plötzliche Änderung möglicherweise zu stören.
Ein anderer IT-Experte wies auf bestehende Systeme hin, die Benutzer benachrichtigen, wenn ihre Postfächer fast voll sind. Diese Benachrichtigungen ermöglichen es Benutzern, ihre E-Mails effektiver zu verwalten und nicht benötigte Elemente proaktiv zu löschen oder in Archive zu verschieben. Die erzwungene automatische Archivierung kann jedoch zu Verwirrung bei Benutzern führen, die plötzlich feststellen, dass E-Mails fehlen, was letztendlich zu unnötigen Archivpostfächern führt.
Auswirkungen auf die organisatorische Kontrolle
Die Reaktion der Community deutet auf eine allgemeinere Besorgnis über den Kontrollverlust bei der E-Mail-Verwaltung hin, der bestehende Arbeitsabläufe stören könnte. Das Feedback aus öffentlichen Kommentaren spiegelt wahrscheinlich nur einen Bruchteil der allgemein empfundenen Unzufriedenheit wider; es ist plausibel, dass Microsoft über private Kanäle zusätzliche Kritik erhalten hat, die zu dieser Verzögerung geführt hat.
Nächste Schritte für Microsoft und IT-Administratoren
Während Microsoft seinen Ansatz für die Autoarchivierungsfunktion neu bewertet, ist es für IT-Abteilungen weiterhin wichtig, über Updates informiert zu bleiben. In der sich schnell entwickelnden digitalen Landschaft müssen Funktionen, die sich auf Workflow und Benutzererfahrung auswirken, sorgfältig und mit angemessener Kommunikation implementiert werden.
Um die neuesten Entwicklungen in Bezug auf die automatische Archivierung und andere Funktionen zu erfahren, folgen Sie den offiziellen Kanälen von Microsoft und schauen Sie regelmäßig vorbei, um das Feedback der Benutzerbasis zu verarbeiten.
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