Google erweitert eSignature-Funktionen auf PDF-Dateien in Google Drive
In einer wesentlichen Verbesserung seiner Produktivitätstools hat Google die Funktionalität seiner eSignature-Funktion erweitert, die ursprünglich Anfang dieses Jahres für Google Docs eingeführt wurde. Sie bietet nun die Möglichkeit, elektronische Signaturen für in Google Drive gespeicherte PDF-Dateien anzufordern. Dieser Schritt vereinfacht den Unterzeichnungsprozess für verschiedene Arten offizieller Verträge und kommt Nutzern entgegen, die Wert auf Geschwindigkeit und Komfort legen.
E-Signaturen verstehen
Für diejenigen, die es nicht kennen: Eine elektronische Signatur oder elektronische Signatur dient als digitales Gegenstück zu einer handschriftlichen Unterschrift. Dieses innovative System ermöglicht es Benutzern, Dokumente effizienter zu unterzeichnen als mit herkömmlichen Methoden, die auf Papier basieren. Dadurch können Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren und ihr Workflow-Management verbessern.
Hauptfunktionen der elektronischen Signatur von Google
Die aktualisierte eSignature-Funktion bietet mehrere benutzerorientierte Funktionen:
- Anfragen mehrerer Benutzer: Benutzer können Signaturen von mehreren Personen anfordern, auch wenn diese kein Gmail-Konto haben.
- Statusverfolgung: Benutzer können den Status ausstehender Signaturanforderungen einfach überwachen und auf abgeschlossene Verträge zugreifen.
- Vorlagenverwaltung: Die Funktion unterstützt Vertragsvorlagen, was wiederholte Anfragen nach elektronischen Signaturen erleichtert.
- Prüfpfad: Eine geordnete Aufzeichnung der abgeschlossenen Verträge wird zur Referenz der Benutzer geführt.
Benutzerdefinierte Felder und Signaturoptionen
Laut einer aktuellen Ankündigung von Google unterstützt das eSignature-Tool benutzerdefinierte Felder wie Telefonnummer, Berufsbezeichnung und Unternehmensinformationen. Empfänger können Verträge bequem über Desktop- oder Mobilgeräte unterzeichnen, was den Prozess sehr zugänglich macht.
Administratorkontrolle und Dokumentenmanagement
Google Workspace-Administratoren haben die Kontrolle darüber, wie sie die eSignature-Funktion über die Google Admin Console aktivieren oder deaktivieren können. Diese Flexibilität ermöglicht Anpassungen für bestimmte Organisationseinheiten, einschließlich Abteilungen oder Teams. Es ist wichtig zu beachten, dass eine Signaturanforderung für eine PDF-Datei gesperrt wird und nicht mehr geändert werden kann, obwohl Benutzer ihren Speicherort in ihrem Drive weiterhin verwalten können.
Zeitplan und Verfügbarkeit der Einführung
Die Einführung der eSignature-Unterstützung für PDF-Dateien erfolgt schrittweise und diese Funktion wird für ausgewählte Google Workspace-Stufen verfügbar sein, darunter:
- Business (Standard/Plus)
- Enterprise (Starter/Standard/Plus)
- Essentials und Enterprise Essentials Plus
- Bildung Plus
- Einzelne Abonnenten
Es wird erwartet, dass diese Funktion innerhalb von etwa zwei Wochen für alle berechtigten Benutzer vollständig zugänglich ist.
Neue Funktionen in Google Drive
Die Einführung der eSignature-Unterstützung ist eine weitere Neuerung in der Funktionserweiterung von Google Drive. Unter anderem hat Google eine neue Betaversion von Google Drive für ARM-basierte Windows-PCs veröffentlicht, Administratoren die Möglichkeit gegeben, OneDrive-Daten nach Google Drive zu migrieren, und zur Erhöhung der Sicherheit Zugriffsbeschränkungen für freigegebene Ordner implementiert.
Weitere Informationen zu diesen Updates finden Sie in der Quelle .
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