Die Entwicklung der Archivierung in Exchange Online
Für viele Unternehmenskunden ist die Verwaltung des Postfachspeichers in Exchange Online entscheidend, um die Betriebseffizienz aufrechtzuerhalten, gesetzliche Vorschriften einzuhalten und die Überlastung der Postfachkapazität zu verhindern. Ein gängiger Ansatz ist die Implementierung zeitbasierter Archivierungsrichtlinien, um alte E-Mails zu löschen. Diese Strategien können jedoch zu unerwarteten Herausforderungen führen, insbesondere bei einem Zustrom von KI-generierten Zusammenfassungen und anderen schnellen Datenströmen, die die Speicherkapazitäten schnell überschreiten können.
Einführung der automatischen Archivierung: Eine proaktive Lösung
Um diese Probleme zu lösen, hat Microsoft eine neue Funktion namens Auto-Archivierung eingeführt, die den herkömmlichen Ansatz der E-Mail-Archivierung grundlegend verändert. Im Gegensatz zur zeitbasierten Methode, bei der ältere E-Mails erst nach einer festgelegten Zeitspanne archiviert werden, verfolgt die Auto-Archivierung einen proaktiven Ansatz. Sobald die Postfachnutzung die 90-Prozent-Grenze des zugewiesenen Speicherplatzes überschreitet, archiviert diese Funktion automatisch die ältesten E-Mails und schützt so vor möglichen Störungen des Geschäftsbetriebs.
Kontinuierliche Überwachung mit dem Managed Folder Assistant
Die Implementierung der Auto-Archivierung basiert auf dem Managed Folder Assistant, der die Postfachauslastung kontinuierlich überwacht. Dieser Assistent startet die automatische Verlagerung von Inhalten, sofern ein Archivpostfach ordnungsgemäß konfiguriert ist und über freie Kapazität verfügt. Dieser dynamische Ansatz trägt dazu bei, dass die Geschäftsprozesse unterbrechungsfrei ablaufen.
Einblicke von IT-Administratoren und Microsoft-FAQs
Viele IT-Administratoren haben möglicherweise Fragen zu diesem neuen Prozess. Microsoft hat diesen Bedarf bereits berücksichtigt und einen umfassenden FAQ-Bereich mit häufig gestellten Fragen erstellt. Insbesondere E-Mails mit dem Tag „Niemals ins Archiv verschieben“ bleiben von der automatischen Archivierung unberührt. Darüber hinaus initiiert die Funktion weder die Einrichtung eines Archivpostfachs, wenn dieses nicht vom Benutzer vorkonfiguriert wurde, noch löst sie die automatische Erweiterung von Archiven aus.
Rollout-Zeitplan und Auswirkungen auf die Funktionen
Diese innovative Autoarchivierungsfunktion wird ab dem 15. Oktober weltweit eingeführt, die Implementierung für Regierungskunden ist für November geplant. Microsoft betont, dass es sich bei dieser Funktion um eine Ausfallsicherung handelt, d.h.sie kann nicht deaktiviert werden und soll alle bisher festgestellten potenziellen Nachteile verhindern.
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