Microsoft 365 Word fügt SharePoint eSignature-Funktion hinzu, um Signaturtools von Drittanbietern zu eliminieren

Microsoft hat eine wichtige Ankündigung zur Erweiterung seiner Microsoft 365-Suite veröffentlicht, die sich speziell an Word-Nutzer richtet. Das Unternehmen wird in Kürze eine integrierte eSignature-Funktion auf Basis von SharePoint einführen, mit der Nutzer elektronische Signaturen direkt in der Word-Anwendung erhalten können.

Diese innovative Funktion ermöglicht es Kunden, elektronische Signaturen anzufordern, ohne Dokumente umständlich in PDF-Formate konvertieren oder die Word-Oberfläche verlassen zu müssen. Dadurch können Anwender mit einer deutlichen Beschleunigung ihrer Dokumenten-Workflows rechnen.

Darüber hinaus erleichtert die neue eSignature-Integration von Microsoft die Erstellung von eSignature-Vorlagen. Diese vereinfachte Dokumentenfreigabe macht nicht nur physische Unterschriften überflüssig, sondern stärkt auch die Compliance und Sicherheit im Microsoft 365-Ökosystem.

Für Fachleute, die häufig mehrere Unterschriften für Dokumente benötigen, stellt diese Funktion eine deutliche Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit dar. Dank der nativen Integration müssen Benutzer Dokumente nicht mehr in PDFs exportieren und extern unterschreiben. Dieser strategische Schritt verschafft Microsoft einen Vorteil, da Unternehmen, die derzeit auf Signaturlösungen von Drittanbietern angewiesen sind, nun eine eingebettete Funktionalität in Word nutzen können. Dies steigert die Wettbewerbsfähigkeit der Microsoft-Angebote im Vergleich zu konkurrierenden Office-Suiten wie Google Workspace.

Verbesserte Integration für Effizienz und Sicherheit

Die eSignatur-Funktion in Word ist nahtlos integriert. So können Benutzer ganz einfach Signaturfelder hinzufügen und Unterschriften von anderen anfordern – alles in der vertrauten Word-Umgebung. Um auf diese Funktion zuzugreifen, navigieren Benutzer einfach zum Menüband „Einfügen“ in Word.

Wenn eine Signaturanfrage aus Word gesendet wird, erhält der Empfänger eine automatisch generierte PDF-Version des Dokuments zur Unterschrift. Nach der Signatur wird das PDF am selben SharePoint-Speicherort wie das ursprüngliche Word-Dokument gespeichert. Dies gewährleistet die Sicherheit des gesamten Prozesses, da die Dokumente innerhalb der Vertrauensgrenzen von Microsoft 365 bleiben und ein robustes Sicherheits- und Compliance-Framework bieten.

Diese Integration ist besonders für Organisationen mit wiederkehrenden Signaturaufgaben von Vorteil, da problemlos eSignatur-Vorlagen für die fortlaufende Verwendung erstellt werden können.

Darüber hinaus hat Microsoft Funktionen wie einen Prüfpfad und Echtzeitbenachrichtigungen integriert. Sowohl Absender als auch Empfänger erhalten während des gesamten Signaturvorgangs E-Mail-Updates, und Benutzer können den Signaturverlauf – also die Identität der Unterzeichner und den Zeitpunkt – direkt im signierten PDF-Dokument verfolgen.

Darüber hinaus haben Administratoren laut Microsoft die Kontrolle über die Nutzung dieser Funktion in ihren Organisationen. Sie können den Zugriff für bestimmte Benutzer über Office-Gruppenrichtlinien aktivieren oder einschränken oder bestimmte SharePoint-Sites für die Funktion festlegen. Die SharePoint-eSignature-Funktion wird außerdem in das Purview-Audit-Protokoll zur Aktivitätsverfolgung integriert.

Ein entscheidender Aspekt der Sicherheit ist die Einhaltung der Vertrauensgrenze von Microsoft 365. Dadurch wird sichergestellt, dass Unternehmen diese Funktion vertrauensvoll und mit minimalem Risiko nutzen können.

Die automatische Generierung von PDFs ist ein erheblicher Vorteil, da sie den Prozess für Benutzer vereinfacht, da die manuelle PDF-Erstellung entfällt, die zwar nicht komplex, aber eine zeitaufwändige Aufgabe sein kann.

Die eSignature-Funktion von Microsoft verspricht eine Steigerung der betrieblichen Effizienz in Unternehmen, die auf digitale Signaturen angewiesen sind. Sie bietet einen sicheren, beschleunigten Signaturprozess sowie wertvolle Funktionen wie die Aktivitätsverfolgung und stellt damit eine umfassende Lösung für Anwender dar.

Verfügbarkeit und Implementierung für Organisationen

Die Einführung von SharePoint eSignature in Word hat für Microsoft 365-Nutzer in den Beta- und aktuellen Kanälen in Regionen wie den USA, Kanada, Großbritannien, Europa und dem australisch-pazifischen Raum begonnen. Diese Phase wird voraussichtlich Anfang Juli abgeschlossen sein.

Die weltweite Einführung dieser Funktion ist bereits im Gange, sie wird jedoch nicht sofort allgemein verfügbar sein. Microsoft strebt an, bis Ende des Jahres alle Nutzer zu erreichen.

Um diese Funktion zu aktivieren, müssen Administratoren sie im M365 Admin Center aktivieren, indem sie das entsprechende Word-Kontrollkästchen unter SharePoint eSignature aktivieren. Administratoren müssen unbedingt die Richtlinie „Verwendung von SharePoint eSignature für Microsoft Word zulassen“ implementieren, die über Intune, den Gruppenrichtlinien-Manager oder den Cloud Policy-Dienst für Microsoft 365 aktiviert werden kann.

Nach der Genehmigung durch den Administrator können Benutzer über den aktuellen Kanal oder Betakanal von Microsoft 365 direkt in Word Desktop auf SharePoint-eSignaturen zugreifen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die schrittweise Einführung bedeutet, dass nicht alle Benutzer es gleichzeitig erhalten und seine Verfügbarkeit letztendlich von administrativen Maßnahmen abhängt.

Diese neue Funktion soll den an der Unterzeichnung von Dokumenten beteiligten Personen eine erhebliche Zeitersparnis bringen und gleichzeitig die Nutzung von Microsoft Word für Geschäftsabläufe weiter fördern.

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