Google erweitert Datenklassifizierungsbezeichnungen für Gmail
Google hat offiziell Datenklassifizierungslabels für Gmail eingeführt, die nun auch nach der offenen Betaphase verfügbar sind. Diese Erweiterung ermöglicht es Unternehmen, ihre E-Mail-Kommunikation mithilfe benutzerdefinierter Labels oder bestehender Klassifizierungen aus Google Drive zu kategorisieren.
Bedeutung der Datenklassifizierung
Google betont die Bedeutung dieser Funktion angesichts zunehmender Fälle von Datenschutzverletzungen, die erhebliche Risiken und Kosten für verschiedene Organisationen, darunter Unternehmen und Behörden, bedeuten. Die Implementierung von Datenklassifizierungslabels in Gmail bietet Administratoren einen integrierten Rahmen, um vertrauliche Informationen effektiv zu schützen.
Datenschutzverletzungen kommen in allen Organisationen, darunter Unternehmen, der öffentliche Sektor und staatliche Institutionen, immer häufiger vor und verursachen hohe Kosten. Durch die Erweiterung der Datenklassifizierungsbezeichnungen auf Gmail bietet Google Workspace Administratoren ein umfassenderes und integrierteres System zum Schutz vertraulicher Informationen.
Administratorkontrolle und E-Mail-Schutz
Administratoren können Regeln basierend auf diesen Klassifizierungsbezeichnungen erstellen. Beispielsweise kann die externe Verteilung von E-Mails mit der Kennzeichnung „Intern“ eingeschränkt werden, während Nachrichten mit sensiblen Informationen, wie etwa Finanzdaten, automatisch als „Vertraulich“ gekennzeichnet werden können.
Verbesserte Funktionen seit der offenen Beta
Seit dem Start der offenen Beta hat Google mehrere Verbesserungen eingeführt, darunter:
- Automatische Klassifizierung: Diese Funktion ist in die Regeln zur Data Loss Prevention (DLP) integriert und kennzeichnet E-Mails automatisch anhand ihres Inhalts.
- Sofortiges Feedback: DLP-Regeln werden in Gmail für Webbenutzer sofort angewendet, was eine Echtzeitüberwachung und Durchsetzung von Datenschutzrichtlinien ermöglicht.
- Ausschnitte vertraulicher Inhalte: Benutzer erhalten Benachrichtigungen zu Inhalten, die DLP-Regeln auslösen, sodass sie sich potenzieller Probleme bewusst sind.
- Mobiler Support: Administratoren können dieselben Datenschutzprotokolle auf allen Android- und iOS-Geräten anwenden und so die Reichweite der Datenverwaltung erweitern.
Benutzerschulung in Echtzeit
Die sofortige Anwendung von DLP-Regeln in Gmail ist für Nutzer von großem Nutzen, da sie in Echtzeit lernen, Fehler vor dem Senden von Nachrichten zu beheben. Dieser proaktive Ansatz zielt darauf ab, das Risiko unbeabsichtigter Datenlecks auf allen Geräten zu minimieren.
Administratorerfahrung und -optionen
Für Administratoren, die zuvor die Beta-Funktion genutzt haben, ändert sich durch die Umstellung auf die allgemeine Verfügbarkeit nichts an ihrer Erfahrung. Neue Administratoren können Klassifizierungsbezeichnungen über die Admin-Konsole nahtlos auf verschiedenen Ebenen aktivieren, z. B.für Domänen, Gruppen oder einzelne Benutzer. Darüber hinaus können sie bereits in Drive verwendete Bezeichnungen für die Gmail-Klassifizierung synchronisieren.
Benutzer erhalten möglicherweise Hinweise, dass ihre Nachrichten aufgrund von durch Labels ausgelösten Regeln nicht gesendet werden können. Außerdem erhalten sie Hinweise, wie sie ihre Nachrichten an die Compliance anpassen können. Verbesserte mobile Unterstützung für die sofortige Anwendung von DLP-Regeln ist geplant und wird voraussichtlich im Mai eingeführt.
Label Manager und DLP-Zugriff
Das Label Manager-Tool ist in verschiedenen Google Workspace-Versionen verfügbar, darunter Frontline Starter, Business Standard und Education Plus. Administratoren können in der Admin-Konsole unter „Sicherheit“ > „Zugriff und Datenkontrolle“ auf dieses Tool zugreifen.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass DLP-Regeln, die diese Klassifizierungsbezeichnungen enthalten, auf höherstufige Pläne wie Enterprise Standard und Plus, Education Fundamentals und bestimmte zusätzliche kompatible Workspace-Editionen beschränkt sind.
Verwandte Entwicklungen in Google Workspace
Google Workspace hat im Laufe der Zeit eine Reihe von Funktionserweiterungen erfahren, insbesondere im Hinblick auf die KI-Integration. Zu den jüngsten Updates gehören KI-Funktionen in Docs, Tabellen und Meet für Aufgaben wie Entwurf, Datenanalyse und die Zusammenfassung von Diskussionen sowie die Einführung eines neuen KI-gestützten Tools zur Videoerstellung namens Vids.
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