Exchange Online 存档的演变
对于许多企业客户来说，管理 Exchange Online 中的邮箱存储对于保持运营效率、遵守法律法规以及防止邮箱容量超限至关重要。一种常见的方法是实施基于时间的归档策略来清除旧邮件。然而，这些策略可能会带来意想不到的挑战，尤其是在面对大量 AI 生成的摘要和其他快速数据涌入（这些数据很快就会超过存储容量）的情况下。
引入自动存档：一种主动解决方案
为了解决这些问题，微软推出了一项名为“自动存档”的新功能，彻底改变了传统的电子邮件存档方式。与仅在设定时间段后存档较旧电子邮件的基于时间的方法不同，自动存档采取了主动的方式。一旦邮箱使用率超过分配存储空间的 90%，此功能就会自动存档最旧的电子邮件，从而防止业务运营可能受到干扰。
使用托管文件夹助理进行持续监控
自动存档功能的实现依赖于托管文件夹助理，该助理会持续监控邮箱的使用情况。只要存档邮箱已正确配置且具有可用容量，该助理就会自动开始迁移内容。这种动态方法有助于确保企业流程不间断。
IT 管理员见解和 Microsoft 常见问题解答
许多 IT 管理员可能对此新流程有所疑问。Microsoft 已预见到这一需求，并创建了一个全面的常见问题解答部分，解答常见问题。值得注意的是，标有“永不移至存档”标签的电子邮件将不会受到自动存档的影响。此外，如果用户未预先配置存档邮箱，该功能不会启动存档邮箱的设置，也不会触发存档的自动扩展。
推出时间表和功能影响
这项创新的自动存档功能将于10 月 15 日起在全球推出，政府客户计划于11 月开始实施。微软强调，此功能是一种故障保护措施，这意味着它无法被禁用，其设计旨在避免迄今为止发现的任何潜在缺陷。
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