Gmail effizient aufräumen mit Notion Mail

Für alle, die Notion bereits nutzen, um ihre Organisation zu verbessern, Ziele zu verwalten oder die Produktivität zu steigern, kann die Integration von Notion Mail ihr Gmail-Erlebnis revolutionieren. Verabschieden Sie sich von Ihrem unordentlichen Posteingang und begrüßen Sie optimierte Kommunikation!

Was ist Notion Mail?

Notion Mail funktioniert unabhängig von der Notion-Hauptanwendung, lässt sich aber problemlos in andere Tools wie Ihren Kalender integrieren. Dieser E-Mail-Client wurde in erster Linie entwickelt, um Ihnen dabei zu helfen, den unübersichtlichen Gmail-Posteingang zu bewältigen, mit dem Sie sich möglicherweise abgefunden haben, und dient als leistungsstarkes Produktivitätstool.

Notion Mail ist derzeit nur mit Gmail kompatibel, weitere Integrationen sind jedoch mit der Weiterentwicklung der Software geplant. Die KI-Funktionen sortieren eingehende E-Mails automatisch, was erhebliche Zeitersparnisse und einen aufgeräumten Posteingang ermöglicht.

Was Notion Mail auszeichnet, ist sein Engagement für Ihre Privatsphäre. Die KI unterstützt zwar bei der Organisation, nutzt Ihre Daten jedoch nicht für Schulungszwecke – so bleiben Ihre persönlichen Daten auch Ihre eigenen. Das Tool ist außerdem SOC2-zertifiziert und HIPAA-konform.

Und noch besser: Notion Mail ist völlig kostenlos! Wenn Sie Notion bereits für Ihre persönliche Organisation nutzen, kann die Verwaltung Ihres Posteingangs Ihre Produktivität enorm steigern.

Verbinden von Notion Mail und Gmail

Der erste Schritt besteht darin, Ihr Gmail-Konto zu verknüpfen. Notion Mail ermöglicht die Verbindung mehrerer Gmail-Konten, verfügt derzeit jedoch nicht über eine konsolidierte Posteingangsfunktion. Als neues Angebot ab April 2025 ist der Zugriff ausschließlich über die Web- oder macOS-App möglich ; mobile Apps sind für später in diesem Jahr geplant.

Folgen Sie den Anweisungen, um Notion Zugriff auf Ihre Nachrichten, Kontakte und mehr zu gewähren. Dies ist Standard bei E-Mail-Clients und ermöglicht eine nahtlose Kontoverwaltung über deren Plattform.

Notion Mail fordert Berechtigungen von Gmail an.

Bei der ersten Einrichtung müssen Sie entscheiden, wie Sie Ihre Posteingangsansichten filtern möchten. Sie werden aufgefordert, zwischen „ Vom Posteingang trennen“ und „Im Posteingang behalten“ zu wählen.Überlegen Sie sich nicht zu lange – diese Einstellung lässt sich später anpassen!

Auswählen von Posteingangsfiltern während der Einrichtung.

Sobald Sie verbunden sind, erwartet Sie eine erfrischend neue Benutzeroberfläche – viel übersichtlicher als das Standardformat von Gmail! Ein sofortiges Upgrade für Ihren Posteingang.

Einrichten von AI-Labels

Hier wird Notion Mail wirklich zum Assistenten, nach dem sich Ihr Posteingang gesehnt hat! Diese Anleitung konzentriert sich auf die Webversion der Anwendung.

Um die KI-Beschriftung zu starten, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Automatische Beschriftung“.Alle in Notion erstellten Beschriftungen werden automatisch mit Gmail synchronisiert und umgekehrt.

Einrichten von automatischen Labels in Notion Mail.

Geben Sie relevante Schlüsselwörter, Absendernamen oder Nachrichtentypen ein, damit Notion erkennt, welche Nachrichten Sie filtern möchten. Beispielsweise hilft die Verwendung des Schlüsselworts „Amazon“ dabei, alle Amazon-Bestellaktualisierungen in einer dedizierten Ansicht zu filtern.

Das Training der KI ist entscheidend. Die KI von Notion benötigt Ihre Eingaben, um Ihren Posteingang effektiv zu verwalten. Je nach E-Mail-Aufkommen müssen Sie möglicherweise einige Minuten warten, bis Notion Mail die Analyse abgeschlossen und das Trainingsfenster angezeigt hat.

Überprüfen Sie die angezeigten Meldungen und wählen Sie aus, welche für Ihr Auto-Label gelten sollen. Sie können das erstellte Label vor dem Abschluss mit der Schaltfläche „Speichern“ sogar umbenennen.

Anfangs fallen Ihnen möglicherweise einige falsch klassifizierte Nachrichten auf. Klicken Sie einfach auf das Etikett neben der Nachricht, um sie zu korrigieren. Dies ist entscheidend für die Feinabstimmung der Filterung verschiedener Nachrichtenkategorien durch Notion AI.

Sie können diese Anpassung auf jede Nachricht in Ihrem Posteingang anwenden, um Notion AI effektiv zu trainieren. Es kann zwar einige Wochen dauern, bis es Ihre Präferenzen vollständig verinnerlicht hat, aber ich habe eine beeindruckende Reduzierung der E-Mails in meinem Posteingang erlebt – von zahlreichen E-Mails auf nur noch wenige, übersichtlich kategorisierte E-Mails.

Antworten Sie schneller mit Notion AI

Notion Mail sortiert Ihre E-Mails nicht nur effizient, sondern integriert auch Notion AI in den E-Mail-Erstellungsprozess. Müssen Sie Ihrem Vorgesetzten eine formelle Antwort verfassen? Weisen Sie Notion einfach an, eine Antwort zu verfassen, und passen Sie diese dann an Ihren Stil und Ihre Stimme an.

Durch die automatische E-Mail-Organisation erhalten Sie einen übersichtlicheren, fokussierteren Posteingang, was Ihre Antwortzeiten beschleunigt.

Unten im Fenster „Verfassen“ finden Sie die Schaltfläche „KI fragen“.Sie können das Eingabeaufforderungsfeld der KI jedoch auch aufrufen, indem Sie in einer neuen Zeile die Leertaste drücken. Dies ermöglicht flüssiges Tippen ohne Unterbrechungen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Notion Mail ein übersichtlicheres und effizienteres E-Mail-Erlebnis bietet. Es ist vielleicht nicht perfekt, aber die Freude, es zum Verwaltungssystem Ihres Posteingangs zu machen, ermöglicht es Ihnen, sich auf wichtige Nachrichten zu konzentrieren. Mein Gmail-Posteingang war noch nie so gut organisiert, was den Anmeldevorgang deutlich vereinfacht.

Wenn Sie hiermit eine der Lösungen von Notion kennenlernen, empfehle ich Ihnen, die Kernanwendung von Notion näher kennenzulernen. Möglicherweise entdecken Sie auch einige weniger bekannte Tipps zur Steigerung Ihrer Produktivität.

Häufig gestellte Fragen

1. Kann Notion Mail mit anderen E-Mail-Anbietern als Gmail verwendet werden?

Derzeit ist Notion Mail nur mit Gmail kompatibel. Zukünftige Updates können mit zunehmender Weiterentwicklung des Tools die Unterstützung weiterer E-Mail-Anbieter beinhalten.

2. Gibt es eine mobile Version von Notion Mail?

Notion Mail ist derzeit nur im Web und auf macOS verfügbar. Mobile Apps werden voraussichtlich noch in diesem Jahr veröffentlicht.

3. Wie kann ich die Genauigkeit von KI-Beschriftungen in Notion Mail verbessern?

Um die Genauigkeit der KI-Beschriftungen zu verbessern, trainieren Sie sie aktiv, indem Sie falsch beschriftete Nachrichten überprüfen und korrigieren. Die KI lernt aus Ihren Korrekturen und verbessert ihre Leistung mit der Zeit.

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