Müheloses Management: Ein Leitfaden zum Planen wiederkehrender Zoom-Meetings

Sind Sie es leid, immer wieder dieselben Zoom-Meetings zu planen? Diese mühsame Aufgabe kann mit der Zeit ziemlich frustrierend werden, aber es gibt eine brillante Möglichkeit, Ihren Zeitplan wieder in den Griff zu bekommen, indem Sie die Funktion für wiederkehrende Meetings von Zoom nutzen. Dieser Leitfaden führt Sie durch den optimierten Prozess der Planung, Verwaltung und Durchführung Ihrer wiederkehrenden Zoom-Meetings und steigert Ihre Produktivität erheblich!

Die Kunst der Planung wiederkehrender Zoom-Meetings meistern

Egal ob Sie Zoom neu oder bereits ein erfahrener Benutzer sind: Wenn Sie lernen, wie Sie ein wiederkehrendes Meeting effektiv planen, kann das Ihre virtuelle Zusammenarbeit grundlegend verändern. Rufen Sie zunächst das Zoom-Webportal auf oder starten Sie die Zoom-App und wählen Sie die Schaltfläche „Planen“.

Geben Sie die wesentlichen Besprechungsdetails ein, einschließlich Thema, Datum, Uhrzeit und Dauer. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Zeitzone auswählen – ein wichtiger Schritt, wenn Sie mit internationalen Teams koordinieren. Vergessen Sie nicht, das Kontrollkästchen neben „Wiederkehrende Besprechung“ zu aktivieren, um diese zeitsparende Funktion freizuschalten!

Als Nächstes wählen Sie aus, wie oft das Meeting stattfinden soll: Zur Auswahl stehen „täglich “, „wöchentlich “, „monatlich “ oder sogar keine feste Zeit für die weniger häufigen Treffen.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, ein Enddatum festzulegen oder die Anzahl der Besprechungen zu begrenzen. Wenn Sie möchten, können Sie Ihre Besprechungen auch auf unbestimmte Zeit fortsetzen.

Entdecken Sie die zusätzlichen verfügbaren Einstellungen, wie Audioeinstellungen und die Aktivierung von Video für Gastgeber und Teilnehmer, um die Beteiligung während Ihrer Meetings zu verbessern. Erwägen Sie für zusätzliche Sicherheit die Einrichtung eines Warteraums oder eines Kennwortschutzes. Klicken Sie abschließend auf „ Speichern“, um Ihren individuellen Meeting-Link und Ihre ID zu generieren. Teilen Sie diese unbedingt mit den Teilnehmern, um einen nahtlosen Zugriff auf jede Sitzung zu gewährleisten.

Bearbeiten Ihrer wiederkehrenden Zoom-Meetings

Müssen Sie Ihr wiederkehrendes Meeting anpassen? Öffnen Sie die Zoom-App, klicken Sie auf die drei Punkte ( … ) neben dem Meeting-Eintrag und wählen Sie dann „Bearbeiten“ aus.

In dieser Eingabeaufforderung können Sie Details wie das Datum, die Uhrzeit, die Dauer oder die Wiederholungshäufigkeit des Meetings ändern. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, Teilnehmer und Co-Hosts hinzuzufügen oder zu entfernen oder Sicherheitseinstellungen anzupassen. Vergessen Sie nicht, die Änderungen zu speichern, nachdem Sie sie vorgenommen haben, um sicherzustellen, dass sie für alle zukünftigen Meetings der Reihe gelten.

Starten Sie Ihre wiederkehrenden Zoom-Meetings

Das Starten Ihres wiederkehrenden Meetings ist ganz einfach, je nachdem, wie Sie auf Zoom zugreifen:

Verwenden Sie die Zoom-Desktop-App? Navigieren Sie zu „Meetings“, suchen Sie Ihr wiederkehrendes Meeting in der Liste und klicken Sie auf „Starten“.
Zugriff über das Zoom-Webportal? Melden Sie sich bei Ihrem Konto an, klicken Sie auf „Meetings“ und anschließend neben Ihrer Meeting-Liste auf „Start“.
Wenn Sie Zoom in Ihren Google Kalender oder Outlook integriert haben, tippen Sie für den sofortigen Zugriff einfach auf „Mit Zoom beitreten“.

Wiederkehrendes Meeting mit Zoom starten

Für ein besseres Erlebnis empfehle ich Ihnen, Zoom mit dem von Ihnen verwendeten Kalenderdienst zu synchronisieren. Durch diese Integration werden alle in Ihrem primären Kalender vorgenommenen Änderungen in Zoom angezeigt und umgekehrt, was letztendlich Ihre Effizienz steigert.

Die Synchronisierung ist ganz einfach: Kopieren Sie einfach den Zoom-Meeting-Link in ein neues Kalenderereignis. Entdecken Sie weitere Zoom-Funktionen zur Optimierung Ihrer Remote-Meetings.

Hinzufügen und Entfernen von Gastgebern zu einem wiederkehrenden Meeting

Wenn Sie Ihre Meeting-Hosts anpassen müssen, navigieren Sie zu Meetings -> Ihr wiederkehrendes Meeting -> Bearbeiten.

Um einen neuen Host hinzuzufügen, wählen Sie „Alternative Hosts“ und geben Sie dann die E-Mail-Adressen ein, die mit ihren Zoom-Konten verknüpft sind.

Remote-Alternative-Hosts hinzufügen Zoom

Um einen Host zu entfernen, löschen Sie einfach seine E-Mail aus dem Abschnitt „Alternative Hosts“. Klicken Sie unbedingt auf „Speichern“, um Ihre Änderungen zu bestätigen. Beachten Sie, dass für diese Aktionen Administratorrechte erforderlich sind.

Löschen oder Stoppen wiederkehrender Meetings

Veränderungen im Leben können es erforderlich machen, Ihre Meeting-Serie ganz einzustellen. So geht’s:

Klicken Sie auf der Startseite auf die drei Punkte ( … ) neben Ihrem Meeting, wählen Sie „Löschen“ und wählen Sie zwischen „ Nur dieses Meeting“ oder „Alle Meetings in dieser Reihe“.
Drücken Sie „Weiter“, um den Vorgang abzuschließen.

Schließen Sie die Aktion ab, indem Sie die Eingabeaufforderung bestätigen. Wenn Sie Zoom mit Outlook oder Google Kalender verknüpft haben, beachten Sie, dass Änderungen möglicherweise nicht sofort aktualisiert werden. Daher ist eine doppelte Überprüfung ratsam.

Die Nutzung der wiederkehrenden Meeting-Funktion von Zoom ist eine innovative Lösung, um einen konsistenten und produktiven Zeitplan einzuhalten. Wie in diesem Handbuch beschrieben, haben Sie eine Reihe von Optionen zum Starten, Ändern oder Synchronisieren Ihrer Meetings. Richten Sie mühelos Ihr erstes wiederkehrendes Zoom-Meeting ein und überlegen Sie, wie Sie eine Zoom-Sitzung aufzeichnen können, um sie an diejenigen zu verteilen, die sie möglicherweise verpassen.

Bildnachweis: Unsplash. Alle Screenshots von Henderson Jayden Harper

Häufig gestellte Fragen

1. Wie plane ich ein wiederkehrendes Zoom-Meeting?

Um ein wiederkehrendes Zoom-Meeting zu planen, melden Sie sich beim Zoom-Webportal oder in der App an, klicken Sie auf „Planen“, geben Sie die Meeting-Details ein, aktivieren Sie die Option „Wiederkehrendes Meeting“ und wählen Sie vor dem Speichern die gewünschte Wiederholungshäufigkeit aus.

2. Kann ich ein bestehendes wiederkehrendes Zoom-Meeting bearbeiten?

Ja! Um ein wiederkehrendes Zoom-Meeting zu bearbeiten, öffnen Sie die Zoom-App, suchen Sie das Meeting, klicken Sie auf die drei Punkte daneben, wählen Sie „Bearbeiten“, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie sie, um alle Vorkommen zu aktualisieren.

3. Was soll ich tun, wenn ich ein wiederkehrendes Zoom-Meeting löschen muss?

Um ein wiederkehrendes Zoom-Meeting zu löschen, gehen Sie zu Ihrer Meeting-Liste, klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Meeting, wählen Sie „Löschen“, entscheiden Sie, ob Sie nur dieses Meeting oder alle zukünftigen Meetings in der Reihe löschen möchten, und bestätigen Sie die Aktion.

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