Google führt die Funktion „Tägliche Exporte“ für die Bestandsberichterstattung auf Laufwerken ein

Inventarexporte aus Google Drive unterstützen jetzt die tägliche Planung

Google erweitert sein Angebot für Google Workspace-Nutzer in Rapid- und Scheduled-Release-Domains durch die Einführung täglicher Exportfunktionen für Google Drive-Inventare nach BigQuery. Dieses bedeutende Upgrade ermöglicht Administratoren tiefere Einblicke in die Dateiverwaltung in ihren Organisationen.

Vorteile des täglichen Datenexports

Durch den Export der Google Drive-Inventardaten können Administratoren verschiedene Aspekte der Dateien ihrer Organisation bewerten, darunter Dateiklassifizierung, Zugriffsberechtigungen und Nutzungsmuster. Das Inventar enthält wichtige Metadaten für jede Datei, wie Größe und verwendete Bezeichnungen, aber nicht den eigentlichen Dateiinhalt.

Aktivieren der Funktion

Laut Google ist diese Funktion standardmäßig deaktiviert und muss auf Domänenebene aktiviert werden. Wenn eine Organisation derzeit einen wöchentlichen Export durchführt, kann der Zeitplan mit den folgenden Schritten auf täglich umgestellt werden:

Gehen Sie zu Menü, dann zu Berichterstellung und wählen Sie Datenintegrationen.
Klicken Sie auf „Drive Inventory Exports“.
Aktivieren Sie die Exportfunktion, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren.
Wählen Sie die entsprechende BigQuery-Projekt-ID zum Speichern der exportierten Daten aus. Wenn das Projekt nicht aufgeführt ist, stellen Sie sicher, dass es in der Google Cloud Console korrekt eingerichtet ist.
Geben Sie den Namen des gewünschten Datensatzes in das Feld „Vorhandener Datensatz“ ein.
Klicken Sie auf Speichern. Wenn ein Fehler auftritt, kann dies darauf hinweisen, dass Ihr Konto nicht über die erforderliche Projekt-IAM-Administratorrolle für das Google Cloud-Projekt verfügt. Beachten Sie, dass die Verarbeitung des ersten Exports ein bis zwei Wochen dauern kann.

Ablauf und Einschränkungen der Daten

Beachten Sie, dass die Standardablauffrist für exportierte Daten nach Aktivierung des Exports 60 Tage beträgt. Danach werden die Daten aus Google Cloud gelöscht. Diese Einstellung kann jedoch in Ihren BigQuery-Konfigurationen angepasst werden.

Es ist auch wichtig zu beachten, dass einige Inhalte vom Export ausgeschlossen sein können, z. B.mit Google Vids erstellte Videos und nicht beanspruchte Jamboard-Dateien.

Berechtigung und Zugang

Die Funktion zum täglichen Exportieren ist für mehrere Editionen von Google Workspace verfügbar, darunter:

Unternehmensstandard
Enterprise Plus
Frontline Plus
Bildungsstandard
Bildung Plus
Enterprise Essentials Plus
Cloud Identity Premium

Google Drive-Inventar — Bild mit freundlicher Genehmigung von Google

Für diejenigen mit bestehenden Google Cloud-Setups stellt diese neue Funktion eine optimierte Möglichkeit dar, Unternehmensdaten effizient zu verwalten und zu analysieren.

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