微软发布了一项重要公告，旨在增强其 Microsoft 365 套件的功能，特别针对 Word 用户。该公司即将推出一项由 SharePoint 提供支持的集成电子签名功能，允许用户直接在 Word 应用程序中获取电子签名。
这项创新功能将使客户能够申请电子签名，无需繁琐的将文档转换为PDF格式或离开Word界面。因此，用户可以显著加快文档工作流程。
此外，微软全新的电子签名集成功能简化了电子签名模板的创建。这种文档审批流程的简化不仅消除了实体签名的必要性，还增强了 Microsoft 365 生态系统的合规性和安全性。
对于经常需要在文档上进行多重签名的专业人士来说，此功能显著提升了用户体验。原生集成意味着用户无需再将文档导出为 PDF 格式并在外部应用签名。这一战略举措为微软带来了优势，因为目前依赖第三方签名解决方案的企业现在可以利用 Word 中的嵌入式功能，从而增强微软产品与 Google Workspace 等竞争对手办公套件相比的整体竞争力。
增强集成以提高效率和安全性
Word 中的电子签名功能旨在实现无缝集成，方便用户在熟悉的 Word 环境中轻松添加签名字段并请求他人签名。要访问此功能，用户只需导航至 Word 中的“插入”功能区即可。
从 Word 发送签名请求后，收件人会收到自动生成的 PDF 版本文档以供签名。签名完成后，该 PDF 将与原始 Word 文档存储在相同的 SharePoint 位置。这确保了整个流程的安全，文档始终位于 Microsoft 365 信任边界内，从而构建了强大的安全性和合规性框架。
这种集成对于具有重复签名任务的组织特别有益，因为可以轻松创建电子签名模板以供持续使用。
此外，微软还整合了审计跟踪和实时通知等功能。在整个签名过程中，发件人和收件人都会收到电子邮件更新，用户可以在已签名的 PDF 文件中追踪签名历史记录，识别签名人和签名时间。
此外，正如微软所述，管理员将能够控制该功能在整个组织中的使用情况。他们可以通过 Office 组策略启用或限制特定用户的访问权限，或为该功能指定特定的 SharePoint 网站。SharePoint 电子签名功能还将与 Purview 审计日志集成，用于活动跟踪。
安全的一个关键方面是遵守 Microsoft 365 信任边界，确保组织可以放心地使用此功能并将风险降至最低。
PDF 的自动生成是一个显著的优势，它简化了用户的流程，无需手动创建 PDF，虽然手动创建 PDF 并不复杂，但却是一项耗时的任务。
最终，微软的电子签名功能有望提升依赖数字签名的组织的运营效率。它提供安全、快捷的签名流程以及活动跟踪等实用功能，为用户提供全面的解决方案。
组织的可用性和实施
SharePoint 电子签名已开始在 Word 中向美国、加拿大、英国、欧洲和澳大利亚-太平洋地区等地区的 Microsoft 365 Beta 版和现有频道用户推出。此阶段预计将于 7 月初完成。
虽然该功能正在全球推广中，但不会立即普及。微软的目标是在今年年底前覆盖所有用户。
要激活此功能，管理员必须在 M365 管理中心中选中 SharePoint 电子签名下相应的 Word 复选框来启用它。管理员必须实施“允许使用 SharePoint 电子签名进行 Microsoft Word 签名”策略，该策略可以通过 Intune、组策略管理器或 Microsoft 365 云策略服务激活。
经管理员批准后，用户将能够使用 Microsoft 365 当前频道或 Beta 频道直接在 Word 桌面中访问 SharePoint 电子签名。
值得注意的是，分阶段推出意味着并非所有用户都会立即收到它，并且它的可用性最终取决于管理措施。
此新功能将为参与文档签名流程的个人节省大量时间，同时进一步鼓励依赖 Microsoft Word 进行业务运营。
发表回复